Политика за поверителност

Тази политика обяснява как Passport Digital Limited обработва лични данни, когато използвате MyProductPassport на myproductpassport.co.uk или myproductpassport.eu, преглеждате продуктов паспорт, който хостваме, работите с нас като партньор или когато се свързваме с вас относно нашата услуга. Тя се прилага съгласно UK GDPR и Data Protection Act 2018, а за хората в Европейския съюз — съгласно Общия регламент на ЕС относно защитата на данните (GDPR).

1. Кои сме ние

• Passport Digital Limited, търгуващо като MyProductPassport
• Регистрирано в Англия и Уелс, номер на дружеството 17067449
• Седалище: 124-128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom
• Регистрирано в Службата на комисаря по информацията (ICO): ZC108684
• Контакт за поверителност: [email protected] или нашия формуляр за контакт

Не сме задължени да назначаваме длъжностно лице по защита на данните и не сме го направили. Услугата ни е за фирми и не е насочена към деца.

2. Кога решаваме ние и кога решават клиентите ни

За данните за акаунта, фактурирането, уебсайта, партньорите и маркетинга ние решаваме как се използват данните и сме администратор.

За личните данни, които нашите клиенти въвеждат в работните си пространства, като имена на контакти в документи, и за статистиката за хората, които разглеждат техните паспорти, администратор е клиентът. Обработваме тези данни от името на клиента съгласно нашето Споразумение за обработка на данни. Ако въпросът ви е за такива данни, моля, свържете се със съответната компания; ще ѝ помогнем да отговори.

3. Какво събираме

Клиенти и членовете на техните екипи

Име, имейл адрес, парола (съхранявана само като еднопосочен хеш), име на компанията и, ако ги предоставите, номер на компанията, ДДС номер и телефонен номер. Вашият план, валута на фактуриране и статус на плащане: данните за картата се съхраняват от Stripe, никога от нас. Как сте ни открили, например кампания или партньорска връзка. Вашите настройки, дневникът на активността ви и съобщенията, които ни изпращате.

Ако ги добавите за фактурите си: името за фактуриране, адресът и ДДС номерът ви. Ако влизате чрез Google или Microsoft, получаваме от тях вашето име, имейл адрес и идентификатор на акаунта. Ако вашата организация използва единен вход, получаваме вашето име и имейл адрес от нейния доставчик на идентичност.

Посетители на уебсайта

Ако приемете аналитичните и маркетинговите бисквитки, Google Analytics и Google Ads записват посетените от вас страници и технически данни като браузъра и устройството ви. Ако сте дошли чрез връзка на партньор, записваме кой партньор ви е препоръчал. Нашите доставчици на хостинг и сигурност пазят сървърни логове и логове за сигурност, които включват IP адреси.

Хора, които разглеждат продуктов паспорт

Когато някой отвори паспорт, който хостваме, записваме часа, държавата (според нашия мрежов доставчик Cloudflare), типа устройство, браузъра и операционната система, страницата, която е препратила към него, и кодиран идентификатор на посетителя, създаден от IP адреса с таен ключ. Не съхраняваме самия IP адрес. Производителят, публикувал паспорта, вижда тези данни като статистика. Паспортите, използвани като регулирани електронни етикети, например етикети за вино, не записват нищо.

Лица, които регистрират продукт или се свързват с производителя чрез паспорт

Някои производители ви позволяват от паспорта на продукта да го регистрирате, да предявите гаранция, да поискате ремонт, да прехвърлите продукта или да проверите дали е автентичен. Тогава съхраняваме това, което предоставите: вашето име и имейл адрес и, ако ги добавите, телефонен номер, държава, дата и място на покупка, сериен номер, съобщения и снимки, както и дали сте се съгласили да получавате новини от производителя, с текста, който сте видели. При проверка за автентичност записваме държавата и кодиран идентификатор на посетителя, никога IP адреса.

Правим това за производителя съгласно нашето споразумение за обработка на данни. Производителят решава как се използват данните ви и свързва собственото си уведомление за поверителност във всеки формуляр и имейл, затова се обръщайте към него с въпроси. Нашите имейли за вашия продукт се изпращат от името на производителя чрез Brevo, а отговорите ви отиват при производителя. Можете сами да се откажете от маркетинговите имейли на производителя и да изтриете регистрацията си от страницата на собственика.

Доставчици, от които нашите клиенти искат информация

Клиент може да поиска от доставчик да попълни част от паспорт чрез лична връзка. Тогава съхраняваме името, имейл адреса и фирмата на лицето за контакт на доставчика, отговорите и файловете, които то изпраща, и кога е отворена заявката. Правим това от името на клиента съгласно нашето Споразумение за обработване на данни: клиентът решава кого да попита и какво да използва.

Партньори

Данни за контакт, партньорското споразумение, банковите данни или данните за изплащане, които ни предоставяте, и записи за препоръки и комисиони.

Бизнес контакти

Ако смятаме, че нашата услуга е подходяща за вашата организация, можем да ви пишем на служебен адрес. Намираме тези адреси в публични източници: търговски регистри като Companies House в Обединеното кралство и националните търговски регистри в държавите от ЕС, уебсайта на вашата организация и бизнес указатели. Пазим името ви, длъжността ви, ако е известна, организацията, служебния имейл адрес и кореспонденцията ни с вас.

Хора, които се свързват с нас

Вашето име, имейл адрес, съобщение и IP адрес (използван за предотвратяване на спам), а ако се абонирате за бюлетина ни, имейл адресът ви и запис на съгласието ви.

4. Защо ги използваме и нашето правно основание

• Договор: за да открием и поддържаме акаунта ви, да публикуваме паспортите ви, да ви фактурираме и да ви оказваме поддръжка.
• Законово задължение: да съхраняваме счетоводни и данъчни документи и да отговаряме на законни искания от органите.
• Легитимни интереси: да поддържаме услугата сигурна и да предотвратяваме измами и злоупотреби; да изпращаме служебни имейли; да разбираме как се използва услугата и да я подобряваме; да отчитаме партньорите за препоръчаните от тях клиенти и да им изплащаме комисиона; да се свързваме с фирми относно нашата услуга и да отговаряме на запитвания; и да установяваме или защитаваме правни претенции. Претеглили сме тези интереси спрямо вашите права. Можете да възразите по всяко време и ако възразите срещу директния маркетинг, винаги спираме.
• Съгласие: за аналитични и маркетингови бисквитки, бисквитката за партньорски препоръки и нашия бюлетин. Можете да оттеглите съгласието си по всяко време чрез „Настройки на бисквитките“ на всяка страница или връзката за отписване във всеки имейл.

Не вземаме решения за вас, основани единствено на автоматизирано обработване, които имат правни или подобно значими последици.

5. С кого ги споделяме

Използваме следните доставчици на услуги, всеки обвързан със споразумение за обработване на данни:

• DigitalOcean чрез нашия хостинг доставчик Cloudways: сървъри, бази данни и резервни копия, в Лондон, Обединено кралство.
• Cloudflare: мрежа, сигурност и доставка на съдържание. Обработва IP адреси и данни за заявки в глобалната си мрежа.
• Stripe: плащания и абонаменти (Европейски съюз, Обединено кралство и Съединени щати).
• Brevo (Sendinblue SAS): изпращане на нашите имейли и съхранение на пощенски списъци, във Франция.
• Microsoft (Microsoft 365): нашите пощенски кутии, където се пазят изпратените ни съобщения.
• Sentry (Functional Software, Inc.): наблюдение на грешки в своя регион за данни в ЕС (Германия). Настроен е да не събира IP адреси, бисквитки или потребителски данни.
• OpenAI: автоматичен превод на текста на публикуваните паспорти и четене на документите, които решите да импортирате в паспорт, в Съединените щати. Изпращат се само съдържанието на паспортите и тези документи, никога данни за акаунта. Съгласно условията на API на OpenAI данните, изпратени през нейния API, не се използват за обучение на моделите ѝ.
• Google: Google Analytics и Google Ads, само ако приемете тези бисквитки (САЩ).

Ако сте се регистрирали чрез връзка или код на партньор, този партньор вижда името на вашата организация, кога сте се регистрирали и вашия план, за да можем да му изплатим комисиона. Ако партньор управлява работното ви пространство вместо вас, той вижда това, до което му дадете достъп.

Споделяме данни и с професионални съветници и одитори, както и със съдилища, регулатори и други публични органи, когато законът го изисква. Не продаваме лични данни.

Името за фактуриране, адресът и ДДС номерът ви се предават на Stripe, за да се показват във фактурите ви. Когато добавите ДДС номер от ЕС, го изпращаме на услугата VIES на Европейската комисия, за да се провери дали е валиден. Ако изберете да влизате чрез Google или Microsoft, те ни съобщават кои сте съгласно собствените си политики за поверителност; ние не им съобщаваме нищо за начина, по който използвате нашата услуга.

Публикуваните паспорти са публични по замисъл: всеки с връзката или QR кода може да види информацията, която клиентът реши да публикува.

6. Международни предавания на данни

Сървърите ни са в Обединеното кралство. Европейската комисия е решила, че Обединеното кралство осигурява адекватна защита на личните данни (решение, подновено през декември 2025 г. и валидно до декември 2031 г.), така че данните могат да идват при нас от ЕС без допълнителни гаранции.

Когато доставчик, посочен по-горе, обработва данни в Съединените щати или друга държава без такова решение, разчитаме на стандартните договорни клаузи на Европейската комисия заедно с UK International Data Transfer Addendum или на сертифицирането на доставчика по Рамката за защита на данните ЕС-САЩ и нейното разширение за Обединеното кралство. Можете да поискате от нас копие на гаранциите.

7. Колко дълго пазим данните

• Данни за акаунта: докато акаунтът ви е отворен. Когато изтриете акаунта си, той се изтрива веднага, а копията в резервните ни копия се презаписват в рамките на 60 дни.
• Фактури и счетоводни документи: шест години след края на финансовата година, за която се отнасят, както изисква данъчното законодателство на Обединеното кралство.
• Статистика за прегледите на паспорти: докато акаунтът на компанията, публикувала паспорта, е отворен.
• Регистър на дейността: 90 дни.
• Доклади за грешки: отстранените грешки се изтриват от нашите системи след 90 дни, а Sentry пази докладите до 90 дни.
• Логове на уеб сървъра: изтриват се в рамките на 30 дни.
• Съобщения от формуляра за контакт: 24 месеца.
• Поискани от вас експорти на данни: изтриват се след 48 часа.
• Бюлетин: докато не се отпишете, а записът за съгласието ви се пази 12 месеца след това.
• Бизнес контакти: докато не ни помолите да спрем или 24 месеца след последния ни контакт. Пазим имейл адреса ви в списък за блокиране, за да не се свързваме отново с вас.
• Данни за партньори: докато трае партньорството и шест години след края му за данъчни документи и документи за комисиони.
• Заявки към доставчици, с отговорите и файловете, изпратени от доставчиците: докато съществува работното пространство, към което принадлежат, и се изтриват заедно с него.
• Регистрации на продукти и сервизни заявки: докато не изтриете регистрацията си от страницата на собственика, производителят не я премахне или работното пространство на производителя не бъде изтрито. Регистрация, която никога не е потвърдена, се изтрива след 30 дни, а данните на лице, поканено да поеме продукт, веднага щом прехвърлянето бъде прието, отменено или изтече.
• Подписаната история на публикуван паспорт: докато паспортът съществува. Всяка версия се съхранява така, както е публикувана, включително предишните стойности на полета, които по-късно са променени или премахнати. Тя се изтрива заедно с работното пространство, а ако лични данни трябва да бъдат премахнати от предишни версии, свържете се с нас и ние ще ги премахнем.
• Паспорти на батерии от изтрит акаунт (от 26 октомври 2026 г.): паспортът, регистрираните към него батерии и показаните в него документи остават онлайн толкова дълго, колкото Регламент (ЕС) 2023/1542 изисква паспортът на батерията да остане достъпен (член 78, буква д)). Те може да съдържат името и данните за контакт, които производителят е публикувал в паспорта. Нищо друго от акаунта не се запазва.

8. Вашите права

Съгласно UK GDPR и EU GDPR имате право:

• достъп до личните данни, които съхраняваме за вас;
• да поискате коригиране на неточни данни;
• да поискате заличаване на данните си, освен ако не сме длъжни по закон да ги пазим;
• да ограничите използването на данните си или да възразите срещу него, включително срещу директен маркетинг по всяко време;
• да получите данните си в структуриран, машинночетим формат (преносимост на данните);
• да оттеглите съгласието си по всяко време, когато разчитаме на съгласие;
• да подадете жалба до орган за защита на данните.

Влезлите потребители могат да експортират данните си и да изтрият акаунта си от настройките на акаунта. За всичко друго пишете на [email protected] или използвайте нашия формуляр за контакт. Отговаряме в рамките на един месец. Ако искането е сложно, може да ни отнеме до още два месеца и ще ви уведомим за това.

9. Жалби

Ако не сте доволни от начина, по който сме обработили личните ви данни, моля, първо ни уведомете чрез нашия формуляр за контакт (изберете „Искане или оплакване относно поверителността“) или по имейл на [email protected]. Потвърждаваме всяко оплакване в рамките на 30 дни (на практика веднага, с имейл с референтен номер), разглеждаме го и ви съобщаваме резултата без ненужно забавяне.

Можете също да подадете жалба до UK Information Commissioner’s Office. Ако сте в Европейския съюз, можете да подадете жалба до органа за защита на данните в държавата, в която живеете или работите, или където смятате, че е възникнал проблемът.

10. Бисквитки

Задължителните бисквитки са винаги включени. Аналитичните и маркетинговите бисквитки се задават само ако ги разрешите в банера за бисквитки, и можете да промените избора си по всяко време чрез „Настройки на бисквитките“ в долната част на всяка страница.

Таговете на Google работят в режим на съгласие (Consent Mode). Докато не приемете, те не задават и не четат бисквитки, въпреки че Google може да получава основни сигнали без бисквитки, например посетената страница. Страниците на паспортите задават само задължителни бисквитки и не зареждат тагове на Google.

11. Сигурност

Криптираме всички връзки, съхраняваме паролите само като еднопосочни хешове и криптираме фирмения номер, номера по ДДС и телефонния номер в потребителските акаунти. Налично е двуфакторно удостоверяване, работните пространства имат достъп по роли, значимите действия се записват, базите данни се архивират ежедневно, а Cloudflare защитава услугата от атаки. Ако възникне нарушение на сигурността на личните данни, което сме длъжни да докладваме, докладваме го на Information Commissioner’s Office в рамките на 72 часа и уведомяваме засегнатите лица, когато се изисква.

12. Промени в тази политика

Актуализираме тази политика, когато се промени начинът, по който обработваме лични данни. Датата в горната част показва текущата версия, а за съществени промени уведомяваме притежателите на акаунти по имейл или в приложението.