Tietosuojakäytäntö

Tämä käytäntö kertoo, miten Passport Digital Limited käsittelee henkilötietoja, kun käytät MyProductPassportia osoitteessa myproductpassport.co.uk tai myproductpassport.eu, katselet ylläpitämäämme tuotepassia, työskentelet kanssamme kumppanina tai kun otamme sinuun yhteyttä palvelustamme. Sitä sovelletaan UK GDPR:n ja Data Protection Act 2018:n nojalla sekä Euroopan unionissa oleviin henkilöihin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) nojalla.

1. Keitä olemme

• Passport Digital Limited, toiminimellä MyProductPassport
• Rekisteröity Englannissa ja Walesissa, yritystunnus 17067449
• Rekisteröity osoite: 124-128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom
• Rekisteröity Information Commissioner’s Officeen: ZC108684
• Tietosuojayhteyshenkilö: [email protected] tai yhteydenottolomake

Meillä ei ole velvollisuutta nimittää tietosuojavastaavaa, emmekä ole nimittäneet. Palvelumme on tarkoitettu yrityksille eikä sitä ole suunnattu lapsille.

2. Milloin päätämme me ja milloin asiakkaamme

Tili-, laskutus-, verkkosivusto-, kumppani- ja markkinointitietojen osalta me päätämme, miten tietoja käytetään, ja olemme rekisterinpitäjä.

Henkilötietojen osalta, joita asiakkaamme tallentavat työtiloihinsa, kuten yhteyshenkilöiden nimet asiakirjoissa, sekä tilastojen osalta, jotka koskevat heidän passejaan katsovia henkilöitä, rekisterinpitäjä on asiakas. Käsittelemme näitä tietoja asiakkaan puolesta Tietojenkäsittelysopimus mukaisesti. Jos kysymyksesi koskee tällaisia tietoja, ota yhteyttä kyseiseen yritykseen; autamme heitä vastaamaan.

3. Mitä keräämme

Asiakkaat ja heidän tiiminsä jäsenet

Nimi, sähköpostiosoite, salasana (tallennettuna vain yksisuuntaisena tiivisteenä), yrityksen nimi ja, jos annat ne, yritystunnus, ALV-numero ja puhelinnumero. Pakettisi, laskutusvaluutta ja maksun tila: korttitiedot säilyttää Stripe, ei koskaan me. Miten löysit meidät, esimerkiksi kampanja tai kumppanilinkki. Asetuksesi, toimintalokisi ja meille lähettämäsi viestit.

Jos lisäät ne laskujasi varten: laskutusnimesi, osoitteesi ja ALV-numerosi. Jos kirjaudut sisään Google- tai Microsoft-palvelun kautta, saamme kyseiseltä palvelulta nimesi, sähköpostiosoitteesi ja tilisi tunnisteen. Jos organisaatiosi käyttää kertakirjautumista, saamme nimesi ja sähköpostiosoitteesi sen identiteetintarjoajalta.

Verkkosivuston kävijät

Jos hyväksyt analytiikka- ja markkinointievästeet, Google Analytics ja Google Ads tallentavat vierailemasi sivut ja tekniset tiedot, kuten selaimesi ja laitteesi. Jos tulit kumppanin linkin kautta, tallennamme, mikä kumppani ohjasi sinut. Hosting- ja tietoturvapalveluntarjoajamme säilyttävät palvelin- ja tietoturvalokeja, jotka sisältävät IP-osoitteita.

Tuotepassia katsovat henkilöt

Kun joku avaa ylläpitämämme passin, tallennamme ajan, maan (verkkopalveluntarjoajamme Cloudflaren tunnistamana), laitetyypin, selaimen ja käyttöjärjestelmän, siihen linkittäneen sivun sekä IP-osoitteesta salaisella avaimella muodostetun koodatun kävijätunnisteen. Itse IP-osoitetta emme tallenna. Passin julkaissut valmistaja näkee nämä tilastoina. Säänneltyinä e-etiketteinä käytettävät passit, kuten viinietiketit, eivät tallenna mitään.

Henkilöt, jotka rekisteröivät tuotteen tai ottavat yhteyttä sen valmistajaan passin kautta

Jotkin valmistajat antavat sinun rekisteröidä tuotteen, esittää takuuvaatimuksen, pyytää korjausta, luovuttaa tuotteen eteenpäin tai tarkistaa sen aitouden tuotteen passin kautta. Säilytämme silloin antamasi tiedot: nimesi ja sähköpostiosoitteesi sekä, jos lisäät ne, puhelinnumerosi, maan, ostopäivän ja ostopaikan, sarjanumeron, viestit ja kuvat, ja sen, oletko suostunut valmistajan yhteydenottoihin, sekä näkemäsi sanamuodon. Aitouden tarkistuksessa tallennamme maan ja koodatun kävijätunnisteen, emme koskaan IP-osoitetta.

Teemme tämän valmistajan puolesta tietojenkäsittelysopimuksemme mukaisesti. Valmistaja päättää, miten tietojasi käytetään, ja linkittää oman tietosuojaselosteensa jokaiseen lomakkeeseen ja sähköpostiin, joten esitä kysymyksesi valmistajalle. Tuotettasi koskevat sähköpostimme lähetetään valmistajan nimissä Brevon kautta, ja vastauksesi menevät valmistajalle. Voit itse lopettaa valmistajan markkinointisähköpostit ja poistaa rekisteröintisi omistajasivultasi.

Toimittajat, joilta asiakkaamme pyytävät tietoja

Asiakas voi pyytää toimittajaa täyttämään osan passista yksityisen linkin kautta. Tällöin säilytämme toimittajan yhteyshenkilön nimen, sähköpostiosoitteen ja yrityksen, hänen lähettämänsä vastaukset ja tiedostot sekä tiedon siitä, milloin pyyntö avattiin. Teemme tämän asiakkaan puolesta tietojenkäsittelysopimuksemme nojalla: asiakas päättää, keneltä pyydetään ja mitä käytetään.

Kumppanit

Yhteystiedot, kumppanisopimus, antamasi pankki- tai maksutiedot sekä tiedot suositteluista ja palkkioista.

Liikekontaktit

Jos uskomme palvelumme olevan organisaatiollesi merkityksellinen, voimme lähettää sinulle sähköpostia työosoitteeseen. Löydämme nämä osoitteet julkisista lähteistä: kaupparekistereistä, kuten Companies House Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja EU-maiden kansalliset kaupparekisterit, organisaatiosi verkkosivustolta ja yrityshakemistoista. Säilytämme nimesi, tehtävänimikkeesi, jos se tiedetään, organisaatiosi, työsähköpostiosoitteesi ja kirjeenvaihtomme kanssasi.

Meihin yhteyttä ottavat henkilöt

Nimesi, sähköpostiosoitteesi, viestisi ja IP-osoitteesi (roskapostin estämiseksi) sekä, jos tilaat uutiskirjeemme, sähköpostiosoitteesi ja merkintä suostumuksestasi.

4. Miksi käytämme niitä ja oikeusperusteemme

• Sopimus: tilisi avaamiseksi ja ylläpitämiseksi, passiesi julkaisemiseksi, laskuttamiseksi ja tuen antamiseksi.
• Lakisääteinen velvoite: kirjanpito- ja verotietojen säilyttäminen ja viranomaisten lainmukaisiin pyyntöihin vastaaminen.
• Oikeutetut edut: palvelun pitäminen turvallisena sekä petosten ja väärinkäytösten estäminen; palvelusähköpostien lähettäminen; palvelun käytön ymmärtäminen ja sen parantaminen; kumppaneiden hyvittäminen heidän suosittelemistaan asiakkaista ja palkkioiden maksaminen; yhteydenotot yrityksiin palvelustamme ja tiedusteluihin vastaaminen; sekä oikeusvaateiden laatiminen tai puolustaminen. Olemme punninneet nämä edut oikeuksiasi vasten. Voit vastustaa milloin tahansa, ja jos vastustat suoramarkkinointia, lopetamme aina.
• Suostumus: analytiikka- ja markkinointievästeille, kumppanisuosittelun evästeelle ja uutiskirjeellemme. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa minkä tahansa sivun kohdasta "Evästeasetukset" tai minkä tahansa sähköpostin peruutuslinkistä.

Emme tee sinua koskevia päätöksiä pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella, joilla on oikeusvaikutuksia tai vastaavan merkittäviä vaikutuksia.

5. Kenen kanssa jaamme niitä

Käytämme näitä palveluntarjoajia, joista kutakin sitoo tietojenkäsittelysopimus:

• DigitalOcean hosting-palveluntarjoajamme Cloudwaysin kautta: palvelimet, tietokannat ja varmuuskopiot Lontoossa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa.
• Cloudflare: verkko, tietoturva ja sisällönjakelu. Käsittelee IP-osoitteita ja pyyntötietoja maailmanlaajuisessa verkossaan.
• Stripe: maksut ja tilaukset (Euroopan unioni, Yhdistynyt kuningaskunta ja Yhdysvallat).
• Brevo (Sendinblue SAS): sähköpostiemme lähettäminen ja postituslistojen säilyttäminen Ranskassa.
• Microsoft (Microsoft 365): sähköpostilaatikkomme, joissa meille lähetetyt viestit säilytetään.
• Sentry (Functional Software, Inc.): virheiden valvonta sen EU:n data-alueella (Saksa). Se on määritetty olemaan keräämättä IP-osoitteita, evästeitä tai käyttäjätietoja.
• OpenAI: julkaistujen passien tekstin automaattinen kääntäminen ja niiden asiakirjojen lukeminen, jotka päätät tuoda passiin, Yhdysvalloissa. Lähetämme vain passien sisällön ja nämä asiakirjat, emme koskaan tilitietoja. OpenAI-yhtiön API-ehtojen mukaan sen rajapinnan kautta lähetettyjä tietoja ei käytetä sen mallien kouluttamiseen.
• Google: Google Analytics ja Google Ads, vain jos hyväksyt nämä evästeet (Yhdysvallat).

Jos rekisteröidyit kumppanin linkin tai koodin kautta, kyseinen kumppani näkee organisaatiosi nimen, rekisteröitymisajankohdan ja pakettisi, jotta voimme maksaa sille palkkion. Jos kumppani hallinnoi työtilaasi puolestasi, se näkee sen, mihin annat sille pääsyn.

Jaamme tietoja myös ammattineuvojille ja tilintarkastajille sekä tuomioistuimille, sääntelyviranomaisille ja muille viranomaisille, kun laki sitä edellyttää. Emme myy henkilötietoja.

Laskutusnimesi, osoitteesi ja ALV-numerosi välitetään Stripelle, jotta ne näkyvät laskuissasi. Kun lisäät EU:n ALV-numeron, lähetämme sen Euroopan komission VIES-palveluun sen voimassaolon tarkistamiseksi. Jos päätät kirjautua sisään Google- tai Microsoft-palvelun kautta, kyseinen palvelu kertoo meille, kuka olet, omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti; emme kerro sille mitään siitä, miten käytät palveluamme.

Julkaistut passit ovat lähtökohtaisesti julkisia: kuka tahansa, jolla on linkki tai QR-koodi, näkee tiedot, jotka asiakas päättää julkaista.

6. Kansainväliset siirrot

Palvelimemme sijaitsevat Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Euroopan komissio on päättänyt, että Yhdistynyt kuningaskunta suojaa henkilötietoja riittävästi (päätös uusittiin joulukuussa 2025 ja on voimassa joulukuuhun 2031), joten tietoja voidaan siirtää meille EU:sta ilman lisäsuojatoimia.

Jos edellä mainittu palveluntarjoaja käsittelee tietoja Yhdysvalloissa tai muussa maassa ilman tällaista päätöstä, nojaamme Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin yhdessä UK International Data Transfer Addendumin kanssa tai palveluntarjoajan sertifiointiin EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehyksen ja sen Yhdistyneen kuningaskunnan laajennuksen mukaisesti. Voit pyytää meiltä kopion suojatoimista.

7. Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Tilin tiedot: niin kauan kuin tilisi on avoinna. Kun poistat tilisi, se poistetaan heti, ja varmuuskopioissamme olevat kopiot korvataan 60 päivän kuluessa.
• Laskut ja laskutustiedot: kuusi vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota ne koskevat, kuten Yhdistyneen kuningaskunnan verolaki edellyttää.
• Passien katselutilastot: niin kauan kuin passin julkaisseen yrityksen tili on avoinna.
• Toimintaloki: 90 päivää.
• Virheraportit: ratkaistut virheet poistetaan järjestelmistämme 90 päivän kuluttua, ja Sentry säilyttää raportteja enintään 90 päivää.
• Verkkopalvelimen lokit: poistetaan 30 päivän kuluessa.
• Yhteydenottolomakkeen viestit: 24 kuukautta.
• Pyytämäsi tietojen viennit: poistetaan 48 tunnin kuluttua.
• Uutiskirje: kunnes peruutat tilauksen, ja suostumuksesi kirjaus 12 kuukautta sen jälkeen.
• Liikekontaktit: kunnes pyydät meitä lopettamaan tai 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotostamme. Säilytämme sähköpostiosoitteesi estolistalla, jotta emme ota sinuun uudelleen yhteyttä.
• Kumppanitiedot: kumppanuuden ajan ja kuusi vuotta sen päättymisen jälkeen vero- ja palkkiotietoja varten.
• Toimittajapyynnöt sekä toimittajien lähettämät vastaukset ja tiedostot: niin kauan kuin työtila, johon ne kuuluvat, on olemassa, ja ne poistetaan sen mukana.
• Tuoterekisteröinnit ja palvelupyynnöt: kunnes poistat rekisteröintisi omistajasivultasi, valmistaja poistaa sen tai valmistajan työtila poistetaan. Koskaan vahvistamaton rekisteröinti poistetaan 30 päivän kuluttua, ja tuotteen vastaanottajaksi kutsutun henkilön tiedot heti, kun siirto on hyväksytty, peruttu tai vanhentunut.
• Julkaistun passin allekirjoitettu historia: niin kauan kuin passi on olemassa. Jokainen versio säilytetään sellaisena kuin se julkaistiin, mukaan lukien myöhemmin muutettujen tai poistettujen kenttien aiemmat arvot. Historia poistetaan työtilan mukana, ja jos henkilötietoja on poistettava aiemmista versioista, ota meihin yhteyttä, niin poistamme ne.
• Poistetun tilin akkupassit (26. lokakuuta 2026 alkaen): passi, siihen rekisteröidyt akut ja siinä näytettävät asiakirjat pysyvät verkossa niin kauan kuin asetus (EU) 2023/1542 edellyttää akkupassin pysyvän saatavilla (78 artiklan e alakohta). Ne voivat sisältää nimen ja yhteystiedot, jotka valmistaja on julkaissut passissa. Tililtä ei säilytetä mitään muuta.

8. Oikeutesi

UK GDPR:n ja EU GDPR:n nojalla sinulla on oikeus:

• saada pääsy sinusta säilyttämiimme henkilötietoihin;
• saada virheelliset tiedot korjatuiksi;
• saada tietosi poistetuiksi, ellei meidän ole säilytettävä niitä lain nojalla;
• rajoittaa tietojesi käyttöä tai vastustaa sitä, myös suoramarkkinointia milloin tahansa;
• saada tietosi jäsennellyssä, koneluettavassa muodossa (siirrettävyys);
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen;
• tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

Kirjautuneet käyttäjät voivat viedä tietonsa ja poistaa tilinsä tilin asetuksista. Kaikessa muussa kirjoita osoitteeseen [email protected] tai käytä yhteydenottolomake. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on monimutkainen, voimme tarvita enintään kaksi kuukautta lisää, ja kerromme siitä sinulle.

9. Valitukset

Jos et ole tyytyväinen siihen, miten olemme käsitelleet henkilötietojasi, kerro siitä ensin meille yhteydenottolomake kautta (valitse "Tietosuojapyyntö tai -valitus") tai sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Vahvistamme jokaisen valituksen vastaanotetuksi 30 päivän kuluessa (käytännössä heti, sähköpostilla ja viitenumerolla), selvitämme asian ja kerromme lopputuloksen ilman aiheetonta viivytystä.

Voit myös tehdä valituksen UK Information Commissioner’s Officelle. Jos olet Euroopan unionissa, voit tehdä valituksen sen maan tietosuojaviranomaiselle, jossa asut tai työskentelet tai jossa arvelet ongelman tapahtuneen.

10. Evästeet

Välttämättömät evästeet ovat aina käytössä. Analytiikka- ja markkinointievästeet asetetaan vain, jos sallit ne evästebannerissa, ja voit muuttaa valintaasi milloin tahansa kunkin sivun alareunan kohdasta "Evästeasetukset".

Googlen tagit toimivat suostumustilassa (Consent Mode). Ennen kuin hyväksyt, ne eivät aseta tai lue evästeitä, vaikka Google voi silti saada perussignaaleja ilman evästeitä, kuten vieraillun sivun. Passisivut asettavat vain välttämättömiä evästeitä eivätkä lataa Googlen tageja.

11. Tietoturva

Salaamme kaikki yhteydet, tallennamme salasanat vain yksisuuntaisina tiivisteinä ja salaamme käyttäjätileille tallennetun Y-tunnuksen, ALV-numeron ja puhelinnumeron. Kaksivaiheinen tunnistautuminen on käytettävissä, työtiloissa on roolipohjainen käyttöoikeus, merkittävät toimet kirjataan, tietokannat varmuuskopioidaan päivittäin ja Cloudflare suojaa palvelua hyökkäyksiltä. Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, josta meidän on ilmoitettava, ilmoitamme siitä Information Commissioner’s Officelle 72 tunnin kuluessa ja kerromme asianosaisille tarvittaessa.

12. Muutokset tähän käytäntöön

Päivitämme tätä käytäntöä, kun tapa, jolla käsittelemme henkilötietoja, muuttuu. Yläreunan päivämäärä näyttää voimassa olevan version, ja kerromme tilinhaltijoille olennaisista muutoksista sähköpostitse tai sovelluksessa.