Datakrav til digitale produktpas

Indledning: hvorfor datakravene er vigtige

Værdien af et digitalt produktpas (DPP) afgøres i sidste ende af kvaliteten og fuldstændigheden af de data, det indeholder. Et pas med sparsomme, unøjagtige eller dårligt strukturerede oplysninger opfylder ikke sine formål, hvad enten det drejer sig om at give forbrugerne grundlag for velinformerede valg, understøtte processer i den cirkulære økonomi eller opfylde lovgivningsmæssige forpligtelser.

Forordningen om miljøvenligt design af bæredygtige produkter (ESPR), der formelt er vedtaget som EU-forordning 2024/1781, fastlægger en ramme for præcis hvilke data et DPP skal indeholde. Forordningen angiver generelle kategorier, mens de specifikke obligatoriske datafelter fastsættes i delegerede retsakter for hver produktkategori.

Datakrav til DPP i overblik

Denne artikel giver et grundigt overblik over de datakrav, som virksomheder skal forstå og forberede sig på. Uanset om I lige er begyndt på jeres DPP-arbejde eller finpudser en eksisterende implementering, er korrekte data det vigtigste enkeltskridt i opbygningen af digitale produktpas, der både overholder reglerne og skaber værdi.

Obligatoriske datakategorier i henhold til ESPR

ESPR definerer flere brede kategorier af oplysninger, som et DPP skal indeholde. De præcise felter i hver kategori fastsættes i delegerede retsakter for hver produktgruppe, men den overordnede struktur er klar og ensartet på tværs af sektorer.

Forordningen kræver, at følgende centrale datakategorier indgår i ethvert DPP:

• Produktidentifikation: en unik produktidentifikator (typisk et GTIN med serienummer), produktnavn, modelnummer, batch- eller partinummer samt fabrikantens eller varemærkets identitet.
• Oplysninger om fabrikant og erhvervsdrivende: fabrikantens juridiske navn, registrerede adresse og kontaktoplysninger samt oplysninger om den bemyndigede repræsentant i EU og i givet fald importøren.
• Materialesammensætning: en detaljeret opgørelse af de materialer, der indgår i produktet, herunder andelen af genanvendt indhold, forekomst og koncentration af problematiske stoffer samt eventuelle kritiske råstoffer.
• Data om miljøpåvirkning: beregninger af CO2-fodaftryk (som minimum for produktionsfasen og helst for hele livscyklussen), energiforbrug under brug, vandforbrug og andre relevante miljøindikatorer.
• Oplysninger om overholdelse og overensstemmelse: henvisninger til gældende forordninger, oplysninger om overensstemmelseserklæringen, oplysninger om bemyndiget organ hvor relevant, henvisninger til prøvningsrapporter og certificeringsstatus.
• Oplysninger om cirkularitet og udtjente produkter: forventet levetid, reparationsscore, adgang til reservedele, adskillelsesvejledning, vurdering af genanvendelighed og gældende tilbagetagningsordninger.

Krav til produktidentifikation

Produktidentifikation er det grundlæggende datalag i ethvert DPP. Uden en unik, globalt anerkendt identifikator kan et pas ikke pålideligt kobles til det specifikke produkt, det beskriver. ESPR fastsætter, at produkter skal have en unik produktidentifikator i overensstemmelse med ISO/IEC 15459 eller tilsvarende standarder.

I praksis betyder det brug af GS1-identifikatorer, nærmere bestemt Global Trade Item Number (GTIN) til identifikation af produktmodellen og et serienummer til identifikation af det enkelte eksemplar. Tilsammen skaber de en unik identifikator for hver eneste produktenhed, hvilket muliggør sporbarhed fra fremstilling til endt levetid.

Identifikatoren skal kodes i en GS1 Digital Link URI, som har form af en webadresse, der kan slås op. Eksempel: https://id.example.com/01/09506000134352/21/ABC123, hvor 01 angiver et GTIN, og 21 angiver et serienummer. Denne URI kodes derefter i en QR-kode eller en anden databærer, der anbringes på produktet.

Ud over den primære identifikator bør et DPP også indeholde relaterede identifikatorer som batch- eller partinumre, modelnumre og klassifikationskoder, der er relevante for produktkategorien (f.eks. toldtarifkoder eller produktkategorikoder). Disse sekundære identifikatorer understøtter styring af forsyningskæden, lovpligtig rapportering og markedsovervågning.

Materialesammensætning og problematiske stoffer

Et af de mest vidtrækkende datakrav i ESPR vedrører materialesammensætning. Virksomheder skal oplyse, hvad deres produkter er lavet af, med særlig opmærksomhed på problematiske stoffer og kritiske råstoffer.

Problematiske stoffer er kemikalier eller materialer, der kan udgøre en risiko for menneskers sundhed eller miljøet. ESPR kræver, at et DPP angiver navn, koncentration og placering i produktet for alle problematiske stoffer, der forekommer over fastsatte grænseværdier. Oplysningerne tjener flere formål: de giver forbrugerne grundlag for velinformerede valg, hjælper genanvendelsesanlæg med sikker materialehåndtering og giver markedsovervågningsmyndighederne data til håndhævelse.

Kritiske råstoffer, som defineret i EU's forordning om kritiske råstoffer, skal også angives. Det er materialer, der er økonomisk vigtige for EU, men som er forbundet med forsyningsrisici på grund af geopolitiske faktorer eller begrænset tilgængelighed. Oplysninger om deres forekomst i produkter understøtter EU's strategiske mål om ressourcesikkerhed og genanvendelse.

Genanvendt indhold er endnu et obligatorisk datapunkt for mange produktkategorier. Virksomheder skal angive andelen af genanvendt materiale i deres produkter, opdelt efter materialetype hvor det kræves. Disse data understøtter EU's mål for den cirkulære økonomi og gør det muligt for forbrugere og indkøbere at foretrække produkter med et højere genanvendt indhold.

Det kan være udfordrende at indsamle præcise data om materialesammensætning, især for produkter med komplekse forsyningskæder med flere leverandørled. Vi gennemgår strategier for dette i vores tjekliste for overholdelse af ESPR.

Data om miljøpåvirkning

Data om miljøpåvirkning kvantificerer et produkts økologiske fodaftryk gennem hele livscyklussen. ESPR lægger særlig vægt på CO2-fodaftryk, men omfanget af de krævede miljødata vil vokse, efterhånden som der offentliggøres delegerede retsakter for hver produktkategori.

Data om CO2-fodaftryk skal typisk angives i kilogram CO2-ækvivalenter (kg CO2e) og kan kræves for forskellige livscyklusfaser: udvinding af råstoffer, fremstilling, transport, brugsfase og behandling ved endt levetid. Beregningsmetoden skal følge anerkendte standarder som metoden for produkters miljøaftryk (PEF) eller ISO 14067.

Data om energiforbrug er afgørende for energirelaterede produkter og skal angives i standardiserede enheder (f.eks. kilowatttimer pr. år) under fastsatte prøvningsbetingelser. Vandforbrug følger, hvor det er relevant, tilsvarende principper.

Udfordringen for mange virksomheder er, at data om miljøpåvirkning kræver kompetencer inden for livscyklusvurdering (LCA) eller adgang til verificerede miljødata fra leverandører. Det tager tid at opbygge disse kompetencer, og derfor giver ESPR mulighed for en gradvis gennemførelse, men virksomheder bør allerede nu begynde at udvikle deres dataindsamlingsprocesser for at undgå hovsaløsninger i sidste øjeblik.

Sektorspecifikke datakrav

ESPR fastlægger en fælles ramme, men de specifikke datafelter, der kræves i et DPP, fastsættes i delegerede retsakter for hver produktkategori. Det betyder, at et DPP for et tekstilprodukt kræver andre datapunkter end et DPP for en elektronisk enhed eller et batteri.

For tekstiler kan I forvente krav om fibersammensætning, farvningsprocesser, frigivelse af mikrofibre, resultater af holdbarhedsprøvninger (såsom modstandsdygtighed over for fnuller, farveægthed og trækstyrke) samt plejeanvisninger, der forlænger produktets levetid.

For elektronik vil de delegerede retsakter sandsynligvis kræve data om energieffektivitetsklasse, erklæringer om farlige stoffer (i overensstemmelse med RoHS), adgang til softwareopdateringer, adgang til og priser på reservedele samt batterispecifikationer, herunder kurver for kapacitetsforringelse.

For batterier, der er foran andre sektorer på grund af EU's batteriforordning (2023/1542), skal et DPP allerede indeholde data om sundhedstilstand, kapacitet, historik over opladningscyklusser, materialesammensætning (herunder indhold af kobolt, lithium, nikkel og bly), CO2-fodaftryk pr. kWh kapacitet samt dokumentation for ansvarlig indkøb.

For byggevarer vil kravene sandsynligvis omfatte termisk ydeevne, brandmodstand, akustiske egenskaber, emissioner af flygtige organiske forbindelser (VOC), genanvendt indhold og potentiale for demontering.

Virksomheder, der opererer i flere sektorer, bør planlægge en fleksibel datamodel, der kan håndtere forskellige krav, uden at hele systemet skal redesignes for hver produktkategori. Det er enklere at oprette jeres første pas, end I måske tror, og vores trin-for-trin-guide gennemgår processen.

Krav til datakvalitet

ESPR kræver ikke blot data, men nøjagtige, verificerbare og ajourførte data. Datakvalitet er et grundlæggende krav til overholdelse, og virksomheder kan blive mødt med håndhævelsesforanstaltninger, hvis de giver vildledende eller unøjagtige oplysninger i passet.

Flere dimensioner af datakvalitet er relevante for DPP:

• Nøjagtighed: data skal gengive produktets faktiske egenskaber korrekt. Procentsatser for materialesammensætning skal bygge på faktiske recepturer, ikke skøn. Tal for miljøpåvirkning skal beregnes med anerkendte metoder.
• Fuldstændighed: alle obligatoriske felter, der er fastsat i den gældende delegerede retsakt, skal udfyldes. Manglende datapunkter udgør en manglende overholdelse.
• Aktualitet: data skal være ajourførte. Hvis et produkts sammensætning ændres, eller en certificering udløber, skal passet opdateres, så det afspejler den nye virkelighed.
• Konsistens: data skal angives i de enheder, formater og ordforråd, der er fastsat i de relevante standarder og delegerede retsakter. Inkonsistente data undergraver interoperabiliteten.
• Verificerbarhed: virksomheder skal kunne dokumentere deres datas oprindelse og nøjagtighed, hvis markedsovervågningsmyndighederne anfægter dem. Det indebærer, at der føres fortegnelser over datakilder, beregningsmetoder og leverandørerklæringer.

En tidlig investering i processer for datakvalitet, herunder arbejdsgange for indsamling af leverandørdata, automatiske valideringsregler og regelmæssige dataaudits, giver et betydeligt afkast i form af lavere compliance-risiko og mere værdifulde pas.

Indsamling af data fra forsyningskæden

For de fleste fabrikanter stammer en væsentlig del af de data, der kræves til et DPP, fra forsyningskæden. Data om materialesammensætning kommer fra råvareleverandører. Komponentspecifikationer kommer fra komponentfabrikanter. Data om miljøpåvirkning kan kræve sammenstilling på tværs af flere led i forsyningskæden.

Det skaber en praktisk udfordring: hvordan indsamler, validerer og integrerer man data fra snesevis eller hundredvis af leverandører, hvoraf mange endnu ikke kender kravene til DPP?

Den mest effektive tilgang er at starte tidligt og arbejde systematisk. Begynd med at kortlægge forsyningskæden for at finde ud af, hvilke leverandører der ligger inde med data, I har brug for til DPP-overholdelse. Kategorisér data efter type (materialesammensætning, miljøpåvirkning, overensstemmelseserklæringer) og efter tilgængelighed. Nogle data findes måske allerede i leverandørernes produktdatablade eller sikkerhedsdatablade. Andre data skal måske anmodes om eller udarbejdes specifikt.

Der er standardiserede dataudvekslingsformater på vej, som forenkler indsamlingen af leverandørdata. ESPR-rammen tilskynder til brug af maskinlæsbare dataformater og standardiserede skabeloner. Brancheorganisationer inden for sektorer som tekstil, elektronik og bilindustri udvikler sektorspecifikke skabeloner til dataudveksling, som virksomheder kan tage i brug.

Det er også vigtigt at indbygge leverandørinddragelse i indkøbsprocesserne. Når datakravene til DPP indgår i leverandørkontrakter og indkøbsspecifikationer, bliver dataindsamling en fast del af leverandørforholdet i stedet for en eftertanke.

Nøjagtige data gennem hele produktets livscyklus

Et DPP er ikke et statisk dokument. Det skal forblive nøjagtigt og tilgængeligt gennem hele produktets livscyklus, fra fremstilling over salg, brug, reparation og videresalg til den endelige behandling ved endt levetid.

Flere hændelser i et produkts livscyklus kan gøre det nødvendigt at opdatere passet:

• Tilbagekaldelser eller sikkerhedsmeddelelser kræver, at oplysninger og vejledning om tilbagekaldelsen tilføjes.
• Fornyelse eller udløb af certificeringer kræver opdatering af felterne for overholdelsesstatus.
• Ændringer i lovgivningen kan kræve, at nye datafelter tilføjes, eller at eksisterende felter genberegnes.
• Reparation eller istandsættelse kan ændre produktets materialesammensætning eller ydeevne.
• Ejerskifter kan skulle registreres for værdifulde eller regulerede produkter.

Automatiseret overvågning og automatiserede opdateringsarbejdsgange hjælper med at håndtere denne kompleksitet. En DPP-platform kan f.eks. konfigureres til at advare produktejeren, når en certificering nærmer sig udløbsdatoen, eller til automatisk at opdatere passets status, når der udsendes en tilbagekaldelsesmeddelelse.

ESPR fastsætter minimumsperioder for dataopbevaring, som varierer efter produktkategori. Virksomheder skal sikre, at deres DPP-platform opbevarer data i mindst den krævede periode og helst længere for at understøtte brug på andenhåndsmarkedet og ved endt levetid.

Privatlivets fred og fortrolighed

Gennemsigtighed er et centralt mål for ESPR, men forordningen anerkender også, at visse produktdata kan være forretningsmæssigt følsomme. Virksomheder skal ikke oplyse forretningshemmeligheder eller beskyttede recepturer i deres DPP, men de skal give tilstrækkelige oplysninger til at opfylde de obligatoriske datakrav.

Den trinvise adgangsmodel, som ESPR lægger op til, hjælper med at håndtere dette spændingsfelt. Data rettet mod forbrugere omfatter bæredygtighedsmål, materialekategorier, oplysninger om reparationsmuligheder og generelle data om miljøpåvirkning, præsenteret på et niveau, der informerer uden at afsløre beskyttede detaljer. Tilsynsmyndighederne kan derimod få adgang til mere detaljerede data inden for retlige rammer, der beskytter forretningsmæssig fortrolighed.

Beskyttelse af personoplysninger i henhold til GDPR skal også tages i betragtning. Hvis et DPP indeholder data, der er knyttet til enkeltpersoner, f.eks. oplysninger om garantiregistrering eller ejerskabsoplysninger for værdifulde genstande, skal disse data behandles i overensstemmelse med kravene i GDPR, herunder dataminimering, formålsbegrænsning og de registreredes rettigheder.

Virksomheder bør samarbejde med deres juridiske afdeling og databeskyttelsesteam om at fastlægge klare politikker for dataklassificering for deres DPP, så de rigtige data deles med de rigtige målgrupper på det rigtige detaljeniveau.

Forbered jeres data på DPP-overholdelse

I betragtning af hvor omfattende og detaljerede datakravene er, er forberedelsen til DPP-overholdelse grundlæggende en udfordring inden for datastyring. Virksomheder, der investerer i struktureret og systematisk dataforberedelse, vil få betydeligt lettere ved at overholde reglerne og vil få mere værdi ud af deres pas i form af forbrugerengagement, en mere effektiv forsyningskæde og differentiering af brandet.

Start med en gapanalyse: sammenhold de datafelter, der kræves for jeres produktkategori, med de data, I har i dag. Identificér hullerne, og prioritér at lukke dem ud fra lovgivningens tidsfrister og forretningsmæssig betydning. Fokusér først på de data, der er sværest at skaffe, typisk data fra forsyningskæden og beregninger af miljøpåvirkning, da de har de længste gennemløbstider.

Invester i infrastruktur til datastyring. Et centraliseret system til produktinformationsstyring (PIM) eller en DPP-platform, der er integreret med jeres eksisterende ERP- og forsyningskædesystemer, reducerer markant den indsats, der kræves for at oprette og vedligeholde nøjagtige pas. Vores platform MyProductPassport er udviklet netop til dette formål med strukturerede datamodeller, valideringsregler og integrations-API'er, der forenkler hele datastyringsprocessen.

Endelig bør I indbygge datakvalitet i jeres processer i stedet for at betragte den som en engangsopgave. Løbende leverandørinddragelse, automatisk validering og regelmæssige audits sikrer, at jeres DPP-data forbliver nøjagtige og i overensstemmelse med reglerne, efterhånden som produkter og lovgivning udvikler sig. Se vores guide til at oprette jeres første digitale produktpas for en struktureret måde at komme i gang på.

Handlingsplan i 10 trin for DPP-klare data

1. Identificér jeres gældende delegerede retsakt. Sektorens delegerede retsakt fastsætter, hvilke felter der gælder for jeres produkter. Læs den, når den er offentliggjort, og følg udkastene i mellemtiden.
2. Kortlæg eksisterende datakilder. ERP, PLM, PIM, tekniske CE-dossierer, EPD'er, REACH-erklæringer, energimærker, leverandørportaler. De fleste DPP-felter findes allerede et sted i virksomheden.
3. Kobl datakilder til DPP-felter. Udarbejd et felt-for-fel