Politika privatnosti

Ova politika objašnjava kako Passport Digital Limited postupa s osobnim podacima kada koristite MyProductPassport na myproductpassport.co.uk ili myproductpassport.eu, pregledavate putovnicu proizvoda koju hostiramo, surađujete s nama kao partner ili kada vas kontaktiramo u vezi s našom uslugom. Primjenjuje se prema UK GDPR-u i Data Protection Act 2018 te, za osobe u Europskoj uniji, prema Općoj uredbi EU-a o zaštiti podataka (GDPR).

1. Tko smo mi

• Passport Digital Limited, koja posluje kao MyProductPassport
• Registrirano u Engleskoj i Walesu, broj društva 17067449
• Sjedište: 124-128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom
• Registrirano kod Information Commissioner’s Officea: ZC108684
• Kontakt za privatnost: [email protected] ili naš obrazac za kontakt

Nismo obvezni imenovati službenika za zaštitu podataka i nismo ga imenovali. Naša je usluga namijenjena poduzećima i nije usmjerena na djecu.

2. Kada odlučujemo mi, a kada naši korisnici

Za podatke o računu, naplati, web-mjestu, partnerima i marketingu mi odlučujemo kako se podaci koriste i voditelj smo obrade.

Za osobne podatke koje naši korisnici unose u svoje radne prostore, poput imena kontakata u dokumentima, i za statistiku o osobama koje pregledavaju njihove putovnice, voditelj obrade je korisnik. Te podatke obrađujemo u ime korisnika u skladu s našim Ugovor o obradi podataka. Ako se vaše pitanje odnosi na takve podatke, obratite se dotičnoj tvrtki; pomoći ćemo im da odgovore.

3. Što prikupljamo

Kupci i članovi njihovih timova

Ime, adresa e-pošte, lozinka (pohranjena samo kao jednosmjerni sažetak), naziv tvrtke i, ako ih navedete, matični broj, PDV broj i telefonski broj. Vaš paket, valuta naplate i status plaćanja: podatke o kartici čuva Stripe, nikada mi. Kako ste nas pronašli, primjerice kampanja ili partnerska poveznica. Vaše postavke, zapisnik aktivnosti i poruke koje nam šaljete.

Ako ih dodate za svoje račune: vaše ime za naplatu, adresa i PDV broj. Ako se prijavite putem Googlea ili Microsofta, od njih primamo vaše ime, adresu e-pošte i identifikator računa. Ako vaša organizacija koristi jedinstvenu prijavu, vaše ime i adresu e-pošte primamo od njezina pružatelja identiteta.

Posjetitelji web-stranice

Ako prihvatite analitičke i marketinške kolačiće, Google Analytics i Google Ads bilježe stranice koje posjećujete i tehničke podatke poput preglednika i uređaja. Ako ste došli putem partnerske poveznice, bilježimo koji vas je partner uputio. Naši pružatelji hostinga i sigurnosti čuvaju zapisnike poslužitelja i sigurnosti, koji uključuju IP adrese.

Osobe koje pregledavaju putovnicu proizvoda

Kad netko otvori putovnicu koju hostiramo, bilježimo vrijeme, državu (kako je utvrdi naš mrežni pružatelj Cloudflare), vrstu uređaja, preglednik i operativni sustav, stranicu koja je uputila na nju te kodirani identifikator posjetitelja izrađen iz IP adrese s tajnim ključem. Samu IP adresu ne pohranjujemo. Proizvođač koji je objavio putovnicu vidi to kao statistiku. Putovnice koje se koriste kao regulirane e-oznake, poput etiketa za vino, ne bilježe ništa.

Osobe koje putem putovnice registriraju proizvod ili kontaktiraju proizvođača

Neki proizvođači omogućuju da putem putovnice proizvoda registrirate proizvod, ostvarite jamstvo, zatražite popravak, predate proizvod ili provjerite je li autentičan. Tada čuvamo ono što navedete: vaše ime i adresu e-pošte te, ako ih dodate, broj telefona, državu, datum i mjesto kupnje, serijski broj, poruke i fotografije, i jeste li pristali primati vijesti proizvođača, s tekstom koji ste vidjeli. Pri provjeri autentičnosti bilježimo državu i kodirani identifikator posjetitelja, nikada IP adresu.

To radimo za proizvođača, na temelju našeg ugovora o obradi podataka. Proizvođač odlučuje kako se vaši podaci koriste i u svakom obrascu i e-poruci povezuje vlastitu obavijest o privatnosti, pa se s pitanjima obratite njemu. Naše e-poruke o vašem proizvodu šalju se u ime proizvođača preko Breva, a vaši odgovori idu proizvođaču. Marketinške e-poruke proizvođača možete sami otkazati i svoju registraciju izbrisati sa svoje stranice vlasnika.

Dobavljači od kojih naši korisnici traže informacije

Korisnik može zatražiti od dobavljača da putem privatne poveznice ispuni dio putovnice. Tada čuvamo ime, adresu e-pošte i tvrtku kontaktne osobe dobavljača, odgovore i datoteke koje pošalje te vrijeme kada je zahtjev otvoren. To činimo u ime korisnika u skladu s našim Ugovorom o obradi podataka: korisnik odlučuje koga će pitati i što će upotrijebiti.

Partneri

Podaci za kontakt, partnerski ugovor, bankovni podaci ili podaci za isplatu koje nam date te evidencija preporuka i provizija.

Poslovni kontakti

Ako smatramo da je naša usluga relevantna za vašu organizaciju, možemo vam poslati e-poruku na poslovnu adresu. Te adrese pronalazimo u javnim izvorima: registrima trgovačkih društava poput Companies Housea u Ujedinjenoj Kraljevini i nacionalnim poslovnim registrima u zemljama EU-a, na web-mjestu vaše organizacije i u poslovnim imenicima. Čuvamo vaše ime, radno mjesto ako je poznato, organizaciju, poslovnu adresu e-pošte i našu korespondenciju s vama.

Osobe koje nam se obraćaju

Vaše ime, adresa e-pošte, poruka i IP adresa (koristi se za sprječavanje spama) te, ako se pretplatite na naš bilten, vaša adresa e-pošte i zapis o vašoj privoli.

4. Zašto ih koristimo i naša pravna osnova

• Ugovor: za otvaranje i vođenje vašeg računa, objavu vaših putovnica, naplatu i pružanje podrške.
• Pravna obveza: vođenje računovodstvene i porezne evidencije te odgovaranje na zakonite zahtjeve tijela.
• Legitimni interesi: održavanje sigurnosti usluge i sprječavanje prijevara i zlouporaba; slanje servisnih e-poruka; razumijevanje načina korištenja usluge i njezino poboljšanje; pripisivanje korisnika partnerima koji su ih uputili i isplata njihove provizije; kontaktiranje tvrtki u vezi s našom uslugom i odgovaranje na upite; te utvrđivanje ili obrana pravnih zahtjeva. Te smo interese odvagnuli u odnosu na vaša prava. Možete uložiti prigovor u bilo kojem trenutku, a ako prigovorite izravnom marketingu, uvijek prestajemo.
• Privola: za analitičke i marketinške kolačiće, kolačić partnerske preporuke i naš bilten. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku putem „Postavki kolačića” na bilo kojoj stranici ili poveznice za odjavu u bilo kojoj e-poruci.

Ne donosimo odluke o vama koje se temelje isključivo na automatiziranoj obradi i imaju pravne ili slično značajne učinke.

5. S kim ih dijelimo

Koristimo ove pružatelje usluga, od kojih je svaki obvezan ugovorom o obradi podataka:

• DigitalOcean putem našeg pružatelja hostinga Cloudways: poslužitelji, baze podataka i sigurnosne kopije, u Londonu, Ujedinjena Kraljevina.
• Cloudflare: mreža, sigurnost i isporuka sadržaja. Obrađuje IP adrese i podatke o zahtjevima u svojoj globalnoj mreži.
• Stripe: plaćanja i pretplate (Europska unija, Ujedinjena Kraljevina i Sjedinjene Američke Države).
• Brevo (Sendinblue SAS): slanje naših e-poruka i vođenje popisa primatelja, u Francuskoj.
• Microsoft (Microsoft 365): naši poštanski sandučići, u kojima se čuvaju poruke koje nam šaljete.
• Sentry (Functional Software, Inc.): praćenje pogrešaka u svojoj podatkovnoj regiji EU-a (Njemačka). Postavljen je tako da ne prikuplja IP adrese, kolačiće ni podatke o korisnicima.
• OpenAI: automatski prijevod teksta objavljenih putovnica i čitanje dokumenata koje odlučite uvesti u putovnicu, u Sjedinjenim Američkim Državama. Šalju se samo sadržaj putovnica i ti dokumenti, nikad podaci o računu. Prema uvjetima API-ja OpenAI-ja, podaci poslani putem njegova API-ja ne koriste se za treniranje njegovih modela.
• Google: Google Analytics i Google Ads, samo ako prihvatite te kolačiće (Sjedinjene Američke Države).

Ako ste se registrirali putem partnerove poveznice ili koda, taj partner vidi naziv vaše organizacije, kada ste se registrirali i vaš paket, kako bismo mu mogli isplatiti proviziju. Ako partner upravlja vašim radnim prostorom umjesto vas, vidi ono čemu mu date pristup.

Podatke dijelimo i sa stručnim savjetnicima i revizorima te sa sudovima, regulatorima i drugim tijelima javne vlasti kada to zakon zahtijeva. Ne prodajemo osobne podatke.

Vaše ime za naplatu, adresa i PDV broj prosljeđuju se Stripeu kako bi se prikazivali na vašim računima. Kada dodate PDV broj EU-a, šaljemo ga usluzi VIES Europske komisije radi provjere njegove valjanosti. Ako se odlučite prijaviti putem Googlea ili Microsofta, oni nam govore tko ste u skladu sa svojim pravilima o privatnosti; mi im ne govorimo ništa o tome kako koristite našu uslugu.

Objavljene putovnice javne su po svojoj naravi: svatko s poveznicom ili QR kodom može vidjeti informacije koje kupac odluči objaviti.

6. Međunarodni prijenosi

Naši su poslužitelji u Ujedinjenoj Kraljevini. Europska komisija odlučila je da Ujedinjena Kraljevina primjereno štiti osobne podatke (odluka obnovljena u prosincu 2025. i valjana do prosinca 2031.), pa podaci iz EU-a mogu stizati k nama bez dodatnih zaštitnih mjera.

Ako pružatelj naveden gore obrađuje podatke u Sjedinjenim Američkim Državama ili drugoj zemlji bez takve odluke, oslanjamo se na standardne ugovorne klauzule Europske komisije zajedno s UK International Data Transfer Addendumom ili na certifikaciju pružatelja u okviru EU-US Data Privacy Frameworka i njegova proširenja za UK. Možete od nas zatražiti primjerak zaštitnih mjera.

7. Koliko dugo čuvamo podatke

• Podaci o računu: dok je vaš račun otvoren. Kad izbrišete račun, odmah se briše, a kopije u našim sigurnosnim kopijama prepisuju se u roku od 60 dana.
• Računi i evidencija naplate: šest godina nakon završetka financijske godine na koju se odnose, kako zahtijeva porezno zakonodavstvo UK-a.
• Statistika pregleda putovnica: dok je otvoren račun tvrtke koja je objavila putovnicu.
• Zapisnik aktivnosti: 90 dana.
• Izvješća o pogreškama: riješene pogreške brišu se iz naših sustava nakon 90 dana, a Sentry čuva izvješća do 90 dana.
• Zapisnici web-poslužitelja: brišu se u roku od 30 dana.
• Poruke iz obrasca za kontakt: 24 mjeseca.
• Izvozi podataka koje zatražite: brišu se nakon 48 sati.
• Bilten: dok se ne odjavite, a zapis o vašoj privoli još 12 mjeseci nakon toga.
• Poslovni kontakti: dok nas ne zamolite da prestanemo ili 24 mjeseca nakon našeg posljednjeg kontakta. Vašu adresu e-pošte čuvamo na popisu blokiranih kako vas ne bismo ponovno kontaktirali.
• Evidencija partnera: tijekom partnerstva i šest godina nakon njegova prestanka radi porezne evidencije i evidencije provizija.
• Zahtjevi dobavljačima, s odgovorima i datotekama koje dobavljači pošalju: dok postoji radni prostor kojem pripadaju, a brišu se zajedno s njim.
• Registracije proizvoda i servisni zahtjevi: dok svoju registraciju ne izbrišete sa stranice vlasnika, proizvođač je ne ukloni ili se radni prostor proizvođača ne izbriše. Registracija koja nikad nije potvrđena briše se nakon 30 dana, a podaci osobe pozvane da preuzme proizvod čim je prijenos prihvaćen, otkazan ili istekne.
• Potpisana povijest objavljene putovnice: dok putovnica postoji. Svaka se verzija čuva u obliku u kojem je objavljena, uključujući ranije vrijednosti polja koja su kasnije promijenjena ili uklonjena. Povijest se briše zajedno s radnim prostorom, a ako iz ranijih verzija treba ukloniti osobne podatke, obratite nam se i uklonit ćemo ih.
• Putovnice baterija izbrisanog računa (od 26. listopada 2026.): putovnica, baterije registrirane u njoj i dokumenti koje prikazuje ostaju na mreži onoliko dugo koliko Uredba (EU) 2023/1542 zahtijeva da putovnica baterije ostane dostupna (članak 78. točka (e)). Mogu sadržavati ime i podatke za kontakt koje je proizvođač objavio u putovnici. Ništa drugo s računa ne čuva se.

8. Vaša prava

Prema UK GDPR-u i EU GDPR-u imate pravo:

• pristupiti osobnim podacima koje o vama čuvamo;
• zatražiti ispravak netočnih podataka;
• zatražiti brisanje svojih podataka, osim ako ih po zakonu moramo čuvati;
• ograničiti korištenje svojih podataka ili mu prigovoriti, uključujući izravni marketing u bilo kojem trenutku;
• dobiti svoje podatke u strukturiranom, strojno čitljivom obliku (prenosivost podataka);
• u bilo kojem trenutku povući privolu, kad se oslanjamo na privolu;
• podnijeti pritužbu tijelu za zaštitu podataka.

Prijavljeni korisnici mogu izvesti svoje podatke i izbrisati račun u postavkama računa. Za sve ostalo pišite na [email protected] ili upotrijebite naš obrazac za kontakt. Odgovaramo u roku od mjesec dana. Ako je zahtjev složen, možda će nam trebati do dva dodatna mjeseca, o čemu ćemo vas obavijestiti.

9. Pritužbe

Ako niste zadovoljni načinom na koji smo postupali s vašim osobnim podacima, najprije nam javite putem našeg obrazac za kontakt (odaberite „Zahtjev ili pritužba u vezi s privatnošću”) ili e-poštom na [email protected]. Svaku pritužbu potvrđujemo u roku od 30 dana (u praksi odmah, e-porukom s referentnim brojem), ispitujemo je i bez nepotrebne odgode obavještavamo vas o ishodu.

Pritužbu možete podnijeti i UK Information Commissioner’s Officeu. Ako ste u Europskoj uniji, pritužbu možete podnijeti tijelu za zaštitu podataka u zemlji u kojoj živite ili radite, ili u kojoj smatrate da je problem nastao.

10. Kolačići

Nužni kolačići uvijek su uključeni. Analitički i marketinški kolačići postavljaju se samo ako ih dopustite u traci za kolačiće, a svoj izbor možete promijeniti u bilo kojem trenutku putem „Postavki kolačića” na dnu svake stranice.

Googleove oznake rade u načinu privole (Consent Mode). Dok ne prihvatite, ne postavljaju niti čitaju kolačiće, iako Google i bez kolačića može primati osnovne signale, poput posjećene stranice. Stranice putovnica postavljaju samo nužne kolačiće i ne učitavaju Googleove oznake.

11. Sigurnost

Šifriramo sve veze, lozinke pohranjujemo samo kao jednosmjerne sažetke i šifriramo matični broj tvrtke, PDV broj i telefonski broj pohranjene u korisničkim računima. Dostupna je dvofaktorska autentifikacija, radni prostori imaju pristup temeljen na ulogama, značajne radnje se bilježe, baze podataka se svakodnevno sigurnosno kopiraju, a Cloudflare štiti uslugu od napada. Ako dođe do povrede osobnih podataka koju moramo prijaviti, prijavljujemo je Information Commissioner’s Officeu u roku od 72 sata i obavještavamo pogođene osobe kad je to potrebno.

12. Izmjene ove politike

Ovu politiku ažuriramo kad se promijeni način na koji postupamo s osobnim podacima. Datum na vrhu prikazuje trenutačnu verziju, a o bitnim promjenama vlasnike računa obavještavamo e-poštom ili u aplikaciji.