Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady vysvětlují, jak Passport Digital Limited nakládá s osobními údaji, když používáte MyProductPassport na myproductpassport.co.uk nebo myproductpassport.eu, prohlížíte produktový pas, který hostujeme, spolupracujete s námi jako partner, nebo když vás kontaktujeme ohledně naší služby. Platí podle UK GDPR a Data Protection Act 2018 a pro osoby v Evropské unii podle obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR).

1. Kdo jsme

• Passport Digital Limited, obchodující jako MyProductPassport
• Registrována v Anglii a Walesu, číslo společnosti 17067449
• Sídlo: 124-128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom
• Registrována u Úřadu komisaře pro informace (ICO): ZC108684
• Kontakt pro soukromí: [email protected] nebo náš kontaktní formulář

Nejsme povinni jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů a neučinili jsme tak. Naše služba je určena firmám a není zaměřena na děti.

2. Kdy rozhodujeme my a kdy naši zákazníci

U údajů o účtu, fakturaci, webu, partnerech a marketingu rozhodujeme o jejich použití my a jsme správcem.

U osobních údajů, které naši zákazníci vkládají do svých pracovních prostorů, například jmen kontaktů v dokumentech, a u statistik o lidech, kteří si prohlížejí jejich pasy, je správcem zákazník. Tyto údaje zpracováváme jménem zákazníka podle naší Smlouva o zpracování osobních údajů. Týká-li se váš dotaz takových údajů, obraťte se prosím na příslušnou společnost; pomůžeme jí odpovědět.

3. Co shromažďujeme

Zákazníci a členové jejich týmů

Jméno, e-mailová adresa, heslo (uložené pouze jako jednosměrný hash), název společnosti a, pokud je uvedete, IČ, DIČ a telefonní číslo. Váš tarif, fakturační měna a stav platby: údaje o kartě uchovává Stripe, nikdy my. Jak jste nás našli, například kampaň nebo partnerský odkaz. Vaše nastavení, protokol aktivity a zprávy, které nám posíláte.

Pokud je přidáte pro své faktury: vaše fakturační jméno, adresa a DIČ. Pokud se přihlásíte přes Google nebo Microsoft, obdržíme od nich vaše jméno, e-mailovou adresu a identifikátor účtu. Pokud vaše organizace používá jednotné přihlašování, obdržíme vaše jméno a e-mailovou adresu od jejího poskytovatele identity.

Návštěvníci webu

Pokud přijmete analytické a marketingové cookies, Google Analytics a Google Ads zaznamenávají stránky, které navštívíte, a technické údaje, jako je váš prohlížeč a zařízení. Pokud jste přišli přes odkaz partnera, zaznamenáme, který partner vás doporučil. Naši poskytovatelé hostingu a zabezpečení uchovávají serverové a bezpečnostní protokoly, které obsahují IP adresy.

Lidé, kteří si prohlížejí produktový pas

Když někdo otevře pas, který hostujeme, zaznamenáme čas, zemi (podle našeho síťového poskytovatele Cloudflare), typ zařízení, prohlížeč a operační systém, stránku, která na něj odkázala, a kódovaný identifikátor návštěvníka vytvořený z IP adresy pomocí tajného klíče. Samotnou IP adresu neukládáme. Výrobce, který pas publikoval, vidí tyto údaje jako statistiky. Pasy používané jako regulované e-štítky, například vinné etikety, nezaznamenávají nic.

Osoby, které prostřednictvím pasu registrují produkt nebo kontaktují výrobce

Někteří výrobci vám v pasu produktu umožní produkt zaregistrovat, uplatnit záruku, požádat o opravu, předat produkt dál nebo ověřit jeho pravost. Uchováváme pak to, co uvedete: vaše jméno a e-mailovou adresu a, pokud je doplníte, telefonní číslo, zemi, datum a místo nákupu, sériové číslo, zprávy a fotografie a to, zda jste souhlasili se zasíláním zpráv od výrobce, se zněním, které jste viděli. Při ověření pravosti zaznamenáváme zemi a kódovaný identifikátor návštěvníka, nikdy IP adresu.

Děláme to pro výrobce na základě naší smlouvy o zpracování osobních údajů. Výrobce rozhoduje o tom, jak se vaše údaje používají, a v každém formuláři a e-mailu odkazuje na vlastní zásady ochrany osobních údajů, proto se s dotazy obracejte na něj. Naše e-maily o vašem produktu se odesílají jménem výrobce přes Brevo a vaše odpovědi dostává výrobce. Z marketingových e-mailů výrobce se můžete sami odhlásit a svou registraci smazat na své stránce vlastníka.

Dodavatelé, které naši zákazníci žádají o informace

Zákazník může požádat dodavatele, aby prostřednictvím soukromého odkazu vyplnil část pasu. Poté uchováváme jméno, e-mailovou adresu a společnost kontaktní osoby dodavatele, odpovědi a soubory, které zašle, a údaj o tom, kdy byla žádost otevřena. Činíme tak jménem zákazníka podle naší Smlouvy o zpracování osobních údajů: zákazník rozhoduje, koho požádá a co použije.

Partneři

Kontaktní údaje, partnerská smlouva, bankovní nebo výplatní údaje, které nám poskytnete, a záznamy o doporučeních a provizích.

Obchodní kontakty

Pokud se domníváme, že je naše služba pro vaši organizaci relevantní, můžeme vám napsat na firemní adresu. Tyto adresy nacházíme ve veřejných zdrojích: v obchodních rejstřících, jako je Companies House ve Spojeném království a národní obchodní rejstříky v zemích EU, na webu vaší organizace a v obchodních adresářích. Uchováváme vaše jméno, pracovní pozici, je-li známa, organizaci, firemní e-mailovou adresu a naši korespondenci s vámi.

Lidé, kteří nás kontaktují

Vaše jméno, e-mailová adresa, zpráva a IP adresa (slouží k prevenci spamu) a pokud se přihlásíte k odběru newsletteru, vaše e-mailová adresa a záznam o vašem souhlasu.

4. Proč je používáme a náš právní základ

• Smlouva: abychom mohli založit a spravovat váš účet, publikovat vaše pasy, fakturovat vám a poskytovat vám podporu.
• Právní povinnost: vést účetní a daňové záznamy a odpovídat na zákonné žádosti úřadů.
• Oprávněné zájmy: udržovat službu bezpečnou a předcházet podvodům a zneužití; posílat servisní e-maily; chápat, jak se služba používá, a zlepšovat ji; připisovat partnerům zákazníky, které doporučí, a vyplácet jim provizi; kontaktovat firmy ohledně naší služby a reagovat na dotazy; a uplatňovat nebo hájit právní nároky. Tyto zájmy jsme zvážili vůči vašim právům. Můžete kdykoli vznést námitku, a pokud vznesete námitku proti přímému marketingu, vždy přestaneme.
• Souhlas: pro analytické a marketingové cookies, partnerský doporučovací cookie a náš newsletter. Souhlas můžete kdykoli odvolat přes „Nastavení cookies“ na kterékoli stránce nebo odkazem pro odhlášení v kterémkoli e-mailu.

Nečiníme o vás rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování, která mají právní či podobně významné účinky.

5. S kým je sdílíme

Využíváme tyto poskytovatele služeb, z nichž každý je vázán smlouvou o zpracování osobních údajů:

• DigitalOcean prostřednictvím našeho poskytovatele hostingu Cloudways: servery, databáze a zálohy, v Londýně ve Spojeném království.
• Cloudflare: síť, zabezpečení a doručování obsahu. Zpracovává IP adresy a data požadavků ve své globální síti.
• Stripe: platby a předplatné (Evropská unie, Spojené království a Spojené státy).
• Brevo (Sendinblue SAS): odesílání našich e-mailů a správa adresářů, ve Francii.
• Microsoft (Microsoft 365): naše e-mailové schránky, kde se uchovávají zprávy, které nám pošlete.
• Sentry (Functional Software, Inc.): monitorování chyb ve svém datovém regionu EU (Německo). Je nastaven tak, aby neshromažďoval IP adresy, cookies ani údaje o uživatelích.
• OpenAI: automatický překlad textu zveřejněných pasů a čtení dokumentů, které se rozhodnete importovat do pasu, ve Spojených státech. Odesílá se jen obsah pasů a tyto dokumenty, nikdy údaje o účtu. Podle podmínek API OpenAI se data odeslaná přes její API nepoužívají k trénování jejích modelů.
• Google: Google Analytics a Google Ads, pouze pokud tyto cookies přijmete (Spojené státy).

Pokud jste se zaregistrovali přes odkaz nebo kód partnera, tento partner vidí název vaší organizace, datum registrace a váš tarif, abychom mu mohli vyplatit provizi. Pokud partner spravuje váš pracovní prostor za vás, vidí to, k čemu mu udělíte přístup.

Data sdílíme také s odbornými poradci a auditory a se soudy, regulátory a dalšími orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon. Osobní údaje neprodáváme.

Vaše fakturační jméno, adresa a DIČ se předávají společnosti Stripe, aby se zobrazovaly na vašich fakturách. Když přidáte DIČ z EU, zašleme je službě VIES Evropské komise k ověření jeho platnosti. Pokud se rozhodnete přihlásit přes Google nebo Microsoft, sdělí nám, kdo jste, podle svých vlastních zásad ochrany osobních údajů; nesdělujeme jim nic o tom, jak naši službu používáte.

Zveřejněné pasy jsou ze své podstaty veřejné: kdokoli s odkazem nebo QR kódem vidí informace, které se zákazník rozhodne zveřejnit.

6. Mezinárodní předávání

Naše servery jsou ve Spojeném království. Evropská komise rozhodla, že Spojené království zajišťuje odpovídající ochranu osobních údajů (rozhodnutí obnovené v prosinci 2025 a platné do prosince 2031), takže data k nám mohou z EU proudit bez dalších záruk.

Pokud poskytovatel uvedený výše zpracovává data ve Spojených státech nebo jiné zemi bez takového rozhodnutí, spoléháme na standardní smluvní doložky Evropské komise spolu s UK International Data Transfer Addendum, nebo na certifikaci poskytovatele v rámci EU-US Data Privacy Framework a jeho rozšíření pro Spojené království. Kopii záruk si od nás můžete vyžádat.

7. Jak dlouho uchováváme data

• Údaje o účtu: dokud je účet otevřený. Když účet smažete, je okamžitě smazán a kopie v našich zálohách jsou přepsány do 60 dnů.
• Faktury a účetní záznamy: šest let po skončení účetního roku, k němuž se vztahují, jak vyžaduje daňové právo Spojeného království.
• Statistiky zobrazení pasů: dokud je otevřený účet společnosti, která pas zveřejnila.
• Protokol aktivit: 90 dní.
• Hlášení chyb: vyřešené chyby se z našich systémů mažou po 90 dnech a Sentry uchovává hlášení až 90 dní.
• Protokoly webového serveru: mazány do 30 dnů.
• Zprávy z kontaktního formuláře: 24 měsíců.
• Exporty dat, o které požádáte: mažou se po 48 hodinách.
• Newsletter: dokud se neodhlásíte, a záznam o vašem souhlasu ještě 12 měsíců poté.
• Obchodní kontakty: dokud nás nepožádáte, abychom přestali, nebo 24 měsíců od našeho posledního kontaktu. Vaši e-mailovou adresu uchováváme na seznamu blokovaných, abychom vás znovu nekontaktovali.
• Záznamy o partnerech: po dobu partnerství a šest let po jeho skončení kvůli daňovým a provizním záznamům.
• Žádosti dodavatelům spolu s odpověďmi a soubory, které dodavatelé zašlou: dokud existuje pracovní prostor, k němuž patří, a mažou se spolu s ním.
• Registrace produktů a servisní požadavky: dokud svou registraci nesmažete na stránce vlastníka, výrobce ji neodebere nebo nebude smazán pracovní prostor výrobce. Registrace, která nebyla nikdy potvrzena, se smaže po 30 dnech a údaje osoby pozvané k převzetí produktu se smažou, jakmile je převod přijat, zrušen nebo vyprší jeho platnost.
• Podepsaná historie zveřejněného pasu: dokud pas existuje. Každá verze se uchovává tak, jak byla zveřejněna, včetně dřívějších hodnot polí, která byla později změněna nebo odstraněna. Maže se spolu s pracovním prostorem, a pokud je třeba z dřívějších verzí odstranit osobní údaje, kontaktujte nás a my je odstraníme.
• Pasy baterií ze smazaného účtu (od 26. října 2026): pas, baterie v něm registrované a dokumenty, které zobrazuje, zůstávají online po dobu, po kterou nařízení (EU) 2023/1542 vyžaduje, aby pas baterie zůstal dostupný (čl. 78 písm. e)). Mohou obsahovat jméno a kontaktní údaje, které výrobce v pasu zveřejnil. Nic jiného z účtu se neuchovává.

8. Vaše práva

Podle UK GDPR a EU GDPR máte právo:

• získat přístup k osobním údajům, které o vás uchováváme;
• nechat opravit nepřesné údaje;
• nechat své údaje vymazat, pokud je nemusíme uchovávat ze zákona;
• omezit používání vašich údajů nebo proti němu vznést námitku, včetně přímého marketingu kdykoli;
• získat svá data ve strukturovaném, strojově čitelném formátu (přenositelnost údajů);
• kdykoli odvolat souhlas, pokud se na souhlas spoléháme;
• podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů.

Přihlášení uživatelé mohou v nastavení účtu exportovat svá data a smazat účet. Ve všech ostatních případech napište na [email protected] nebo použijte náš kontaktní formulář. Odpovíme do jednoho měsíce. Je-li žádost složitá, můžeme potřebovat až další dva měsíce a dáme vám o tom vědět.

9. Stížnosti

Pokud nejste spokojeni s tím, jak jsme naložili s vašimi osobními údaji, dejte nám nejprve vědět prostřednictvím našeho kontaktní formulář (zvolte „Žádost nebo stížnost týkající se soukromí“) nebo e-mailem na [email protected]. Každou stížnost potvrdíme do 30 dnů (v praxi ihned, e-mailem s referenčním číslem), prošetříme ji a bez zbytečného odkladu vám sdělíme výsledek.

Stížnost můžete podat také u UK Information Commissioner’s Office. Pokud jste v Evropské unii, můžete si stěžovat u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů v zemi, kde žijete nebo pracujete, nebo kde podle vás problém nastal.

10. Cookies

Nezbytné cookies jsou vždy zapnuté. Analytické a marketingové cookies se nastaví jen tehdy, pokud je povolíte v našem cookie banneru, a svou volbu můžete kdykoli změnit přes „Nastavení cookies“ v dolní části každé stránky.

Značky Google běží v režimu souhlasu (Consent Mode). Dokud nesouhlasíte, nenastavují ani nečtou žádné cookies, i když Google může i bez cookies dostávat základní signály, například navštívenou stránku. Stránky pasů nastavují pouze nezbytné cookies a nenačítají žádné značky Google.

11. Zabezpečení

Šifrujeme všechna připojení, hesla ukládáme pouze jako jednosměrné hashe a šifrujeme identifikační číslo společnosti, DIČ a telefonní číslo uložené v uživatelských účtech. K dispozici je dvoufázové ověření, pracovní prostory mají přístup podle rolí, významné akce se zaznamenávají, databáze se denně zálohují a Cloudflare chrání službu před útoky. Pokud dojde k porušení zabezpečení osobních údajů, které musíme ohlásit, ohlásíme jej Information Commissioner’s Office do 72 hodin a v případě potřeby informujeme dotčené osoby.

12. Změny těchto zásad

Tyto zásady aktualizujeme, když se změní způsob, jakým nakládáme s osobními údaji. Datum nahoře ukazuje aktuální verzi a o podstatných změnách informujeme držitele účtů e-mailem nebo v aplikaci.