Politica de confidențialitate

Această politică explică modul în care Passport Digital Limited gestionează datele cu caracter personal atunci când utilizați MyProductPassport pe myproductpassport.co.uk sau myproductpassport.eu, vizualizați un pașaport de produs găzduit de noi, colaborați cu noi ca partener sau când vă contactăm despre serviciul nostru. Se aplică în temeiul UK GDPR și al Data Protection Act 2018 și, pentru persoanele din Uniunea Europeană, în temeiul Regulamentului general privind protecția datelor al UE (GDPR).

1. Cine suntem

• Passport Digital Limited, care operează sub denumirea MyProductPassport
• Înregistrată în Anglia și Țara Galilor, număr de înregistrare 17067449
• Sediu social: 124-128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom
• Înregistrată la Information Commissioner’s Office: ZC108684
• Contact pentru confidențialitate: [email protected] sau formular de contact

Nu suntem obligați să numim un responsabil cu protecția datelor și nu am făcut-o. Serviciul nostru este pentru companii și nu se adresează copiilor.

2. Când decidem noi și când decid clienții noștri

Pentru datele de cont, facturare, site, parteneri și marketing, noi decidem cum sunt folosite datele și suntem operatorul.

Pentru datele cu caracter personal pe care clienții noștri le introduc în spațiile lor de lucru, precum numele persoanelor de contact din documente, și pentru statisticile despre persoanele care le vizualizează pașapoartele, operatorul este clientul. Prelucrăm aceste date în numele clientului conform Acord de prelucrare a datelor. Dacă întrebarea dvs. se referă la astfel de date, contactați compania respectivă; o vom ajuta să răspundă.

3. Ce colectăm

Clienți și membrii echipelor lor

Nume, adresă de e-mail, parolă (stocată doar ca hash unidirecțional), numele companiei și, dacă le furnizați, numărul de înregistrare, codul de TVA și numărul de telefon. Planul dvs., moneda de facturare și starea plății: datele cardului sunt păstrate de Stripe, niciodată de noi. Cum ne-ați găsit, de exemplu o campanie sau un link de partener. Setările dvs., jurnalul de activitate și mesajele pe care ni le trimiteți.

Dacă le adăugați pentru facturile dvs.: numele de facturare, adresa și codul de TVA. Dacă vă conectați cu Google sau Microsoft, primim de la aceștia numele, adresa de e-mail și identificatorul contului dvs. Dacă organizația dvs. folosește autentificarea unică, primim numele și adresa dvs. de e-mail de la furnizorul său de identitate.

Vizitatorii site-ului

Dacă acceptați cookie-urile de analiză și marketing, Google Analytics și Google Ads înregistrează paginile vizitate și detalii tehnice precum browserul și dispozitivul. Dacă ați urmat linkul unui partener, înregistrăm ce partener v-a recomandat. Furnizorii noștri de găzduire și securitate păstrează jurnale de server și de securitate, care includ adrese IP.

Persoane care vizualizează un pașaport de produs

Când cineva deschide un pașaport găzduit de noi, înregistrăm ora, țara (așa cum este identificată de furnizorul nostru de rețea, Cloudflare), tipul dispozitivului, browserul și sistemul de operare, pagina care a trimis către el și un identificator codificat al vizitatorului creat din adresa IP cu o cheie secretă. Nu stocăm adresa IP propriu-zisă. Producătorul care a publicat pașaportul vede acestea ca statistici. Pașapoartele folosite ca etichete electronice reglementate, cum ar fi etichetele de vin, nu înregistrează nimic.

Persoanele care înregistrează un produs sau contactează producătorul printr-un pașaport

Unii producători vă permit, din pașaportul unui produs, să îl înregistrați, să solicitați garanția, să cereți o reparație, să îl transferați sau să verificați că este autentic. Păstrăm atunci ce ne furnizați: numele și adresa de e-mail și, dacă le adăugați, telefonul, țara, data și locul cumpărării, numărul de serie, mesajele și fotografiile, precum și dacă ați acceptat să primiți vești de la producător, cu textul pe care l-ați văzut. La o verificare de autenticitate înregistrăm țara și un identificator codificat al vizitatorului, niciodată adresa IP.

Facem acest lucru în numele producătorului, în baza Acordului nostru de prelucrare a datelor. Producătorul decide cum vă sunt folosite datele și include un link către propria notă de confidențialitate în fiecare formular și e-mail, așa că adresați-i întrebările. E-mailurile noastre despre produsul dvs. sunt trimise în numele producătorului prin Brevo, iar răspunsurile dvs. ajung la producător. Puteți renunța singur la e-mailurile de marketing ale producătorului și vă puteți șterge înregistrarea din pagina de proprietar.

Furnizorii cărora clienții noștri le solicită informații

Un client poate solicita unui furnizor să completeze o parte dintr-un pașaport printr-un link privat. În acest caz, deținem numele, adresa de e-mail și compania persoanei de contact a furnizorului, răspunsurile și fișierele pe care le trimite și momentul în care a fost deschisă solicitarea. Facem acest lucru în numele clientului, în temeiul Acordului nostru de prelucrare a datelor: clientul decide pe cine să întrebe și ce să folosească.

Parteneri

Datele de contact, acordul de parteneriat, datele bancare sau de plată pe care ni le furnizați și evidența recomandărilor și comisioanelor.

Contacte de afaceri

Dacă considerăm că serviciul nostru este relevant pentru organizația dvs., vă putem trimite un e-mail la o adresă de serviciu. Găsim aceste adrese în surse publice: registre ale companiilor precum Companies House din Regatul Unit și registrele comerțului din țările UE, site-ul organizației dvs. și directoare de afaceri. Păstrăm numele dvs., funcția dacă este cunoscută, organizația, adresa de e-mail de serviciu și corespondența noastră cu dvs.

Persoane care ne contactează

Numele, adresa de e-mail, mesajul și adresa IP (folosită pentru prevenirea spamului) și, dacă vă abonați la newsletter, adresa de e-mail și o evidență a consimțământului dvs.

4. De ce le folosim și temeiul nostru juridic

• Contract: pentru a vă deschide și administra contul, a vă publica pașapoartele, a vă factura și a vă oferi asistență.
• Obligație legală: să păstrăm evidențele contabile și fiscale și să răspundem solicitărilor legale ale autorităților.
• Interese legitime: să menținem serviciul sigur și să prevenim frauda și abuzul; să trimitem e-mailuri de serviciu; să înțelegem cum este folosit serviciul și să îl îmbunătățim; să atribuim partenerilor clienții recomandați și să le plătim comisionul; să contactăm companii despre serviciul nostru și să dăm curs solicitărilor; și să constatăm, exercităm sau apărăm drepturi în justiție. Am cântărit aceste interese în raport cu drepturile dvs. Vă puteți opune oricând, iar dacă vă opuneți marketingului direct, ne oprim întotdeauna.
• Consimțământ: pentru cookie-urile de analiză și marketing, cookie-ul de recomandare al partenerilor și newsletterul nostru. Vă puteți retrage consimțământul oricând prin „Setări cookie-uri” de pe orice pagină sau prin linkul de dezabonare din orice e-mail.

Nu luăm decizii cu privire la dvs. bazate exclusiv pe prelucrare automată care produc efecte juridice sau efecte la fel de semnificative.

5. Cu cine le partajăm

Folosim acești furnizori de servicii, fiecare obligat printr-un acord de prelucrare a datelor:

• DigitalOcean, prin furnizorul nostru de găzduire Cloudways: servere, baze de date și copii de rezervă, la Londra, Regatul Unit.
• Cloudflare: rețea, securitate și livrare de conținut. Gestionează adrese IP și date ale cererilor în rețeaua sa globală.
• Stripe: plăți și abonamente (Uniunea Europeană, Regatul Unit și Statele Unite).
• Brevo (Sendinblue SAS): trimiterea e-mailurilor noastre și păstrarea listelor de corespondență, în Franța.
• Microsoft (Microsoft 365): căsuțele noastre de e-mail, unde sunt păstrate mesajele trimise nouă.
• Sentry (Functional Software, Inc.): monitorizarea erorilor în regiunea sa de date din UE (Germania). Este configurat să nu colecteze adrese IP, cookie-uri sau date despre utilizatori.
• OpenAI: traducerea automată a textului pașapoartelor publicate și citirea documentelor pe care alegeți să le importați într-un pașaport, în Statele Unite. Se trimit doar conținutul pașapoartelor și aceste documente, niciodată datele contului. Conform termenilor API OpenAI, datele trimise prin API-ul său nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor sale.
• Google: Google Analytics și Google Ads, doar dacă acceptați aceste cookie-uri (Statele Unite).

Dacă v-ați înscris prin linkul sau codul unui partener, acel partener vede numele organizației dvs., când v-ați înregistrat și planul dvs., ca să îi putem plăti comisionul. Dacă un partener vă administrează spațiul de lucru, vede ceea ce îi dați acces să vadă.

Partajăm date și cu consultanți profesioniști și auditori, precum și cu instanțe, autorități de reglementare și alte autorități publice când legea o impune. Nu vindem date cu caracter personal.

Numele de facturare, adresa și codul dvs. de TVA sunt transmise către Stripe pentru a apărea pe facturile dvs. Atunci când adăugați un cod de TVA din UE, îl transmitem serviciului VIES al Comisiei Europene pentru a verifica dacă este valid. Dacă alegeți să vă conectați cu Google sau Microsoft, aceștia ne comunică cine sunteți, în temeiul propriilor politici de confidențialitate; nu le comunicăm nimic despre modul în care folosiți serviciul nostru.

Pașapoartele publicate sunt publice prin definiție: oricine are linkul sau codul QR poate vedea informațiile pe care clientul alege să le publice.

6. Transferuri internaționale

Serverele noastre sunt în Regatul Unit. Comisia Europeană a decis că Regatul Unit protejează adecvat datele cu caracter personal (decizie reînnoită în decembrie 2025 și valabilă până în decembrie 2031), astfel încât datele pot ajunge la noi din UE fără garanții suplimentare.

Acolo unde un furnizor de mai sus prelucrează date în Statele Unite sau în altă țară fără o astfel de decizie, ne bazăm pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene împreună cu UK International Data Transfer Addendum sau pe certificarea furnizorului în cadrul EU-US Data Privacy Framework și al extinderii acestuia pentru Regatul Unit. Ne puteți cere o copie a garanțiilor.

7. Cât timp păstrăm datele

• Datele contului: cât timp contul dvs. este deschis. Când vă ștergeți contul, acesta este șters imediat, iar copiile din copiile noastre de rezervă sunt suprascrise în 60 de zile.
• Facturi și evidențe de facturare: șase ani după încheierea exercițiului financiar la care se referă, conform legislației fiscale din Regatul Unit.
• Statistici de vizualizare a pașapoartelor: cât timp contul companiei care a publicat pașaportul este deschis.
• Jurnal de activitate: 90 de zile.
• Rapoarte de erori: erorile rezolvate sunt șterse din sistemele noastre după 90 de zile, iar Sentry păstrează rapoartele până la 90 de zile.
• Jurnalele serverului web: șterse în 30 de zile.
• Mesaje din formularul de contact: 24 de luni.
• Exporturile de date pe care le solicitați: șterse după 48 de ore.
• Newsletter: până vă dezabonați, iar evidența consimțământului dvs. încă 12 luni după aceea.
• Contacte de afaceri: până ne cereți să ne oprim sau 24 de luni după ultimul nostru contact. Păstrăm adresa dvs. de e-mail pe o listă de suprimare pentru a nu vă mai contacta.
• Evidențe ale partenerilor: pe durata parteneriatului și șase ani după încheierea acestuia, pentru evidențele fiscale și de comisioane.
• Solicitările către furnizori, împreună cu răspunsurile și fișierele trimise de furnizori: cât timp există spațiul de lucru căruia îi aparțin și sunt șterse odată cu acesta.
• Înregistrări de produse și solicitări de service: până când vă ștergeți înregistrarea din pagina de proprietar, producătorul o elimină sau spațiul de lucru al producătorului este șters. O înregistrare niciodată confirmată este ștearsă după 30 de zile, iar datele unei persoane invitate să preia un produs imediat ce transferul este acceptat, anulat sau expiră.
• Istoricul semnat al unui pașaport publicat: cât timp există pașaportul. Fiecare versiune este păstrată așa cum a fost publicată, inclusiv valorile anterioare ale câmpurilor modificate sau eliminate ulterior. Este șters odată cu spațiul de lucru, iar dacă datele cu caracter personal trebuie eliminate din versiunile anterioare, contactați-ne și le vom elimina.
• Pașapoartele bateriilor unui cont șters (de la 26 octombrie 2026): pașaportul, bateriile înregistrate în el și documentele pe care le afișează rămân online atât timp cât Regulamentul (UE) 2023/1542 impune ca pașaportul unei baterii să rămână disponibil (articolul 78 litera (e)). Acestea pot include numele și datele de contact publicate de producător în pașaport. Nimic altceva din cont nu se păstrează.

8. Drepturile dvs.

Conform UK GDPR și GDPR UE aveți dreptul:

• să accesați datele cu caracter personal pe care le deținem despre dvs.;
• să obțineți corectarea datelor inexacte;
• să obțineți ștergerea datelor, cu excepția cazului în care trebuie să le păstrăm conform legii;
• să restricționați utilizarea datelor dvs. sau să vă opuneți acesteia, inclusiv marketingului direct, oricând;
• să primiți datele într-un format structurat, care poate fi citit automat (portabilitatea datelor);
• să vă retrageți consimțământul oricând, atunci când ne bazăm pe consimțământ;
• să depuneți o plângere la o autoritate pentru protecția datelor.

Utilizatorii conectați își pot exporta datele și își pot șterge contul din setările contului. Pentru orice altceva, scrieți la [email protected] sau folosiți formular de contact. Răspundem în termen de o lună. Dacă o solicitare este complexă, putem avea nevoie de încă cel mult două luni și vă vom anunța în acest caz.

9. Reclamații

Dacă nu sunteți mulțumit de modul în care v-am tratat datele cu caracter personal, spuneți-ne mai întâi, prin formular de contact (alegeți „Cerere sau plângere privind confidențialitatea”) sau pe e-mail la [email protected]. Confirmăm fiecare plângere în 30 de zile (în practică imediat, prin e-mail cu un număr de referință), o analizăm și vă comunicăm rezultatul fără întârzieri nejustificate.

Puteți depune și o plângere la UK Information Commissioner’s Office. Dacă vă aflați în Uniunea Europeană, puteți depune plângere la autoritatea de protecție a datelor din țara în care locuiți sau lucrați, ori unde credeți că a apărut problema.

10. Cookie-uri

Cookie-urile esențiale sunt mereu active. Cookie-urile de analiză și marketing sunt setate doar dacă le permiteți în bannerul de cookie-uri, iar alegerea o puteți modifica oricând din „Setări cookie-uri” din partea de jos a oricărei pagini.

Etichetele Google rulează în Consent Mode. Până nu acceptați, nu setează și nu citesc cookie-uri, deși Google poate primi totuși semnale de bază fără cookie-uri, precum pagina vizitată. Paginile de pașaport setează doar cookie-uri esențiale și nu încarcă etichete Google.

11. Securitate

Criptăm toate conexiunile, stocăm parolele doar ca hash-uri unidirecționale și criptăm numărul de înregistrare al companiei, codul de TVA și numărul de telefon din conturile utilizatorilor. Este disponibilă autentificarea în doi pași, spațiile de lucru au acces pe roluri, acțiunile semnificative sunt înregistrate, bazele de date au copii de rezervă zilnice, iar Cloudflare protejează serviciul împotriva atacurilor. Dacă are loc o încălcare a securității datelor cu caracter personal pe care trebuie să o raportăm, o raportăm Information Commissioner’s Office în 72 de ore și informăm persoanele afectate atunci când este necesar.

12. Modificări ale acestei politici

Actualizăm această politică atunci când se schimbă modul în care gestionăm datele cu caracter personal. Data din partea de sus arată versiunea curentă, iar despre modificările importante informăm titularii de conturi prin e-mail sau în aplicație.