Privatlivspolitik

Denne politik forklarer, hvordan Passport Digital Limited håndterer personoplysninger, når du bruger MyProductPassport på myproductpassport.co.uk eller myproductpassport.eu, ser et produktpas, vi hoster, arbejder med os som partner, eller når vi kontakter dig om vores tjeneste. Den gælder i henhold til UK GDPR og Data Protection Act 2018 og, for personer i Den Europæiske Union, i henhold til EU's generelle forordning om databeskyttelse (GDPR).

1. Hvem vi er

• Passport Digital Limited, der driver virksomhed som MyProductPassport
• Registreret i England og Wales, selskabsnummer 17067449
• Hjemsted: 124-128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom
• Registreret hos Information Commissioner’s Office: ZC108684
• Kontakt om privatliv: [email protected] eller vores kontaktformular

Vi er ikke forpligtet til at udpege en databeskyttelsesrådgiver og har ikke gjort det. Vores tjeneste er til virksomheder og er ikke rettet mod børn.

2. Hvornår vi bestemmer, og hvornår vores kunder bestemmer

For konto-, fakturerings-, website-, partner- og marketingdata bestemmer vi, hvordan data bruges, og er dataansvarlige.

For personoplysninger, som vores kunder lægger i deres arbejdsområder, f.eks. kontaktnavne i dokumenter, og for statistik om personer, der ser deres pas, er kunden dataansvarlig. Vi behandler disse data på kundens vegne i henhold til vores Databehandleraftale. Handler dit spørgsmål om sådanne data, bedes du kontakte den pågældende virksomhed; vi hjælper dem med at svare.

3. Hvad vi indsamler

Kunder og deres teammedlemmer

Navn, e-mailadresse, adgangskode (gemt kun som envejs-hash), firmanavn og, hvis du oplyser dem, CVR-nummer, momsnummer og telefonnummer. Din plan, faktureringsvaluta og betalingsstatus: kortoplysninger opbevares af Stripe, aldrig af os. Hvordan du fandt os, f.eks. en kampagne eller et partnerlink. Dine indstillinger, din aktivitetslog og de beskeder, du sender os.

Hvis du tilføjer dem til dine fakturaer: dit faktureringsnavn, din adresse og dit momsnummer. Hvis du logger ind med Google eller Microsoft, modtager vi dit navn, din e-mailadresse og dit konto-id fra dem. Hvis din organisation bruger single sign-on, modtager vi dit navn og din e-mailadresse fra dens identitetsudbyder.

Besøgende på webstedet

Hvis du accepterer analyse- og marketingcookies, registrerer Google Analytics og Google Ads de sider, du besøger, og tekniske oplysninger som din browser og enhed. Hvis du fulgte en partners link, registrerer vi, hvilken partner der henviste dig. Vores hosting- og sikkerhedsudbydere opbevarer server- og sikkerhedslogfiler, som indeholder IP-adresser.

Personer, der ser et produktpas

Når nogen åbner et pas, vi hoster, registrerer vi tidspunktet, landet (som identificeret af vores netværksudbyder, Cloudflare), enhedstype, browser og styresystem, den side, der linkede til det, og en kodet besøgsidentifikator lavet ud fra IP-adressen med en hemmelig nøgle. Vi gemmer ikke selve IP-adressen. Producenten, der publicerede passet, ser disse som statistik. Pas, der bruges som regulerede e-etiketter, såsom vinetiketter, registrerer intet.

Personer, der registrerer et produkt eller kontakter producenten via et pas

Nogle producenter lader dig registrere et produkt, gøre et garantikrav gældende, bede om en reparation, give et produkt videre eller tjekke, at det er ægte, fra dets pas. Vi opbevarer da det, du oplyser: dit navn og din e-mailadresse og, hvis du tilføjer dem, telefonnummer, land, dato og sted for købet, serienummer, beskeder og billeder, og om du har sagt ja til at høre fra producenten, med den ordlyd, du så. Ved et ægthedstjek registrerer vi landet og en kodet besøgsidentifikator, aldrig IP-adressen.

Det gør vi for producenten under vores databehandleraftale. Producenten bestemmer, hvordan dine oplysninger bruges, og linker til sin egen privatlivspolitik i hver formular og e-mail, så kontakt producenten med spørgsmål. Vores e-mails om dit produkt sendes i producentens navn via Brevo, og dine svar går til producenten. Du kan selv framelde producentens marketingmails og slette din registrering fra din ejerside.

Leverandører, som vores kunder beder om oplysninger

En kunde kan bede en leverandør om at udfylde en del af et pas via et privat link. Vi opbevarer derefter leverandørkontaktens navn, e-mailadresse og virksomhed, de svar og filer, de sender, og hvornår anmodningen blev åbnet. Det gør vi på kundens vegne i henhold til vores databehandleraftale: kunden bestemmer, hvem der skal spørges, og hvad der skal bruges.

Partnere

Kontaktoplysninger, partneraftalen, de bank- eller udbetalingsoplysninger, du giver os, samt registreringer af henvisninger og provision.

Forretningskontakter

Hvis vi mener, at vores tjeneste er relevant for din organisation, kan vi sende dig en e-mail på en erhvervsadresse. Vi finder disse adresser i offentlige kilder: virksomhedsregistre som Companies House i Storbritannien og nationale erhvervsregistre i EU-lande, din organisations website og erhvervsvejvisere. Vi gemmer dit navn, din jobtitel, hvis den kendes, organisation, erhvervsmailadresse og vores korrespondance med dig.

Personer, der kontakter os

Dit navn, din e-mailadresse, din besked og din IP-adresse (bruges til at forhindre spam) og, hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev, din e-mailadresse og en registrering af dit samtykke.

4. Hvorfor vi bruger dem, og vores retsgrundlag

• Kontrakt: for at oprette og drive din konto, offentliggøre dine pas, fakturere dig og give dig support.
• Retlig forpligtelse: at opbevare regnskabs- og skatteoplysninger og besvare lovlige anmodninger fra myndigheder.
• Legitime interesser: at holde tjenesten sikker og forhindre svindel og misbrug; at sende servicemails; at forstå, hvordan tjenesten bruges, og forbedre den; at kreditere partnere for de kunder, de henviser, og udbetale deres provision; at kontakte virksomheder om vores tjeneste og følge op på henvendelser; og at fastlægge eller forsvare retskrav. Vi har afvejet disse interesser mod dine rettigheder. Du kan til enhver tid gøre indsigelse, og gør du indsigelse mod direkte markedsføring, stopper vi altid.
• Samtykke: til analyse- og marketingcookies, partnerhenvisningscookien og vores nyhedsbrev. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage via "Cookieindstillinger" på enhver side eller afmeldingslinket i enhver e-mail.

Vi træffer ikke afgørelser om dig, der udelukkende er baseret på automatisk behandling, og som har retsvirkning eller tilsvarende betydelige følger.

5. Hvem vi deler dem med

Vi bruger disse tjenesteudbydere, der hver er bundet af en databehandleraftale:

• DigitalOcean via vores hostingudbyder Cloudways: servere, databaser og backups i London, Storbritannien.
• Cloudflare: netværk, sikkerhed og indholdslevering. Behandler IP-adresser og forespørgselsdata på tværs af sit globale netværk.
• Stripe: betalinger og abonnementer (Den Europæiske Union, Storbritannien og USA).
• Brevo (Sendinblue SAS): afsendelse af vores e-mails og opbevaring af mailinglister, i Frankrig.
• Microsoft (Microsoft 365): vores indbakker, hvor beskeder sendt til os opbevares.
• Sentry (Functional Software, Inc.): fejlovervågning i sin EU-dataregion (Tyskland). Den er konfigureret til ikke at indsamle IP-adresser, cookies eller brugeroplysninger.
• OpenAI: automatisk oversættelse af offentliggjort pastekst og læsning af de dokumenter, du vælger at importere i et pas, i USA. Kun pasindhold og de dokumenter sendes, aldrig kontooplysninger. Ifølge API-vilkårene fra OpenAI bruges data, der sendes via deres API, ikke til at træne deres modeller.
• Google: Google Analytics og Google Ads, kun hvis du accepterer disse cookies (USA).

Hvis du tilmeldte dig via en partners link eller kode, ser den partner din organisations navn, hvornår du tilmeldte dig, og din plan, så vi kan udbetale provision. Hvis en partner administrerer dit arbejdsområde for dig, ser den det, du giver adgang til.

Vi deler også data med professionelle rådgivere og revisorer samt med domstole, tilsynsmyndigheder og andre offentlige myndigheder, hvor loven kræver det. Vi sælger ikke personoplysninger.

Dit faktureringsnavn, din adresse og dit momsnummer sendes til Stripe, så de vises på dine fakturaer. Når du tilføjer et EU-momsnummer, sender vi det til Europa-Kommissionens VIES-tjeneste for at kontrollere, at det er gyldigt. Hvis du vælger at logge ind med Google eller Microsoft, fortæller de os, hvem du er, i henhold til deres egne privatlivspolitikker; vi fortæller dem intet om, hvordan du bruger vores tjeneste.

Offentliggjorte pas er offentlige af natur: alle med linket eller QR-koden kan se de oplysninger, en kunde vælger at offentliggøre.

6. Internationale overførsler

Vores servere står i Storbritannien. Europa-Kommissionen har fastslået, at Storbritannien beskytter personoplysninger tilstrækkeligt (en afgørelse fornyet i december 2025 og gyldig til december 2031), så data kan komme til os fra EU uden yderligere garantier.

Hvor en ovennævnt udbyder behandler data i USA eller et andet land uden en sådan afgørelse, benytter vi Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser sammen med UK International Data Transfer Addendum eller udbyderens certificering under EU-US Data Privacy Framework og dets britiske udvidelse. Du kan bede os om en kopi af garantierne.

7. Hvor længe vi opbevarer data

• Kontodata: så længe din konto er åben. Når du sletter din konto, slettes den straks, og kopier i vores sikkerhedskopier overskrives inden for 60 dage.
• Fakturaer og regnskabsbilag: seks år efter udgangen af det regnskabsår, de vedrører, som britisk skattelovgivning kræver.
• Statistik over visninger af pas: så længe kontoen for den virksomhed, der offentliggjorde passet, er åben.
• Aktivitetslog: 90 dage.
• Fejlrapporter: løste fejl slettes fra vores systemer efter 90 dage, og Sentry opbevarer rapporter i op til 90 dage.
• Webserverlogs: slettes inden for 30 dage.
• Beskeder fra kontaktformularen: 24 måneder.
• Dataeksporter, du beder om: slettes efter 48 timer.
• Nyhedsbrev: indtil du afmelder dig, og registreringen af dit samtykke i 12 måneder derefter.
• Forretningskontakter: indtil du beder os stoppe, eller 24 måneder efter vores seneste kontakt. Vi gemmer din e-mailadresse på en spærreliste, så vi ikke kontakter dig igen.
• Partneroplysninger: i partnerskabets varighed og seks år efter dets ophør af hensyn til skatte- og provisionsbilag.
• Leverandøranmodninger, med de svar og filer, leverandører sender: så længe det arbejdsområde, de hører til, eksisterer, og de slettes sammen med det.
• Produktregistreringer og servicehenvendelser: indtil du sletter din registrering fra din ejerside, producenten fjerner den, eller producentens arbejdsområde slettes. En registrering, der aldrig bekræftes, slettes efter 30 dage, og oplysningerne om en person, der er inviteret til at overtage et produkt, så snart overdragelsen er accepteret, annulleret eller udløbet.
• Den signerede historik for et offentliggjort pas: så længe passet eksisterer. Hver version opbevares, som den blev offentliggjort, herunder tidligere værdier i felter, der senere er ændret eller fjernet. Den slettes sammen med arbejdsområdet, og hvis personoplysninger skal fjernes fra tidligere versioner, så kontakt os, og vi vil fjerne dem.
• Batteripas fra en slettet konto (fra den 26. oktober 2026): passet, de batterier, der er registreret under det, og de dokumenter, det viser, forbliver online, så længe forordning (EU) 2023/1542 kræver, at et batteripas forbliver tilgængeligt (artikel 78, litra e)). De kan indeholde det navn og de kontaktoplysninger, som producenten har offentliggjort i passet. Intet andet fra kontoen gemmes.

8. Dine rettigheder

I henhold til UK GDPR og EU GDPR har du ret til at:

• få adgang til de personoplysninger, vi har om dig;
• få urigtige data rettet;
• få dine data slettet, medmindre vi skal opbevare dem efter loven;
• begrænse vores brug af dine data eller gøre indsigelse mod den, herunder mod direkte markedsføring når som helst;
• modtage dine data i et struktureret, maskinlæsbart format (dataportabilitet);
• trække samtykke tilbage når som helst, hvor vi bygger på samtykke;
• klage til en databeskyttelsesmyndighed.

Indloggede brugere kan eksportere deres data og slette deres konto i kontoindstillingerne. For alt andet kan du skrive til [email protected] eller bruge vores kontaktformular. Vi svarer inden for en måned. Er en anmodning kompleks, kan vi bruge op til to måneder mere, og det fortæller vi dig i så fald.

9. Klager

Hvis du er utilfreds med, hvordan vi har håndteret dine personoplysninger, så fortæl os det først via vores kontaktformular (vælg "Anmodning eller klage om privatliv") eller på e-mail til [email protected]. Vi bekræfter hver klage inden for 30 dage (i praksis med det samme, på e-mail med et referencenummer), undersøger den og giver dig resultatet uden unødig forsinkelse.

Du kan også klage til UK Information Commissioner’s Office. Er du i Den Europæiske Union, kan du klage til databeskyttelsesmyndigheden i det land, hvor du bor eller arbejder, eller hvor du mener, problemet opstod.

10. Cookies

Nødvendige cookies er altid slået til. Analyse- og marketingcookies sættes kun, hvis du tillader dem i vores cookiebanner, og du kan til enhver tid ændre dit valg under "Cookieindstillinger" nederst på enhver side.

Google-tags kører i Consent Mode. Indtil du accepterer, sætter og læser de ingen cookies, selvom Google stadig kan modtage grundlæggende signaler uden cookies, såsom den besøgte side. Passider sætter kun nødvendige cookies og indlæser ingen Google-tags.

11. Sikkerhed

Vi krypterer alle forbindelser, gemmer kun adgangskoder som envejs-hashes og krypterer CVR-nummer, momsnummer og telefonnummer på brugerkonti. Totrinsgodkendelse er tilgængelig, workspaces har rollebaseret adgang, væsentlige handlinger logges, databaser sikkerhedskopieres dagligt, og Cloudflare beskytter tjenesten mod angreb. Hvis der sker et brud på persondatasikkerheden, som vi skal anmelde, anmelder vi det til Information Commissioner’s Office inden for 72 timer og underretter de berørte, hvor det kræves.

12. Ændringer af denne politik

Vi opdaterer denne politik, når måden, vi håndterer personoplysninger på, ændrer sig. Datoen øverst viser den gældende version, og vi informerer kontohavere om væsentlige ændringer via e-mail eller i appen.