Política de privacidade

Esta política explica como a Passport Digital Limited trata dados pessoais quando utiliza o MyProductPassport em myproductpassport.co.uk ou myproductpassport.eu, vê um passaporte de produto que alojamos, trabalha connosco como parceiro ou quando o contactamos sobre o nosso serviço. Aplica-se ao abrigo do UK GDPR e do Data Protection Act 2018 e, para pessoas na União Europeia, ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE (RGPD).

1. Quem somos

• Passport Digital Limited, com a designação comercial MyProductPassport
• Registada em Inglaterra e no País de Gales, número de sociedade 17067449
• Sede: 124-128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom
• Registada no Information Commissioner’s Office: ZC108684
• Contacto de privacidade: [email protected] ou o nosso formulário de contacto

Não somos obrigados a designar um Encarregado da Proteção de Dados e não o fizemos. O nosso serviço destina-se a empresas e não se dirige a crianças.

2. Quando decidimos nós e quando decidem os nossos clientes

Para os dados de conta, faturação, website, parceiros e marketing, somos nós que decidimos como os dados são usados e somos o responsável pelo tratamento.

Para os dados pessoais que os nossos clientes colocam nos seus espaços de trabalho, como nomes de contactos em documentos, e para as estatísticas sobre as pessoas que veem os seus passaportes, o responsável pelo tratamento é o cliente. Tratamos esses dados em nome do cliente ao abrigo do nosso Acordo de Tratamento de Dados. Se a sua questão for sobre esses dados, contacte a empresa em causa; ajudá-la-emos a responder.

3. O que recolhemos

Clientes e os membros das suas equipas

Nome, endereço de email, palavra-passe (guardada apenas como hash unidirecional), nome da empresa e, se os indicar, número de registo, número de IVA e número de telefone. O seu plano, moeda de faturação e estado do pagamento: os dados do cartão são guardados pela Stripe, nunca por nós. Como nos encontrou, por exemplo uma campanha ou ligação de parceiro. As suas definições, o registo de atividade e as mensagens que nos envia.

Se os indicar para as suas faturas: o seu nome de faturação, morada e número de IVA. Se iniciar sessão com o Google ou a Microsoft, recebemos destes o seu nome, endereço de email e identificador de conta. Se a sua organização utilizar início de sessão único, recebemos o seu nome e endereço de email do respetivo fornecedor de identidade.

Visitantes do site

Se aceitar os cookies de análise e marketing, o Google Analytics e o Google Ads registam as páginas que visita e dados técnicos como o seu navegador e dispositivo. Se seguiu a ligação de um parceiro, registamos que parceiro o recomendou. Os nossos fornecedores de alojamento e segurança guardam registos de servidor e de segurança, que incluem endereços IP.

Pessoas que veem um passaporte de produto

Quando alguém abre um passaporte que alojamos, registamos a hora, o país (tal como identificado pelo nosso fornecedor de rede, a Cloudflare), o tipo de dispositivo, o navegador e o sistema operativo, a página que ligou a ele e um identificador codificado do visitante criado a partir do endereço IP com uma chave secreta. Não guardamos o próprio endereço IP. O fabricante que publicou o passaporte vê estes dados como estatísticas. Os passaportes usados como rótulos eletrónicos regulamentados, como rótulos de vinho, não registam nada.

Pessoas que registam um produto ou contactam o fabricante através de um passaporte

Alguns fabricantes permitem-lhe, a partir do passaporte de um produto, registá-lo, acionar uma garantia, pedir uma reparação, transferi-lo ou verificar que é autêntico. Guardamos então o que nos fornece: o seu nome e endereço de email e, se os acrescentar, o seu telefone, país, data e local de compra, número de série, mensagens e fotografias, e se aceitou receber notícias do fabricante, com o texto que viu. Numa verificação de autenticidade registamos o país e um identificador de visitante codificado, nunca o endereço IP.

Fazemo-lo por conta do fabricante, ao abrigo do nosso Acordo de Tratamento de Dados. O fabricante decide como os seus dados são usados e inclui uma ligação para o seu próprio aviso de privacidade em cada formulário e email, pelo que deve contactá-lo com as suas questões. Os nossos emails sobre o seu produto são enviados em nome do fabricante através da Brevo, e as suas respostas vão para o fabricante. Pode deixar de receber os emails de marketing do fabricante e apagar o seu registo por si próprio, a partir da sua página de proprietário.

Fornecedores a quem os nossos clientes pedem informações

Um cliente pode pedir a um fornecedor que preencha parte de um passaporte através de uma ligação privada. Nesse caso, guardamos o nome, o endereço de email e a empresa da pessoa de contacto do fornecedor, as respostas e os ficheiros que esta envia e o momento em que o pedido foi aberto. Fazemo-lo em nome do cliente ao abrigo do nosso Acordo de Tratamento de Dados: é o cliente que decide a quem pedir e o que utilizar.

Parceiros

Dados de contacto, o acordo de parceria, os dados bancários ou de pagamento que nos fornece e registos de referências e comissões.

Contactos comerciais

Se considerarmos que o nosso serviço é relevante para a sua organização, podemos enviar-lhe um email para um endereço profissional. Encontramos estes endereços em fontes públicas: registos comerciais como a Companies House no Reino Unido e os registos comerciais nacionais nos países da UE, o website da sua organização e diretórios empresariais. Guardamos o seu nome, cargo quando conhecido, organização, endereço de email profissional e a nossa correspondência consigo.

Pessoas que nos contactam

O seu nome, endereço de e-mail, mensagem e endereço IP (usado para evitar spam) e, se subscrever a nossa newsletter, o seu endereço de e-mail e um registo do seu consentimento.

4. Porque os usamos e a nossa base jurídica

• Contrato: para abrir e gerir a sua conta, publicar os seus passaportes, faturar e prestar-lhe suporte.
• Obrigação legal: manter registos contabilísticos e fiscais e responder a pedidos legítimos das autoridades.
• Interesses legítimos: manter o serviço seguro e prevenir fraude e abuso; enviar emails de serviço; perceber como o serviço é usado e melhorá-lo; creditar os parceiros pelos clientes que recomendam e pagar a sua comissão; contactar empresas sobre o nosso serviço e dar seguimento a pedidos; e estabelecer ou defender direitos em processos judiciais. Ponderámos estes interesses face aos seus direitos. Pode opor-se a qualquer momento e, se se opuser ao marketing direto, paramos sempre.
• Consentimento: para cookies de análise e marketing, o cookie de referência de parceiros e a nossa newsletter. Pode retirar o consentimento a qualquer momento através de "Definições de cookies" em qualquer página ou da ligação para cancelar a subscrição em qualquer email.

Não tomamos decisões sobre si baseadas exclusivamente em tratamento automatizado que produzam efeitos jurídicos ou efeitos igualmente significativos.

5. Com quem os partilhamos

Recorremos a estes prestadores de serviços, cada um vinculado por um acordo de tratamento de dados:

• DigitalOcean, através do nosso fornecedor de alojamento Cloudways: servidores, bases de dados e cópias de segurança, em Londres, Reino Unido.
• Cloudflare: rede, segurança e entrega de conteúdos. Trata endereços IP e dados de pedidos na sua rede global.
• Stripe: pagamentos e subscrições (União Europeia, Reino Unido e Estados Unidos).
• Brevo (Sendinblue SAS): envio dos nossos emails e armazenamento de listas de correio, em França.
• Microsoft (Microsoft 365): as nossas caixas de correio, onde são guardadas as mensagens que nos envia.
• Sentry (Functional Software, Inc.): monitorização de erros na sua região de dados da UE (Alemanha). Está configurado para não recolher endereços IP, cookies ou dados de utilizadores.
• OpenAI: tradução automática do texto dos passaportes publicados, e leitura dos documentos que escolhe importar para um passaporte, nos Estados Unidos. Só são enviados o conteúdo dos passaportes e esses documentos, nunca dados da conta. Segundo os termos da API da OpenAI, os dados enviados através da sua API não são usados para treinar os seus modelos.
• Google: Google Analytics e Google Ads, apenas se aceitar esses cookies (Estados Unidos).

Se se registou através da ligação ou do código de um parceiro, esse parceiro vê o nome da sua organização, quando se registou e o seu plano, para podermos pagar-lhe a comissão. Se um parceiro gerir o seu espaço de trabalho por si, vê aquilo a que lhe der acesso.

Também partilhamos dados com consultores profissionais e auditores, e com tribunais, reguladores e outras autoridades públicas quando a lei o exige. Não vendemos dados pessoais.

O seu nome de faturação, morada e número de IVA são enviados à Stripe para que constem das suas faturas. Quando adiciona um número de IVA da UE, enviamo-lo ao serviço VIES da Comissão Europeia para verificar se é válido. Se optar por iniciar sessão com o Google ou a Microsoft, estes indicam-nos quem é, ao abrigo das suas próprias políticas de privacidade; não lhes comunicamos nada sobre a forma como utiliza o nosso serviço.

Os passaportes publicados são públicos por natureza: qualquer pessoa com a ligação ou o código QR pode ver a informação que o cliente escolhe publicar.

6. Transferências internacionais

Os nossos servidores estão no Reino Unido. A Comissão Europeia decidiu que o Reino Unido protege adequadamente os dados pessoais (decisão renovada em dezembro de 2025 e válida até dezembro de 2031), pelo que os dados podem vir da UE para nós sem garantias adicionais.

Quando um prestador indicado acima trata dados nos Estados Unidos ou noutro país sem tal decisão, recorremos às cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia juntamente com o UK International Data Transfer Addendum, ou à certificação do prestador ao abrigo do Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA e da sua Extensão para o Reino Unido. Pode pedir-nos uma cópia das garantias.

7. Durante quanto tempo guardamos os dados

• Dados da conta: enquanto a sua conta estiver aberta. Quando elimina a conta, esta é eliminada de imediato e as cópias nas nossas cópias de segurança são substituídas no prazo de 60 dias.
• Faturas e registos de faturação: seis anos após o fim do exercício financeiro a que dizem respeito, como exige a legislação fiscal do Reino Unido.
• Estatísticas de visualização dos passaportes: enquanto a conta da empresa que publicou o passaporte estiver aberta.
• Registo de atividade: 90 dias.
• Relatórios de erros: os erros resolvidos são eliminados dos nossos sistemas após 90 dias, e o Sentry guarda os relatórios até 90 dias.
• Registos do servidor web: eliminados no prazo de 30 dias.
• Mensagens do formulário de contacto: 24 meses.
• Exportações de dados que pedir: eliminadas após 48 horas.
• Newsletter: até cancelar a subscrição, e o registo do seu consentimento durante 12 meses depois disso.
• Contactos comerciais: até nos pedir que paremos, ou 24 meses após o nosso último contacto. Mantemos o seu endereço de email numa lista de supressão para não voltarmos a contactá-lo.
• Registos de parceiros: durante a parceria, e seis anos após o seu fim para registos fiscais e de comissões.
• Pedidos a fornecedores, com as respostas e os ficheiros que os fornecedores enviam: enquanto existir o espaço de trabalho a que pertencem, sendo eliminados com ele.
• Registos de produtos e pedidos de assistência: até apagar o seu registo a partir da sua página de proprietário, o fabricante o remover ou o espaço de trabalho do fabricante ser eliminado. Um registo nunca confirmado é apagado após 30 dias, e os dados de alguém convidado a ficar com um produto assim que a transferência é aceite, cancelada ou expira.
• O histórico assinado de um passaporte publicado: enquanto o passaporte existir. Cada versão é conservada tal como foi publicada, incluindo valores anteriores de campos posteriormente alterados ou removidos. É eliminado com o espaço de trabalho e, se for necessário remover dados pessoais de versões anteriores, contacte-nos e procederemos a essa remoção.
• Passaportes de baterias de uma conta eliminada (a partir de 26 de outubro de 2026): o passaporte, as baterias nele registadas e os documentos que apresenta permanecem online durante o tempo em que o Regulamento (UE) 2023/1542 exigir que o passaporte de uma bateria permaneça disponível (artigo 78.º, alínea e)). Podem incluir o nome e os contactos que o fabricante publicou no passaporte. Nada mais da conta é conservado.

8. Os seus direitos

Ao abrigo do UK GDPR e do RGPD da UE tem o direito de:

• aceder aos dados pessoais que temos sobre si;
• obter a retificação de dados inexatos;
• obter o apagamento dos seus dados, salvo se tivermos de os conservar por lei;
• limitar a nossa utilização dos seus dados ou opor-se a ela, incluindo ao marketing direto a qualquer momento;
• receber os seus dados num formato estruturado e legível por máquina (portabilidade dos dados);
• retirar o consentimento a qualquer momento, quando nos baseamos no consentimento;
• apresentar queixa a uma autoridade de proteção de dados.

Os utilizadores com sessão iniciada podem exportar os seus dados e eliminar a conta nas definições da conta. Para qualquer outra questão, escreva para [email protected] ou utilize o nosso formulário de contacto. Respondemos no prazo de um mês. Se um pedido for complexo, podemos precisar de até mais dois meses e informá-lo-emos disso.

9. Reclamações

Se não estiver satisfeito com a forma como tratámos os seus dados pessoais, diga-nos primeiro, através do nosso formulário de contacto (escolha "Pedido ou reclamação de privacidade") ou por email para [email protected]. Confirmamos a receção de cada reclamação no prazo de 30 dias (na prática de imediato, por email com um número de referência), analisamo-la e comunicamos-lhe o resultado sem demora injustificada.

Pode também apresentar reclamação ao UK Information Commissioner’s Office. Se estiver na União Europeia, pode reclamar junto da autoridade de proteção de dados do país onde vive ou trabalha, ou onde considera que o problema ocorreu.

10. Cookies

Os cookies essenciais estão sempre ativos. Os cookies de análise e marketing só são definidos se os permitir no nosso banner de cookies, e pode alterar a sua escolha a qualquer momento em "Definições de cookies" no fundo de qualquer página.

As tags da Google funcionam em Consent Mode. Até aceitar, não definem nem leem cookies, embora a Google possa receber sinais básicos sem cookies, como a página visitada. As páginas de passaporte definem apenas cookies essenciais e não carregam tags da Google.

11. Segurança

Encriptamos todas as ligações, guardamos as palavras-passe apenas como hashes unidirecionais e encriptamos o número de empresa, o número de IVA e o número de telefone guardados nas contas de utilizador. Está disponível a autenticação de dois fatores, os espaços de trabalho têm acesso baseado em funções, as ações significativas são registadas, as bases de dados têm cópia de segurança diária e a Cloudflare protege o serviço contra ataques. Se ocorrer uma violação de dados pessoais que tenhamos de comunicar, comunicamo-la ao Information Commissioner’s Office no prazo de 72 horas e informamos as pessoas afetadas quando exigido.

12. Alterações a esta política

Atualizamos esta política quando muda a forma como tratamos dados pessoais. A data no topo indica a versão atual, e informamos os titulares de contas sobre alterações relevantes por e-mail ou na aplicação.