Pravilnik o zasebnosti

Ta politika pojasnjuje, kako Passport Digital Limited ravna z osebnimi podatki, ko uporabljate MyProductPassport na myproductpassport.co.uk ali myproductpassport.eu, si ogledate potni list izdelka, ki ga gostimo, sodelujete z nami kot partner ali ko vas kontaktiramo glede naše storitve. Velja v skladu z UK GDPR in Data Protection Act 2018 ter za osebe v Evropski uniji v skladu s Splošno uredbo EU o varstvu podatkov (GDPR).

1. Kdo smo

• Passport Digital Limited, ki posluje kot MyProductPassport
• Registrirano v Angliji in Walesu, matična številka 17067449
• Sedež: 124-128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom
• Registrirano pri Information Commissioner’s Office: ZC108684
• Kontakt za zasebnost: [email protected] ali naš kontaktni obrazec

Nismo dolžni imenovati pooblaščene osebe za varstvo podatkov in je nismo imenovali. Naša storitev je namenjena podjetjem in ni usmerjena k otrokom.

2. Kdaj odločamo mi in kdaj naše stranke

Za podatke o računu, obračunu, spletnem mestu, partnerjih in trženju mi odločamo, kako se podatki uporabljajo, in smo upravljavec.

Za osebne podatke, ki jih naše stranke vnesejo v svoje delovne prostore, na primer imena kontaktnih oseb v dokumentih, in za statistiko o osebah, ki si ogledujejo njihove potne liste, je upravljavec stranka. Te podatke obdelujemo v imenu stranke v skladu z našo Pogodba o obdelavi podatkov. Če se vaše vprašanje nanaša na take podatke, se obrnite na zadevno podjetje; pomagali mu bomo odgovoriti.

3. Kaj zbiramo

Stranke in člani njihovih ekip

Ime, e-poštni naslov, geslo (shranjeno samo kot enosmerni zgoščeni zapis), ime podjetja in, če jih navedete, matična številka, ID za DDV in telefonska številka. Vaš paket, valuta obračuna in stanje plačila: podatke o kartici hrani Stripe, nikoli mi. Kako ste nas našli, na primer kampanja ali partnerska povezava. Vaše nastavitve, dnevnik dejavnosti in sporočila, ki nam jih pošljete.

Če jih dodate za svoje račune: ime za obračun, naslov in ID za DDV. Če se prijavite z računom Google ali Microsoft, od ustreznega ponudnika prejmemo vaše ime, e-poštni naslov in identifikator računa. Če vaša organizacija uporablja enotno prijavo, prejmemo vaše ime in e-poštni naslov od njenega ponudnika identitete.

Obiskovalci spletnega mesta

Če sprejmete analitične in trženjske piškotke, Google Analytics in Google Ads beležita strani, ki jih obiščete, in tehnične podrobnosti, kot sta brskalnik in naprava. Če ste prišli prek partnerjeve povezave, zabeležimo, kateri partner vas je napotil. Naši ponudniki gostovanja in varnosti hranijo strežniške in varnostne dnevnike, ki vključujejo naslove IP.

Osebe, ki si ogledajo potni list izdelka

Ko nekdo odpre potni list, ki ga gostimo, zabeležimo čas, državo (kot jo določi naš omrežni ponudnik Cloudflare), vrsto naprave, brskalnik in operacijski sistem, stran, ki je nanj napotila, ter kodiran identifikator obiskovalca, ustvarjen iz naslova IP s skrivnim ključem. Samega naslova IP ne hranimo. Proizvajalec, ki je objavil potni list, to vidi kot statistiko. Potni listi, ki se uporabljajo kot regulirane e-oznake, na primer vinske etikete, ne beležijo ničesar.

Osebe, ki prek potnega lista registrirajo izdelek ali se obrnejo na proizvajalca

Nekateri proizvajalci vam v potnem listu izdelka omogočajo, da izdelek registrirate, uveljavite garancijo, zahtevate popravilo, izdelek predate naprej ali preverite njegovo pristnost. Takrat hranimo, kar navedete: vaše ime in e-poštni naslov ter, če jih dodate, telefonsko številko, državo, datum in kraj nakupa, serijsko številko, sporočila in fotografije, in ali ste privolili v prejemanje sporočil proizvajalca, z besedilom, ki ste ga videli. Pri preverjanju pristnosti zabeležimo državo in kodiran identifikator obiskovalca, nikoli naslova IP.

To počnemo za proizvajalca, na podlagi naše pogodbe o obdelavi podatkov. Proizvajalec odloča, kako se uporabljajo vaši podatki, in v vsakem obrazcu in sporočilu navede povezavo do svojega obvestila o zasebnosti, zato se z vprašanji obrnite nanj. Naša sporočila o vašem izdelku se pošiljajo v imenu proizvajalca prek storitve Brevo, vaši odgovori pa gredo proizvajalcu. Od trženjskih sporočil proizvajalca se lahko odjavite sami in svojo registracijo izbrišete na svoji strani lastnika.

Dobavitelji, od katerih naše stranke zahtevajo podatke

Stranka lahko dobavitelja prek zasebne povezave zaprosi, da izpolni del potnega lista. Nato hranimo ime, e-poštni naslov in podjetje kontaktne osebe dobavitelja, odgovore in datoteke, ki jih pošlje, ter čas odprtja zahteve. To počnemo v imenu stranke na podlagi naše Pogodbe o obdelavi podatkov: stranka odloča, koga bo zaprosila in kaj bo uporabila.

Partnerji

Kontaktni podatki, partnerska pogodba, bančni podatki ali podatki za izplačilo, ki nam jih posredujete, ter evidence priporočil in provizij.

Poslovni stiki

Če menimo, da je naša storitev pomembna za vašo organizacijo, vam lahko pišemo na poslovni naslov. Te naslove najdemo v javnih virih: v registrih podjetij, kot sta Companies House v Združenem kraljestvu in nacionalni poslovni registri v državah EU, na spletnem mestu vaše organizacije in v poslovnih imenikih. Hranimo vaše ime, delovno mesto, če je znano, organizacijo, poslovni e-poštni naslov in našo korespondenco z vami.

Osebe, ki nas kontaktirajo

Vaše ime, e-poštni naslov, sporočilo in naslov IP (za preprečevanje neželene pošte) ter, če se naročite na naše novice, vaš e-poštni naslov in zapis vaše privolitve.

4. Zakaj jih uporabljamo in naša pravna podlaga

• Pogodba: za odprtje in vodenje vašega računa, objavo vaših potnih listov, obračunavanje in zagotavljanje podpore.
• Zakonska obveznost: voditi računovodske in davčne evidence ter odgovarjati na zakonite zahteve organov.
• Zakoniti interesi: ohranjati varnost storitve ter preprečevati goljufije in zlorabe; pošiljati storitvena e-sporočila; razumeti, kako se storitev uporablja, in jo izboljševati; partnerjem pripisati stranke, ki jih napotijo, in jim izplačevati provizijo; stopiti v stik s podjetji glede naše storitve in odgovarjati na povpraševanja; ter uveljavljati ali braniti pravne zahtevke. Te interese smo pretehtali glede na vaše pravice. Ugovor lahko podate kadar koli, in če ugovarjate neposrednemu trženju, vedno prenehamo.
• Privolitev: za analitične in trženjske piškotke, piškotek partnerskega priporočila in naše novice. Privolitev lahko kadar koli prekličete prek »Nastavitev piškotkov« na kateri koli strani ali s povezavo za odjavo v katerem koli e-sporočilu.

O vas ne sprejemamo odločitev, ki temeljijo izključno na avtomatizirani obdelavi in imajo pravne ali podobno pomembne učinke.

5. S kom jih delimo

Uporabljamo te ponudnike storitev, od katerih vsakega zavezuje pogodba o obdelavi podatkov:

• DigitalOcean prek našega ponudnika gostovanja Cloudways: strežniki, podatkovne baze in varnostne kopije v Londonu, Združeno kraljestvo.
• Cloudflare: omrežje, varnost in dostava vsebin. Obdeluje naslove IP in podatke o zahtevah v svojem globalnem omrežju.
• Stripe: plačila in naročnine (Evropska unija, Združeno kraljestvo in Združene države).
• Brevo (Sendinblue SAS): pošiljanje naše e-pošte in hramba poštnih seznamov v Franciji.
• Microsoft (Microsoft 365): naši e-poštni predali, kjer se hranijo sporočila, ki nam jih pošljete.
• Sentry (Functional Software, Inc.): spremljanje napak v svoji podatkovni regiji EU (Nemčija). Nastavljen je tako, da ne zbira IP-naslovov, piškotkov ali podatkov o uporabnikih.
• OpenAI: samodejno prevajanje besedila objavljenih potnih listov in branje dokumentov, ki jih uvozite v potni list, v Združenih državah. Pošiljajo se samo vsebina potnih listov in ti dokumenti, nikoli podatki o računu. Po pogojih API OpenAI se podatki, poslani prek njenega API, ne uporabljajo za učenje njenih modelov.
• Google: Google Analytics in Google Ads, samo če sprejmete te piškotke (Združene države).

Če ste se registrirali prek partnerjeve povezave ali kode, ta partner vidi ime vaše organizacije, čas registracije in vaš paket, da mu lahko izplačamo provizijo. Če partner upravlja vaš delovni prostor namesto vas, vidi to, do česar mu omogočite dostop.

Podatke delimo tudi s strokovnimi svetovalci in revizorji ter s sodišči, regulatorji in drugimi javnimi organi, kadar to zahteva zakon. Osebnih podatkov ne prodajamo.

Vaše ime za obračun, naslov in ID za DDV se posredujejo družbi Stripe, da so prikazani na vaših računih. Ko dodate ID za DDV v EU, ga pošljemo storitvi VIES Evropske komisije, da se preveri njegova veljavnost. Če se odločite za prijavo z računom Google ali Microsoft, nam ta ponudnik sporoči, kdo ste, v skladu s svojim pravilnikom o zasebnosti; temu ponudniku ne sporočimo ničesar o tem, kako uporabljate našo storitev.

Objavljeni potni listi so po svoji naravi javni: kdor ima povezavo ali kodo QR, lahko vidi informacije, ki jih stranka izbere za objavo.

6. Mednarodni prenosi

Naši strežniki so v Združenem kraljestvu. Evropska komisija je odločila, da Združeno kraljestvo ustrezno varuje osebne podatke (odločitev podaljšana decembra 2025 in veljavna do decembra 2031), zato lahko podatki iz EU pridejo k nam brez dodatnih zaščitnih ukrepov.

Kadar zgoraj navedeni ponudnik obdeluje podatke v Združenih državah ali drugi državi brez takšne odločitve, se opiramo na standardne pogodbene klavzule Evropske komisije skupaj z UK International Data Transfer Addendum ali na certifikacijo ponudnika v okviru EU-US Data Privacy Framework in njegove razširitve za Združeno kraljestvo. Kopijo zaščitnih ukrepov lahko zahtevate od nas.

7. Kako dolgo hranimo podatke

• Podatki o računu: dokler je vaš račun odprt. Ko račun izbrišete, se izbriše takoj, kopije v naših varnostnih kopijah pa se prepišejo v 60 dneh.
• Računi in evidence obračunov: šest let po koncu poslovnega leta, na katero se nanašajo, kot zahteva davčna zakonodaja Združenega kraljestva.
• Statistika ogledov potnih listov: dokler je račun podjetja, ki je objavilo potni list, odprt.
• Dnevnik dejavnosti: 90 dni.
• Poročila o napakah: odpravljene napake se iz naših sistemov izbrišejo po 90 dneh, Sentry pa poročila hrani do 90 dni.
• Dnevniki spletnega strežnika: izbrisani v 30 dneh.
• Sporočila iz kontaktnega obrazca: 24 mesecev.
• Izvozi podatkov, ki jih zahtevate: izbrišejo se po 48 urah.
• Novice: dokler se ne odjavite, zapis o vaši privolitvi pa še 12 mesecev po tem.
• Poslovni stiki: dokler nas ne prosite, naj prenehamo, ali 24 mesecev po našem zadnjem stiku. Vaš e-poštni naslov hranimo na seznamu blokiranih, da vas ne bi ponovno kontaktirali.
• Evidence partnerjev: v času partnerstva in šest let po njegovem koncu za davčne evidence in evidence provizij.
• Zahteve za dobavitelje z odgovori in datotekami, ki jih pošljejo dobavitelji: dokler obstaja delovni prostor, ki mu pripadajo, izbrišejo pa se skupaj z njim.
• Registracije izdelkov in servisni zahtevki: dokler svoje registracije ne izbrišete na strani lastnika, je proizvajalec ne odstrani ali se delovni prostor proizvajalca ne izbriše. Registracija, ki ni bila nikoli potrjena, se izbriše po 30 dneh, podatki osebe, povabljene k prevzemu izdelka, pa takoj, ko je prenos sprejet, preklican ali poteče.
• Podpisana zgodovina objavljenega potnega lista: dokler potni list obstaja. Vsaka različica se hrani takšna, kot je bila objavljena, vključno s prejšnjimi vrednostmi polj, ki so bila pozneje spremenjena ali odstranjena. Izbriše se skupaj z delovnim prostorom. Če je treba iz prejšnjih različic odstraniti osebne podatke, se obrnite na nas in jih bomo odstranili.
• Potni listi baterij izbrisanega računa (od 26. oktobra 2026): potni list, baterije, registrirane v njem, in dokumenti, ki jih prikazuje, ostanejo na spletu toliko časa, kot Uredba (EU) 2023/1542 zahteva, da potni list baterije ostane na voljo (točka (e) člena 78). Vsebujejo lahko ime in kontaktne podatke, ki jih je proizvajalec objavil v potnem listu. Nič drugega z računa se ne hrani.

8. Vaše pravice

Po UK GDPR in EU GDPR imate pravico:

• dostopati do osebnih podatkov, ki jih hranimo o vas;
• doseči popravek netočnih podatkov;
• doseči izbris svojih podatkov, razen če jih moramo hraniti po zakonu;
• omejiti našo uporabo vaših podatkov ali ji ugovarjati, vključno z neposrednim trženjem kadar koli;
• prejeti svoje podatke v strukturirani, strojno berljivi obliki (prenosljivost podatkov);
• kadar koli preklicati privolitev, kadar se opiramo na privolitev;
• vložiti pritožbo pri organu za varstvo podatkov.

Prijavljeni uporabniki lahko v nastavitvah računa izvozijo svoje podatke in izbrišejo račun. Za vse drugo pišite na [email protected] ali uporabite naš kontaktni obrazec. Odgovorimo v enem mesecu. Če je zahteva zapletena, lahko potrebujemo še največ dva meseca in vas bomo o tem obvestili.

9. Pritožbe

Če niste zadovoljni s tem, kako smo ravnali z vašimi osebnimi podatki, nam to najprej sporočite prek našega kontaktni obrazec (izberite »Zahteva ali pritožba glede zasebnosti«) ali po e-pošti na [email protected]. Vsako pritožbo potrdimo v 30 dneh (v praksi takoj, z e-pošto z referenčno številko), jo preučimo in vam brez nepotrebnega odlašanja sporočimo izid.

Pritožbo lahko vložite tudi pri UK Information Commissioner’s Office. Če ste v Evropski uniji, se lahko pritožite pri organu za varstvo podatkov v državi, kjer živite ali delate, ali kjer menite, da je prišlo do težave.

10. Piškotki

Nujni piškotki so vedno vklopljeni. Analitični in trženjski piškotki se nastavijo samo, če jih dovolite v pasici za piškotke, izbiro pa lahko kadar koli spremenite z »Nastavitve piškotkov« na dnu vsake strani.

Googlove oznake delujejo v načinu privolitve (Consent Mode). Dokler ne sprejmete, ne nastavljajo in ne berejo piškotkov, čeprav lahko Google tudi brez piškotkov prejme osnovne signale, na primer obiskano stran. Strani potnih listov nastavljajo samo nujne piškotke in ne nalagajo Googlovih oznak.

11. Varnost

Šifriramo vse povezave, gesla hranimo samo kot enosmerne zgoščene vrednosti in šifriramo matično številko podjetja, identifikacijsko številko za DDV in telefonsko številko v uporabniških računih. Na voljo je dvostopenjsko preverjanje pristnosti, delovni prostori imajo dostop na podlagi vlog, pomembna dejanja se beležijo, zbirke podatkov se dnevno varnostno kopirajo, Cloudflare pa ščiti storitev pred napadi. Če pride do kršitve varnosti osebnih podatkov, ki jo moramo prijaviti, jo v 72 urah prijavimo Information Commissioner’s Office in po potrebi obvestimo prizadete osebe.

12. Spremembe tega pravilnika

To politiko posodobimo, ko se spremeni način ravnanja z osebnimi podatki. Datum na vrhu prikazuje trenutno različico, o bistvenih spremembah pa imetnike računov obvestimo po e-pošti ali v aplikaciji.