Integritetspolicy

Denna policy förklarar hur Passport Digital Limited hanterar personuppgifter när du använder MyProductPassport på myproductpassport.co.uk eller myproductpassport.eu, visar ett produktpass som vi är värd för, arbetar med oss som partner eller när vi kontaktar dig om vår tjänst. Den gäller enligt UK GDPR och Data Protection Act 2018 och, för personer i Europeiska unionen, enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

1. Vilka vi är

• Passport Digital Limited, verksamt under namnet MyProductPassport
• Registrerat i England och Wales, bolagsnummer 17067449
• Säte: 124-128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom
• Registrerat hos Information Commissioner’s Office: ZC108684
• Kontakt i integritetsfrågor: [email protected] eller vårt kontaktformulär

Vi är inte skyldiga att utse ett dataskyddsombud och har inte gjort det. Vår tjänst är för företag och riktar sig inte till barn.

2. När vi bestämmer, och när våra kunder bestämmer

För konto-, fakturerings-, webbplats-, partner- och marknadsföringsdata bestämmer vi hur uppgifterna används och är personuppgiftsansvariga.

För personuppgifter som våra kunder lägger in i sina arbetsytor, till exempel kontaktnamn i dokument, och för statistiken om personer som tittar på deras pass, är kunden personuppgiftsansvarig. Vi behandlar dessa uppgifter för kundens räkning enligt vårt Personuppgiftsbiträdesavtal. Gäller din fråga sådana uppgifter, kontakta det berörda företaget; vi hjälper dem att svara.

3. Vad vi samlar in

Kunder och deras teammedlemmar

Namn, e-postadress, lösenord (sparas endast som envägshash), företagsnamn och, om du anger dem, organisationsnummer, momsregistreringsnummer och telefonnummer. Din plan, faktureringsvaluta och betalningsstatus: kortuppgifter lagras av Stripe, aldrig av oss. Hur du hittade oss, till exempel en kampanj eller partnerlänk. Dina inställningar, din aktivitetslogg och de meddelanden du skickar oss.

Om du lägger till dem för dina fakturor: ditt faktureringsnamn, din adress och ditt momsregistreringsnummer. Om du loggar in med Google eller Microsoft får vi ditt namn, din e-postadress och din kontoidentifierare från dem. Om din organisation använder enkel inloggning får vi ditt namn och din e-postadress från dess identitetsleverantör.

Besökare på webbplatsen

Om du godkänner analys- och marknadsföringscookies registrerar Google Analytics och Google Ads de sidor du besöker och tekniska uppgifter som din webbläsare och enhet. Om du följde en partners länk registrerar vi vilken partner som hänvisade dig. Våra hosting- och säkerhetsleverantörer sparar server- och säkerhetsloggar, som innehåller IP-adresser.

Personer som tittar på ett produktpass

När någon öppnar ett pass vi är värd för registrerar vi tiden, landet (så som vår nätverksleverantör Cloudflare identifierar det), enhetstyp, webbläsare och operativsystem, sidan som länkade dit och en kodad besöksidentifierare skapad från IP-adressen med en hemlig nyckel. Vi lagrar inte själva IP-adressen. Tillverkaren som publicerade passet ser detta som statistik. Pass som används som reglerade e-etiketter, till exempel vinetiketter, registrerar ingenting.

Personer som registrerar en produkt eller kontaktar tillverkaren via ett pass

Vissa tillverkare låter dig registrera en produkt, göra ett garantianspråk, be om en reparation, lämna en produkt vidare eller kontrollera att den är äkta från dess pass. Vi lagrar då det du uppger: ditt namn och din e-postadress och, om du lägger till dem, telefonnummer, land, datum och plats för köpet, serienummer, meddelanden och foton, och om du har samtyckt till att höra från tillverkaren, med den formulering du såg. Vid en äkthetskontroll registrerar vi land och en kodad besöksidentifierare, aldrig IP-adressen.

Vi gör detta åt tillverkaren, enligt vårt personuppgiftsbiträdesavtal. Tillverkaren bestämmer hur dina uppgifter används och länkar sin egen integritetspolicy i varje formulär och mejl, så vänd dig till tillverkaren med frågor. Våra mejl om din produkt skickas i tillverkarens namn via Brevo, och dina svar går till tillverkaren. Du kan själv avsluta prenumerationen på tillverkarens marknadsföringsmejl och radera din registrering, från din ägarsida.

Leverantörer som våra kunder ber om information

En kund kan be en leverantör att fylla i en del av ett pass via en privat länk. Vi har då leverantörskontaktens namn, e-postadress och företag, de svar och filer som kontakten skickar samt när förfrågan öppnades. Vi gör detta för kundens räkning enligt vårt personuppgiftsbiträdesavtal: kunden bestämmer vem som ska tillfrågas och vad som ska användas.

Partner

Kontaktuppgifter, partneravtalet, de bank- eller utbetalningsuppgifter du ger oss samt uppgifter om hänvisningar och provision.

Affärskontakter

Om vi tror att vår tjänst är relevant för din organisation kan vi mejla dig på en jobbadress. Vi hittar dessa adresser i offentliga källor: företagsregister som Companies House i Storbritannien och nationella företagsregister i EU-länder, din organisations webbplats och företagskataloger. Vi sparar ditt namn, din befattning om den är känd, organisation, e-postadress i tjänsten och vår korrespondens med dig.

Personer som kontaktar oss

Ditt namn, din e-postadress, ditt meddelande och din IP-adress (används för att förhindra skräppost) och, om du prenumererar på vårt nyhetsbrev, din e-postadress och en registrering av ditt samtycke.

4. Varför vi använder dem, och vår rättsliga grund

• Avtal: för att öppna och driva ditt konto, publicera dina pass, fakturera dig och ge dig support.
• Rättslig förpliktelse: att föra bokförings- och skatteunderlag och svara på lagliga begäranden från myndigheter.
• Berättigade intressen: att hålla tjänsten säker och förebygga bedrägeri och missbruk; att skicka tjänstemejl; att förstå hur tjänsten används och förbättra den; att tillgodoräkna partner de kunder de hänvisar och betala deras provision; att kontakta företag om vår tjänst och följa upp förfrågningar; samt att fastställa eller försvara rättsliga anspråk. Vi har vägt dessa intressen mot dina rättigheter. Du kan invända när som helst, och om du invänder mot direktmarknadsföring slutar vi alltid.
• Samtycke: för analys- och marknadsföringscookies, partnerhänvisningscookien och vårt nyhetsbrev. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke via "Cookieinställningar" på valfri sida eller avregistreringslänken i valfritt mejl.

Vi fattar inga beslut om dig som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga eller liknande betydande följder.

5. Vilka vi delar dem med

Vi använder dessa tjänsteleverantörer, som var och en är bunden av ett personuppgiftsbiträdesavtal:

• DigitalOcean via vår hostingleverantör Cloudways: servrar, databaser och säkerhetskopior i London, Storbritannien.
• Cloudflare: nätverk, säkerhet och innehållsleverans. Hanterar IP-adresser och förfrågningsdata i sitt globala nätverk.
• Stripe: betalningar och prenumerationer (Europeiska unionen, Storbritannien och USA).
• Brevo (Sendinblue SAS): skickar våra e-postmeddelanden och lagrar utskickslistor, i Frankrike.
• Microsoft (Microsoft 365): våra inkorgar, där meddelanden som skickas till oss sparas.
• Sentry (Functional Software, Inc.): felövervakning i sin EU-dataregion (Tyskland). Den är inställd på att inte samla in IP-adresser, cookies eller användaruppgifter.
• OpenAI: automatisk översättning av publicerad passtext och läsning av de dokument du väljer att importera till ett pass, i USA. Bara passinnehåll och de dokumenten skickas, aldrig kontouppgifter. Enligt API-villkoren från OpenAI används data som skickas via deras API inte för att träna dess modeller.
• Google: Google Analytics och Google Ads, bara om du godkänner dessa cookies (USA).

Om du registrerade dig via en partners länk eller kod ser den partnern din organisations namn, när du registrerade dig och din plan, så att vi kan betala ut provision. Om en partner hanterar din arbetsyta åt dig ser den det du ger den åtkomst till.

Vi delar också data med professionella rådgivare och revisorer samt med domstolar, tillsynsmyndigheter och andra offentliga myndigheter när lagen kräver det. Vi säljer inte personuppgifter.

Ditt faktureringsnamn, din adress och ditt momsregistreringsnummer skickas till Stripe så att de visas på dina fakturor. När du lägger till ett momsregistreringsnummer från EU skickar vi det till Europeiska kommissionens VIES-tjänst för att kontrollera att det är giltigt. Om du väljer att logga in med Google eller Microsoft talar de om för oss vem du är enligt sina egna integritetspolicyer; vi berättar ingenting för dem om hur du använder vår tjänst.

Publicerade pass är offentliga till sin natur: alla med länken eller QR-koden kan se den information som en kund väljer att publicera.

6. Internationella överföringar

Våra servrar finns i Storbritannien. Europeiska kommissionen har beslutat att Storbritannien skyddar personuppgifter på en adekvat nivå (ett beslut som förnyades i december 2025 och gäller till december 2031), så uppgifter kan föras till oss från EU utan ytterligare skyddsåtgärder.

Där en leverantör ovan behandlar data i USA eller ett annat land utan ett sådant beslut förlitar vi oss på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler tillsammans med UK International Data Transfer Addendum, eller på leverantörens certifiering enligt EU-US Data Privacy Framework och dess brittiska tillägg. Du kan be oss om en kopia av skyddsåtgärderna.

7. Hur länge vi sparar data

• Kontodata: så länge ditt konto är öppet. När du raderar ditt konto raderas det direkt, och kopior i våra säkerhetskopior skrivs över inom 60 dagar.
• Fakturor och faktureringsunderlag: sex år efter utgången av det räkenskapsår de avser, enligt brittisk skattelag.
• Statistik över passvisningar: så länge kontot för företaget som publicerade passet är öppet.
• Aktivitetslogg: 90 dagar.
• Felrapporter: lösta fel raderas från våra system efter 90 dagar, och Sentry sparar rapporter i upp till 90 dagar.
• Webbserverloggar: raderas inom 30 dagar.
• Meddelanden via kontaktformuläret: 24 månader.
• Dataexporter du begär: raderas efter 48 timmar.
• Nyhetsbrev: tills du avregistrerar dig, och registreringen av ditt samtycke i 12 månader därefter.
• Affärskontakter: tills du ber oss sluta, eller 24 månader efter vår senaste kontakt. Vi sparar din e-postadress på en spärrlista så att vi inte kontaktar dig igen.
• Partneruppgifter: under partnerskapet, och sex år efter att det upphört för skatte- och provisionsunderlag.
• Leverantörsförfrågningar, med de svar och filer som leverantörer skickar: så länge den arbetsyta de tillhör finns, och raderas tillsammans med den.
• Produktregistreringar och serviceärenden: tills du raderar din registrering från din ägarsida, tillverkaren tar bort den eller tillverkarens arbetsyta raderas. En registrering som aldrig bekräftas raderas efter 30 dagar, och uppgifterna om någon som bjudits in att ta över en produkt när ägarbytet har accepterats, avbrutits eller löpt ut.
• Den signerade historiken för ett publicerat pass: så länge passet finns. Varje version sparas så som den publicerades, inklusive tidigare värden i fält som senare har ändrats eller tagits bort. Den raderas tillsammans med arbetsytan, och om personuppgifter måste tas bort från tidigare versioner, kontakta oss så kommer vi att ta bort dem.
• Batteripass från ett raderat konto (från och med den 26 oktober 2026): passet, de batterier som är registrerade under det och de dokument det visar förblir online så länge förordning (EU) 2023/1542 kräver att ett batteripass förblir tillgängligt (artikel 78 e). De kan innehålla det namn och de kontaktuppgifter som tillverkaren har publicerat i passet. Inget annat från kontot sparas.

8. Dina rättigheter

Enligt UK GDPR och EU:s GDPR har du rätt att:

• få tillgång till de personuppgifter vi har om dig;
• få felaktiga uppgifter rättade;
• få dina uppgifter raderade, om vi inte måste spara dem enligt lag;
• begränsa vår användning av dina uppgifter, eller invända mot den, inklusive mot direktmarknadsföring när som helst;
• få dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format (dataportabilitet);
• återkalla samtycke när som helst, där vi grundar oss på samtycke;
• klaga hos en dataskyddsmyndighet.

Inloggade användare kan exportera sina data och radera sitt konto i kontoinställningarna. För allt annat, skriv till [email protected] eller använd vårt kontaktformulär. Vi svarar inom en månad. Är en begäran komplex kan vi behöva upp till två månader till, och i så fall meddelar vi dig.

9. Klagomål

Om du är missnöjd med hur vi har hanterat dina personuppgifter, berätta det först för oss via vårt kontaktformulär (välj "Integritetsbegäran eller klagomål") eller via e-post till [email protected]. Vi bekräftar varje klagomål inom 30 dagar (i praktiken direkt, via e-post med ett referensnummer), utreder det och meddelar dig resultatet utan onödigt dröjsmål.

Du kan också klaga till UK Information Commissioner’s Office. Om du befinner dig i Europeiska unionen kan du klaga till dataskyddsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar, eller där du anser att problemet uppstod.

10. Cookies

Nödvändiga cookies är alltid på. Analys- och marknadsföringscookies sätts bara om du tillåter dem i vår cookiebanner, och du kan när som helst ändra ditt val via "Cookieinställningar" längst ned på varje sida.

Googles taggar körs i Consent Mode. Tills du godkänner sätter och läser de inga cookies, även om Google fortfarande kan ta emot grundläggande signaler utan cookies, till exempel vilken sida som besöktes. Passidor sätter bara nödvändiga cookies och laddar inga Google-taggar.

11. Säkerhet

Vi krypterar alla anslutningar, lagrar lösenord endast som envägshashar och krypterar organisationsnummer, momsregistreringsnummer och telefonnummer på användarkonton. Tvåfaktorsautentisering finns, arbetsytor har rollbaserad åtkomst, viktiga åtgärder loggas, databaser säkerhetskopieras dagligen och Cloudflare skyddar tjänsten mot attacker. Om en personuppgiftsincident inträffar som vi måste anmäla, anmäler vi den till Information Commissioner’s Office inom 72 timmar och informerar berörda personer där det krävs.

12. Ändringar av denna policy

Vi uppdaterar denna policy när sättet vi hanterar personuppgifter på ändras. Datumet högst upp visar den aktuella versionen, och vi informerar kontoinnehavare om väsentliga ändringar via e-post eller i appen.