Privaatsuspoliitika

See põhimõte selgitab, kuidas Passport Digital Limited käsitleb isikuandmeid, kui kasutate MyProductPassporti aadressil myproductpassport.co.uk või myproductpassport.eu, vaatate meie hostitud tootepassi, teete meiega koostööd partnerina või kui võtame teiega meie teenuse osas ühendust. See kehtib UK GDPR-i ja Data Protection Act 2018 alusel ning Euroopa Liidus olevate isikute puhul ELi isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) alusel.

1. Kes me oleme

• Passport Digital Limited, tegutsev nime all MyProductPassport
• Registreeritud Inglismaal ja Walesis, registrikood 17067449
• Registrijärgne asukoht: 124-128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom
• Registreeritud Information Commissioner’s Office'is: ZC108684
• Privaatsuse kontakt: [email protected] või meie kontaktivorm

Meil ei ole kohustust määrata andmekaitseametnikku ja me pole seda teinud. Meie teenus on mõeldud ettevõtetele ega ole suunatud lastele.

2. Millal otsustame meie ja millal meie kliendid

Konto-, arveldus-, veebisaidi-, partneri- ja turundusandmete puhul otsustame meie, kuidas andmeid kasutatakse, ja oleme vastutav töötleja.

Isikuandmete puhul, mida meie kliendid oma tööruumidesse sisestavad, näiteks kontaktisikute nimed dokumentides, ning statistika puhul inimeste kohta, kes nende passe vaatavad, on vastutav töötleja klient. Töötleme neid andmeid kliendi nimel vastavalt meie Andmetöötlusleping-le. Kui teie küsimus puudutab selliseid andmeid, pöörduge palun asjaomase ettevõtte poole; aitame neil vastata.

3. Mida me kogume

Kliendid ja nende meeskonnaliikmed

Nimi, e-posti aadress, parool (salvestatud ainult ühesuunalise räsina), ettevõtte nimi ja, kui need esitate, registrikood, KMKR-number ja telefoninumber. Teie pakett, arveldusvaluuta ja maksestaatus: kaardiandmeid hoiab Stripe, mitte kunagi meie. Kuidas te meid leidsite, näiteks kampaania või partnerilink. Teie seaded, tegevuslogi ja meile saadetud sõnumid.

Kui lisate need oma arvete jaoks: teie arveldusnimi, aadress ja KMKR-number. Kui logite sisse Google'i või Microsofti kaudu, saame neilt teie nime, e-posti aadressi ja konto identifikaatori. Kui teie organisatsioon kasutab ühekordset sisselogimist, saame teie nime ja e-posti aadressi selle identiteedipakkujalt.

Veebisaidi külastajad

Kui nõustute analüüsi- ja turundusküpsistega, salvestavad Google Analytics ja Google Ads teie külastatud lehed ja tehnilised andmed, nagu teie brauser ja seade. Kui tulite partneri lingi kaudu, salvestame, milline partner teid suunas. Meie majutus- ja turvateenuse pakkujad hoiavad serveri- ja turvalogisid, mis sisaldavad IP-aadresse.

Inimesed, kes vaatavad tootepassi

Kui keegi avab meie hostitud passi, salvestame aja, riigi (meie võrguteenuse pakkuja Cloudflare'i tuvastatuna), seadme tüübi, brauseri ja operatsioonisüsteemi, sellele viidanud lehe ning IP-aadressist salajase võtmega loodud kodeeritud külastaja identifikaatori. IP-aadressi ennast me ei salvesta. Passi avaldanud tootja näeb neid statistikana. Reguleeritud e-etikettidena kasutatavad passid, näiteks veinietiketid, ei salvesta midagi.

Isikud, kes registreerivad toote või võtavad tootjaga ühendust passi kaudu

Mõned tootjad lubavad teil toote passist toote registreerida, esitada garantiinõude, taotleda remonti, toote edasi anda või kontrollida, kas see on ehtne. Siis hoiame seda, mida te esitate: teie nime ja e-posti aadressi ning, kui need lisate, telefoninumbrit, riiki, ostu kuupäeva ja kohta, seerianumbrit, sõnumeid ja fotosid, samuti seda, kas nõustusite tootjalt uudiseid saama, koos sõnastusega, mida nägite. Ehtsuse kontrolli puhul salvestame riigi ja kodeeritud külastaja identifikaatori, mitte kunagi IP-aadressi.

Teeme seda tootja jaoks oma andmetöötluslepingu alusel. Tootja otsustab, kuidas teie andmeid kasutatakse, ja lingib igas vormis ja e-kirjas oma privaatsusteate, seega pöörduge küsimustega tema poole. Meie e-kirjad teie toote kohta saadetakse tootja nimel Brevo kaudu ja teie vastused lähevad tootjale. Saate ise tootja turundus-e-kirjadest loobuda ja oma registreeringu omaniku lehelt kustutada.

Tarnijad, kellelt meie kliendid teavet küsivad

Klient võib paluda tarnijal täita osa passist privaatse lingi kaudu. Seejärel säilitame tarnija kontaktisiku nime, e-posti aadressi ja ettevõtte, tema saadetud vastused ja failid ning päringu avamise aja. Teeme seda kliendi nimel meie andmetöötluslepingu alusel: klient otsustab, kellelt küsida ja mida kasutada.

Partnerid

Kontaktandmed, partnerileping, meile antud panga- või väljamakseandmed ning soovituste ja vahendustasude kirjed.

Ärikontaktid

Kui leiame, et meie teenus on teie organisatsiooni jaoks asjakohane, võime teile kirjutada tööaadressile. Leiame need aadressid avalikest allikatest: äriregistrid, nagu Companies House Ühendkuningriigis ja ELi riikide riiklikud äriregistrid, teie organisatsiooni veebisait ja ärikataloogid. Säilitame teie nime, ametinimetuse, kui see on teada, organisatsiooni, töö e-posti aadressi ja meie kirjavahetuse teiega.

Inimesed, kes võtavad meiega ühendust

Teie nimi, e-posti aadress, sõnum ja IP-aadress (kasutatakse rämpsposti vältimiseks) ning kui tellite meie uudiskirja, teie e-posti aadress ja teie nõusoleku kirje.

4. Miks me neid kasutame ja meie õiguslik alus

• Leping: et avada ja hallata teie kontot, avaldada teie passe, esitada teile arveid ja pakkuda tuge.
• Juriidiline kohustus: säilitada raamatupidamis- ja maksudokumente ning vastata ametiasutuste seaduslikele päringutele.
• Õigustatud huvid: hoida teenus turvaline ning ennetada pettusi ja kuritarvitusi; saata teenuse e-kirju; mõista, kuidas teenust kasutatakse, ja seda parandada; arvestada partneritele nende soovitatud kliente ja maksta neile vahendustasu; võtta ettevõtetega meie teenuse asjus ühendust ja vastata päringutele; ning kehtestada või kaitsta õigusnõudeid. Oleme neid huve kaalunud teie õiguste suhtes. Võite igal ajal esitada vastuväite ja kui esitate vastuväite otseturundusele, lõpetame alati.
• Nõusolek: analüüsi- ja turundusküpsiste, partnerisoovituse küpsise ja meie uudiskirja jaoks. Nõusoleku saate igal ajal tagasi võtta mis tahes lehe „Küpsiste seadete“ kaudu või mis tahes e-kirja tellimusest loobumise lingiga.

Me ei tee teie kohta otsuseid, mis põhinevad üksnes automatiseeritud töötlusel ja millel on õiguslikud või samaväärselt olulised tagajärjed.

5. Kellega me neid jagame

Kasutame järgmisi teenusepakkujaid, kellest igaüks on seotud andmetöötluslepinguga:

• DigitalOcean meie majutusteenuse pakkuja Cloudwaysi kaudu: serverid, andmebaasid ja varukoopiad Londonis, Ühendkuningriigis.
• Cloudflare: võrk, turvalisus ja sisuedastus. Töötleb IP-aadresse ja päringuandmeid oma ülemaailmses võrgus.
• Stripe: maksed ja tellimused (Euroopa Liit, Ühendkuningriik ja Ameerika Ühendriigid).
• Brevo (Sendinblue SAS): meie e-kirjade saatmine ja postiloendite hoidmine, Prantsusmaal.
• Microsoft (Microsoft 365): meie postkastid, kus hoitakse meile saadetud sõnumeid.
• Sentry (Functional Software, Inc.): vigade jälgimine oma ELi andmepiirkonnas (Saksamaa). See on seadistatud mitte koguma IP-aadresse, küpsiseid ega kasutajaandmeid.
• OpenAI: avaldatud passide teksti automaatne tõlkimine ja nende dokumentide lugemine, mille otsustate passi importida, Ameerika Ühendriikides. Saadetakse ainult passide sisu ja need dokumendid, mitte kunagi kontoandmeid. OpenAI API tingimuste kohaselt ei kasutata API kaudu saadetud andmeid tema mudelite treenimiseks.
• Google: Google Analytics ja Google Ads, ainult kui nõustute nende küpsistega (Ameerika Ühendriigid).

Kui registreerusite partneri lingi või koodi kaudu, näeb see partner teie organisatsiooni nime, registreerumise aega ja teie paketti, et saaksime talle vahendustasu maksta. Kui partner haldab teie tööruumi teie eest, näeb ta seda, millele annate talle juurdepääsu.

Jagame andmeid ka professionaalsete nõustajate ja audiitoritega ning kohtute, reguleerivate asutuste ja muude avaliku sektori asutustega, kui seadus seda nõuab. Me ei müü isikuandmeid.

Teie arveldusnimi, aadress ja KMKR-number edastatakse Stripe'ile, et need oleksid teie arvetel näha. Kui lisate ELi KMKR-numbri, saadame selle Euroopa Komisjoni VIES-teenusele, et kontrollida selle kehtivust. Kui otsustate sisse logida Google'i või Microsofti kaudu, teatavad nad meile oma privaatsuspoliitika alusel, kes te olete; me ei teata neile midagi selle kohta, kuidas te meie teenust kasutate.

Avaldatud passid on oma olemuselt avalikud: igaüks, kellel on link või QR-kood, näeb teavet, mille klient otsustab avaldada.

6. Rahvusvahelised edastamised

Meie serverid asuvad Ühendkuningriigis. Euroopa Komisjon on otsustanud, et Ühendkuningriik kaitseb isikuandmeid piisavalt (otsus uuendati detsembris 2025 ja kehtib kuni detsembrini 2031), nii et andmeid saab EList meile edastada ilma täiendavate kaitsemeetmeteta.

Kui eespool loetletud teenusepakkuja töötleb andmeid Ameerika Ühendriikides või muus riigis, mille kohta sellist otsust ei ole, tugineme Euroopa Komisjoni tüüplepingutingimustele koos UK International Data Transfer Addendumiga või teenusepakkuja sertifitseerimisele ELi-USA andmekaitseraamistiku ja selle Ühendkuningriigi laienduse alusel. Kaitsemeetmete koopia saate meilt küsida.

7. Kui kaua andmeid säilitame

• Konto andmed: kuni teie konto on avatud. Konto kustutamisel kustutatakse see kohe ja koopiad meie varukoopiates kirjutatakse üle 60 päeva jooksul.
• Arved ja arveldusandmed: kuus aastat pärast selle majandusaasta lõppu, mida need puudutavad, nagu nõuab Ühendkuningriigi maksuseadus.
• Passide vaatamisstatistika: seni, kuni passi avaldanud ettevõtte konto on avatud.
• Tegevuslogi: 90 päeva.
• Veaaruanded: lahendatud vead kustutatakse meie süsteemidest 90 päeva pärast ja Sentry hoiab aruandeid kuni 90 päeva.
• Veebiserveri logid: kustutatakse 30 päeva jooksul.
• Kontaktivormi sõnumid: 24 kuud.
• Teie tellitud andmeekspordid: kustutatakse 48 tunni pärast.
• Uudiskiri: kuni tellimusest loobute, ning teie nõusoleku kirje 12 kuud pärast seda.
• Ärikontaktid: kuni palute meil lõpetada või 24 kuud pärast meie viimast kontakti. Hoiame teie e-posti aadressi keelunimekirjas, et me teiega uuesti ühendust ei võtaks.
• Partnerite andmed: partnerluse ajal ja kuus aastat pärast selle lõppu maksu- ja vahendustasu dokumentide jaoks.
• Tarnijapäringud koos tarnijate saadetud vastuste ja failidega: seni, kuni tööruum, kuhu need kuuluvad, on olemas, ja kustutatakse koos sellega.
• Toodete registreeringud ja teenindustaotlused: kuni kustutate oma registreeringu omaniku lehelt, tootja selle eemaldab või tootja tööruum kustutatakse. Kunagi kinnitamata registreering kustutatakse 30 päeva pärast ning toote ülevõtmiseks kutsutud isiku andmed kohe, kui üleandmine on vastu võetud, tühistatud või aegunud.
• Avaldatud passi allkirjastatud ajalugu: seni, kuni pass on olemas. Iga versioon säilitatakse sellisena, nagu see avaldati, sealhulgas hiljem muudetud või eemaldatud väljade varasemad väärtused. See kustutatakse koos tööruumiga ja kui varasematest versioonidest tuleb isikuandmed eemaldada, võtke meiega ühendust ja me eemaldame need.
• Kustutatud konto akupassid (alates 26. oktoobrist 2026): pass, selle alla registreeritud akud ja selles kuvatud dokumendid jäävad võrku nii kauaks, kui määrus (EL) 2023/1542 nõuab akupassi kättesaadavaks jäämist (artikli 78 punkt e). Need võivad sisaldada nime ja kontaktandmeid, mille tootja passis avaldas. Kontost ei säilitata midagi muud.

8. Teie õigused

UK GDPR-i ja EU GDPR-i alusel on teil õigus:

• tutvuda isikuandmetega, mida me teie kohta säilitame;
• lasta ebatäpsed andmed parandada;
• lasta oma andmed kustutada, kui me ei pea neid seaduse järgi säilitama;
• piirata oma andmete kasutamist või esitada sellele vastuväide, sealhulgas igal ajal otseturundusele;
• saada oma andmed struktureeritud, masinloetavas vormingus (andmete ülekantavus);
• võtta nõusolek igal ajal tagasi, kui tugineme nõusolekule;
• esitada kaebus andmekaitseasutusele.

Sisselogitud kasutajad saavad konto seadetes oma andmeid eksportida ja konto kustutada. Kõige muu jaoks kirjutage aadressil [email protected] või kasutage meie kontaktivorm. Vastame ühe kuu jooksul. Kui taotlus on keeruline, võib see võtta veel kuni kaks kuud ja anname teile sellest teada.

9. Kaebused

Kui te pole rahul sellega, kuidas oleme teie isikuandmeid käsitlenud, andke meile palun kõigepealt teada meie kontaktivorm kaudu (valige „Privaatsustaotlus või kaebus“) või e-posti teel aadressil [email protected]. Kinnitame iga kaebuse kättesaamist 30 päeva jooksul (tegelikult kohe, e-kirjaga, milles on viitenumber), uurime seda ja teatame tulemusest põhjendamatu viivituseta.

Võite esitada kaebuse ka UK Information Commissioner’s Office'ile. Kui olete Euroopa Liidus, võite esitada kaebuse selle riigi andmekaitseasutusele, kus elate või töötate või kus probleem teie arvates tekkis.

10. Küpsised

Hädavajalikud küpsised on alati sees. Analüüsi- ja turundusküpsised seatakse ainult siis, kui lubate need meie küpsiseribal, ja saate oma valikut igal ajal muuta iga lehe allosas oleva lingi „Küpsiste seaded“ kaudu.

Google'i sildid töötavad nõusolekurežiimis (Consent Mode). Kuni te nõustute, ei sea ega loe need küpsiseid, kuigi Google võib ka ilma küpsisteta saada põhisignaale, näiteks külastatud lehe. Passilehed seavad ainult hädavajalikke küpsiseid ega laadi Google'i silte.

11. Turvalisus

Krüpteerime kõik ühendused, salvestame paroolid ainult ühesuunaliste räsidena ning krüpteerime kasutajakontodel hoitava registrikoodi, KMKR-numbri ja telefoninumbri. Saadaval on kaheastmeline autentimine, tööruumidel on rollipõhine juurdepääs, olulised toimingud logitakse, andmebaasidest tehakse iga päev varukoopia ja Cloudflare kaitseb teenust rünnakute eest. Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine, millest peame teatama, teatame sellest Information Commissioner’s Office'ile 72 tunni jooksul ja teavitame vajaduse korral mõjutatud isikuid.

12. Selle poliitika muudatused

Uuendame seda põhimõtet, kui muutub viis, kuidas me isikuandmeid käsitleme. Ülaosas olev kuupäev näitab kehtivat versiooni ning teavitame kontoomanikke olulistest muudatustest e-posti teel või rakenduses.