Adatvédelmi szabályzat

Ez a szabályzat elmagyarázza, hogyan kezeli a(z) Passport Digital Limited a személyes adatokat, amikor Ön a MyProductPassportot használja a myproductpassport.co.uk vagy a myproductpassport.eu oldalon, megtekint egy általunk tárolt termékútlevelet, partnerként dolgozik velünk, vagy amikor szolgáltatásunkkal kapcsolatban megkeressük. A UK GDPR és a Data Protection Act 2018, az Európai Unióban tartózkodók esetében pedig az EU általános adatvédelmi rendelete (GDPR) alapján alkalmazandó.

1. Kik vagyunk

• Passport Digital Limited, MyProductPassport néven
• Bejegyezve Angliában és Walesben, cégjegyzékszám: 17067449
• Székhely: 124-128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom
• Bejegyezve az Information Commissioner’s Office-nál: ZC108684
• Adatvédelmi kapcsolattartás: [email protected] vagy a(z) kapcsolatfelvételi űrlap

Nem kötelező adatvédelmi tisztviselőt kineveznünk, és nem is neveztünk ki. Szolgáltatásunk vállalkozásoknak szól, és nem gyermekeknek szánjuk.

2. Mikor döntünk mi, és mikor ügyfeleink

A fiók-, számlázási, webhely-, partner- és marketingadatok esetében mi döntünk az adatok felhasználásáról, és mi vagyunk az adatkezelő.

Az ügyfeleink által munkaterületeikre feltöltött személyes adatok, például a dokumentumokban szereplő kapcsolattartói nevek, valamint az útleveleiket megtekintő személyekről szóló statisztikák tekintetében az adatkezelő az ügyfél. Ezeket az adatokat az ügyfél nevében dolgozzuk fel a(z) Adatfeldolgozási megállapodás alapján. Ha kérdése ilyen adatokra vonatkozik, forduljon az érintett vállalathoz; segítünk nekik a válaszadásban.

3. Mit gyűjtünk

Ügyfelek és csapattagjaik

Név, e-mail-cím, jelszó (csak egyirányú hash-ként tárolva), cégnév, és ha megadja, cégjegyzékszám, adószám és telefonszám. Csomagja, számlázási pénzneme és fizetési állapota: a kártyaadatokat a Stripe őrzi, soha nem mi. Hogyan talált ránk, például kampány vagy partneri hivatkozás. Beállításai, tevékenységnaplója és a nekünk küldött üzenetei.

Ha megadja őket a számláihoz: számlázási neve, címe és adószáma. Ha Google- vagy Microsoft-fiókkal jelentkezik be, tőlük megkapjuk nevét, e-mail-címét és fiókazonosítóját. Ha szervezete egyszeri bejelentkezést használ, nevét és e-mail-címét a szervezet identitásszolgáltatójától kapjuk meg.

A weboldal látogatói

Ha elfogadja az elemzési és marketing sütiket, a Google Analytics és a Google Ads rögzíti a meglátogatott oldalakat és olyan technikai adatokat, mint a böngészője és eszköze. Ha partneri hivatkozáson keresztül érkezett, rögzítjük, melyik partner ajánlotta Önt. Tárhely- és biztonsági szolgáltatóink szerver- és biztonsági naplókat őriznek, amelyek IP-címeket tartalmaznak.

Akik termékútlevelet tekintenek meg

Amikor valaki megnyit egy általunk tárolt útlevelet, rögzítjük az időpontot, az országot (hálózati szolgáltatónk, a Cloudflare azonosítása szerint), az eszköz típusát, a böngészőt és az operációs rendszert, a rá hivatkozó oldalt, valamint egy titkos kulccsal az IP-címből képzett kódolt látogatóazonosítót. Magát az IP-címet nem tároljuk. Az útlevelet közzétevő gyártó ezeket statisztikaként látja. A szabályozott e-címkeként használt útlevelek, például borcímkék, semmit sem rögzítenek.

Akik útlevélen keresztül regisztrálnak egy terméket vagy felveszik a kapcsolatot a gyártóval

Egyes gyártók lehetővé teszik, hogy a termék útleveléből regisztrálja a terméket, jótállási igényt érvényesítsen, javítást kérjen, továbbadja a terméket, vagy ellenőrizze az eredetiségét. Ilyenkor tároljuk, amit megad: nevét és e-mail-címét, valamint ha megadja, telefonszámát, országát, a vásárlás dátumát és helyét, a sorozatszámot, üzeneteit és fotóit, és hogy kér-e híreket a gyártótól, a látott szöveggel együtt. Eredetiség-ellenőrzésnél az országot és egy kódolt látogatóazonosítót rögzítünk, soha nem az IP-címet.

Ezt a gyártó megbízásából végezzük, adatfeldolgozási megállapodásunk alapján. A gyártó dönti el, hogyan használják az Ön adatait, és minden űrlapon és e-mailben megadja saját adatvédelmi tájékoztatója linkjét, ezért kérdéseivel forduljon hozzá. A termékével kapcsolatos e-mailjeinket a gyártó nevében a Brevón keresztül küldjük, válaszai pedig a gyártóhoz mennek. A gyártó marketing e-mailjeiről maga is leiratkozhat, és regisztrációját a tulajdonosi oldalán törölheti.

Beszállítók, akiktől ügyfeleink információt kérnek

Az ügyfél privát hivatkozáson keresztül megkérheti a beszállítót, hogy töltse ki egy útlevél egy részét. Ekkor tároljuk a beszállító kapcsolattartójának nevét, e-mail-címét és cégét, az általa küldött válaszokat és fájlokat, valamint a kérés megnyitásának időpontját. Ezt az ügyfél nevében, adatfeldolgozási megállapodásunk alapján végezzük: az ügyfél dönti el, kitől kér információt és mit használ fel.

Partnerek

Elérhetőségi adatok, a partnerszerződés, az általunk kapott banki vagy kifizetési adatok, valamint az ajánlások és jutalékok nyilvántartása.

Üzleti kapcsolatok

Ha úgy gondoljuk, hogy szolgáltatásunk releváns szervezete számára, üzleti címén e-mailt küldhetünk Önnek. Ezeket a címeket nyilvános forrásokból szerezzük: cégnyilvántartásokból, például az Egyesült Királyságbeli Companies House-ból és az uniós országok nemzeti cégjegyzékeiből, szervezete webhelyéről és üzleti címtárakból. Megőrizzük nevét, beosztását, ha ismert, szervezetét, üzleti e-mail-címét és az Önnel folytatott levelezésünket.

Akik kapcsolatba lépnek velünk

Neve, e-mail-címe, üzenete és IP-címe (a spam megelőzésére), valamint ha feliratkozik hírlevelünkre, e-mail-címe és hozzájárulásának nyilvántartása.

4. Miért használjuk, és mi a jogalapunk

• Szerződés: fiókja megnyitásához és működtetéséhez, útlevelei közzétételéhez, számlázáshoz és támogatás nyújtásához.
• Jogi kötelezettség: számviteli és adónyilvántartások vezetése, valamint a hatóságok jogszerű megkereséseinek megválaszolása.
• Jogos érdekek: a szolgáltatás biztonságának fenntartása, a csalás és visszaélés megelőzése; szolgáltatási e-mailek küldése; annak megértése, hogyan használják a szolgáltatást, és annak fejlesztése; a partnerek jóváírása az általuk ajánlott ügyfelekért és jutalékuk kifizetése; kapcsolatfelvétel vállalkozásokkal szolgáltatásunkkal kapcsolatban és a megkeresések nyomon követése; valamint jogi igények előterjesztése vagy védelme. Ezeket az érdekeket mérlegeltük az Ön jogaival szemben. Bármikor tiltakozhat, és ha a közvetlen üzletszerzés ellen tiltakozik, azt mindig abbahagyjuk.
• Hozzájárulás: az elemzési és marketing sütikhez, a partneri ajánlási sütihez és hírlevelünkhöz. Hozzájárulását bármikor visszavonhatja bármely oldal „Sütibeállítások” menüpontjában vagy bármely e-mail leiratkozási linkjével.

Nem hozunk Önről kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntést, amely joghatással vagy hasonlóan jelentős hatással járna.

5. Kivel osztjuk meg

Az alábbi szolgáltatókat vesszük igénybe, mindegyiket adatfeldolgozási megállapodás köti:

• DigitalOcean tárhelyszolgáltatónkon, a Cloudwayson keresztül: szerverek, adatbázisok és biztonsági mentések Londonban, az Egyesült Királyságban.
• Cloudflare: hálózat, biztonság és tartalomkézbesítés. IP-címeket és kérésadatokat kezel globális hálózatán.
• Stripe: fizetések és előfizetések (Európai Unió, Egyesült Királyság és Egyesült Államok).
• Brevo (Sendinblue SAS): e-mailjeink küldése és levelezőlisták tárolása, Franciaországban.
• Microsoft (Microsoft 365): e-mail-postafiókjaink, ahol a nekünk küldött üzeneteket őrizzük.
• Sentry (Functional Software, Inc.): hibafigyelés az EU-s adatrégiójában (Németország). Úgy van beállítva, hogy ne gyűjtsön IP-címeket, sütiket vagy felhasználói adatokat.
• OpenAI: a közzétett útlevélszövegek automatikus fordítása, valamint az útlevélbe importálni kívánt dokumentumok olvasása, az Egyesült Államokban. Csak az útlevelek tartalmát és ezeket a dokumentumokat küldjük, fiókadatokat soha. Az OpenAI API-feltételei szerint az API-n keresztül küldött adatokat nem használják a modelljei tanítására.
• Google: Google Analytics és Google Ads, csak ha elfogadja ezeket a sütiket (Egyesült Államok).

Ha partner hivatkozásán vagy kódján keresztül regisztrált, az a partner látja szervezete nevét, a regisztráció időpontját és csomagját, hogy ki tudjuk fizetni a jutalékát. Ha egy partner kezeli Ön helyett a munkaterületét, azt látja, amihez hozzáférést ad neki.

Adatokat megosztunk szakmai tanácsadókkal és könyvvizsgálókkal, valamint bíróságokkal, szabályozó és más hatóságokkal is, ha a jogszabály előírja. Személyes adatokat nem értékesítünk.

Számlázási neve, címe és adószáma a Stripe-hoz kerül, hogy megjelenjenek a számláin. Ha uniós adószámot ad meg, azt elküldjük az Európai Bizottság VIES-szolgáltatásának, hogy ellenőrizze érvényességét. Ha a Google- vagy Microsoft-fiókkal történő bejelentkezést választja, ők saját adatvédelmi szabályzatuk szerint közlik velünk, hogy kicsoda Ön; mi semmit nem közlünk velük arról, hogyan használja szolgáltatásunkat.

A közzétett útlevelek eleve nyilvánosak: bárki, akinél megvan a hivatkozás vagy a QR-kód, láthatja az ügyfél által közzétenni kívánt információkat.

6. Nemzetközi adattovábbítás

Szervereink az Egyesült Királyságban vannak. Az Európai Bizottság megállapította, hogy az Egyesült Királyság megfelelő védelmet nyújt a személyes adatoknak (a 2025 decemberében megújított határozat 2031 decemberéig érvényes), így az adatok további garanciák nélkül érkezhetnek hozzánk az EU-ból.

Ha egy fent felsorolt szolgáltató az Egyesült Államokban vagy más, ilyen határozattal nem rendelkező országban kezel adatokat, az Európai Bizottság általános szerződési feltételeire támaszkodunk a UK International Data Transfer Addendummal együtt, vagy a szolgáltató EU–USA adatvédelmi keretrendszer és annak egyesült királysági kiterjesztése szerinti tanúsítására. A garanciák másolatát kérheti tőlünk.

7. Meddig őrizzük az adatokat

• Fiókadatok: amíg a fiókja nyitva van. Fiókja törlésekor az azonnal törlődik, a biztonsági mentésekben lévő másolatok pedig 60 napon belül felülíródnak.
• Számlák és számlázási nyilvántartások: az érintett pénzügyi év végét követő hat évig, ahogy az Egyesült Királyság adójoga előírja.
• Útlevél-megtekintési statisztikák: amíg az útlevelet közzétevő cég fiókja nyitva van.
• Tevékenységnapló: 90 nap.
• Hibajelentések: a megoldott hibákat 90 nap után töröljük rendszereinkből, a Sentry pedig legfeljebb 90 napig őrzi a jelentéseket.
• Webszervernaplók: 30 napon belül töröljük.
• Kapcsolatfelvételi üzenetek: 24 hónap.
• Az Ön által kért adatexportok: 48 óra után törlődnek.
• Hírlevél: amíg le nem iratkozik, és a hozzájárulásáról szóló nyilvántartást azt követően 12 hónapig.
• Üzleti kapcsolatok: amíg nem kéri, hogy abbahagyjuk, vagy 24 hónapig az utolsó kapcsolatfelvételünk után. E-mail-címét letiltási listán tartjuk, hogy ne keressük újra.
• Partneri nyilvántartások: a partnerség idejére, és annak megszűnése után hat évig az adó- és jutaléknyilvántartások miatt.
• A beszállítói kérések, a beszállítók által küldött válaszokkal és fájlokkal együtt: amíg az a munkaterület létezik, amelyhez tartoznak, és azzal együtt törlődnek.
• Termékregisztrációk és szervizkérések: amíg Ön nem törli regisztrációját a tulajdonosi oldalán, a gyártó el nem távolítja, vagy a gyártó munkaterületét nem törlik. A soha meg nem erősített regisztrációt 30 nap után töröljük, a termék átvételére meghívott személy adatait pedig, amint az átruházást elfogadták, visszavonták vagy lejárt.
• Egy közzétett útlevél aláírt előzményei: amíg az útlevél létezik. Minden verziót a közzétételkori állapotában őrzünk meg, beleértve a később módosított vagy eltávolított mezők korábbi értékeit is. Az előzmények a munkaterülettel együtt törlődnek, és ha személyes adatokat kell eltávolítani a korábbi verziókból, lépjen kapcsolatba velünk, és eltávolítjuk azokat.
• Törölt fiók akkumulátor-útlevelei (2026. október 26-tól): az útlevél, a hozzá regisztrált akkumulátorok és a benne megjelenített dokumentumok addig maradnak online, ameddig az (EU) 2023/1542 rendelet előírja, hogy az akkumulátor-útlevél elérhető maradjon (78. cikk e) pont). Tartalmazhatják a gyártó által az útlevélben közzétett nevet és elérhetőségi adatokat. A fiókból semmi mást nem őrzünk meg.

8. Az Ön jogai

A UK GDPR és az EU GDPR alapján Önnek joga van:

• hozzáférni az Önről tárolt személyes adatokhoz;
• kérni a pontatlan adatok helyesbítését;
• kérni adatai törlését, kivéve, ha jogszabály alapján meg kell őriznünk azokat;
• korlátozni adatai felhasználását vagy tiltakozni ellene, beleértve a közvetlen üzletszerzést bármikor;
• adatait strukturált, géppel olvasható formátumban megkapni (adathordozhatóság);
• hozzájárulását bármikor visszavonni, ha hozzájáruláson alapul az adatkezelés;
• panaszt tenni egy adatvédelmi hatóságnál.

A bejelentkezett felhasználók a fiókbeállításokban exportálhatják adataikat és törölhetik fiókjukat. Minden más ügyben írjon a [email protected] címre, vagy használja kapcsolatfelvételi űrlap felületünket. Egy hónapon belül válaszolunk. Összetett kérés esetén legfeljebb további két hónapra lehet szükségünk, erről értesítjük.

9. Panaszok

Ha nem elégedett azzal, ahogyan személyes adatait kezeltük, kérjük, először szóljon nekünk a(z) kapcsolatfelvételi űrlap segítségével (válassza az „Adatvédelmi kérelem vagy panasz” lehetőséget) vagy e-mailben a(z) [email protected] címen. Minden panaszt 30 napon belül visszaigazolunk (a gyakorlatban azonnal, hivatkozási számmal ellátott e-mailben), kivizsgálunk, és indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatjuk az eredményről.

Panaszt tehet az UK Information Commissioner’s Office-nál is. Ha az Európai Unióban tartózkodik, panaszt tehet annak az országnak az adatvédelmi hatóságánál, ahol él vagy dolgozik, vagy ahol szerinte a probléma történt.

10. Sütik

A szükséges sütik mindig be vannak kapcsolva. Az elemzési és marketing sütiket csak akkor állítjuk be, ha a sütibannerben engedélyezi őket, és döntését bármikor módosíthatja bármely oldal alján a „Sütibeállítások” segítségével.

A Google-címkék hozzájárulási módban (Consent Mode) futnak. Amíg nem fogadja el, nem állítanak be és nem olvasnak sütiket, bár a Google sütik nélkül is kaphat alapvető jeleket, például a meglátogatott oldalt. Az útlevéloldalak csak szükséges sütiket állítanak be, és nem töltenek be Google-címkéket.

11. Biztonság

Minden kapcsolatot titkosítunk, a jelszavakat csak egyirányú hash formájában tároljuk, és titkosítjuk a felhasználói fiókokban tárolt cégjegyzékszámot, adószámot és telefonszámot. Kétlépcsős azonosítás érhető el, a munkaterületek szerepköralapú hozzáféréssel rendelkeznek, a jelentős műveleteket naplózzuk, az adatbázisokról naponta biztonsági mentés készül, és a Cloudflare védi a szolgáltatást a támadásoktól. Ha olyan adatvédelmi incidens történik, amelyet jelentenünk kell, 72 órán belül jelentjük az Information Commissioner’s Office-nak, és szükség esetén tájékoztatjuk az érintetteket.

12. E szabályzat módosításai

Ezt a szabályzatot frissítjük, ha megváltozik a személyes adatok kezelésének módja. A tetején lévő dátum mutatja az aktuális változatot, és a lényeges változásokról e-mailben vagy az alkalmazásban tájékoztatjuk a fióktulajdonosokat.