Συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων

Η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων («ΣΕΔ») αποτελεί μέρος των Όροι Παροχής Υπηρεσιών μεταξύ της Passport Digital Limited («εμείς», ο εκτελών την επεξεργασία) και του πελάτη («εσείς», ο υπεύθυνος επεξεργασίας). Ισχύει κάθε φορά που επεξεργαζόμαστε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό σας κατά την παροχή του MyProductPassport και πληροί το άρθρο 28 του UK GDPR και, όπου εφαρμόζεται, του EU GDPR. Αν ένας συνεργάτης διαχειρίζεται τον χώρο εργασίας σας και έχει τη σύμβασή σας, είμαστε υπο-εκτελών την επεξεργασία αυτού του συνεργάτη με τους ίδιους όρους.

1. Λεπτομέρειες της επεξεργασίας

• Αντικείμενο και διάρκεια: παροχή του MyProductPassport σε εσάς, για όσο διαρκεί η σύμβαση και μέχρι τη διαγραφή των δεδομένων όπως περιγράφεται παρακάτω.
• Φύση και σκοπός: φιλοξενία, αποθήκευση, δημοσίευση, μετάφραση και προβολή των δεδομένων προϊόντων και των διαβατηρίων σας· δημιουργία στατιστικών προβολών διαβατηρίων· υποστήριξη· και αντίγραφα ασφαλείας.
• Όπου κάνετε χρήση αυτών, επίσης: η υποβολή αιτημάτων για πληροφορίες στους προμηθευτές που επιλέγετε, η τήρηση υπογεγραμμένου ιστορικού κάθε δημοσιευμένου διαβατηρίου και η σύνδεση της ομάδας σας μέσω του παρόχου ταυτότητάς σας.
• Ενδιαφερόμενα πρόσωπα: το προσωπικό και τα μέλη της ομάδας σας· πρόσωπα που αναφέρονται στα δεδομένα και έγγραφα των προϊόντων σας· και πρόσωπα που βλέπουν τα δημοσιευμένα διαβατήριά σας.
• Είδη δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα: ονόματα, επαγγελματικά στοιχεία επικοινωνίας και ρόλοι εργασίας· οποιαδήποτε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συμπεριλαμβάνετε σε δεδομένα προϊόντων ή έγγραφα· και, για όσους βλέπουν διαβατήρια, η χώρα, ο τύπος συσκευής, το πρόγραμμα περιήγησης, το λειτουργικό σύστημα, η σελίδα παραπομπής και ένα κωδικοποιημένο αναγνωριστικό επισκέπτη (ποτέ η διεύθυνση IP).
• Όταν ενεργοποιείτε την εξυπηρέτηση μετά την πώληση: καταχώριση των ιδιοκτητών των προϊόντων σας και τήρηση των στοιχείων εγγύησής τους, διαβίβαση αιτημάτων εξυπηρέτησης, των απαντήσεών σας και των φωτογραφιών των πελατών ανάμεσα σε εσάς και σε αυτούς, μεταβίβαση προϊόντος από τους ιδιοκτήτες και έλεγχος γνησιότητας ενός τεμαχίου.
• Ενδιαφερόμενα πρόσωπα, όταν χρησιμοποιείτε την εξυπηρέτηση μετά την πώληση: όσοι καταχωρίζουν ένα από τα προϊόντα σας, σας στέλνουν αίτημα εξυπηρέτησης, λαμβάνουν ένα προϊόν από τον ιδιοκτήτη του ή ελέγχουν τη γνησιότητα ενός τεμαχίου.
• Είδη δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για αυτούς: όνομα και διεύθυνση email· ό,τι επιλέξουν να προσθέσουν, όπως τηλέφωνο, χώρα, ημερομηνία και τόπος αγοράς, σειριακός αριθμός, μηνύματα και φωτογραφίες· αν δέχτηκαν να λαμβάνουν νέα από εσάς, με την ακριβή διατύπωση που είδαν· και, στους ελέγχους γνησιότητας, η χώρα και ένα κωδικοποιημένο αναγνωριστικό επισκέπτη (ποτέ η διεύθυνση IP).
• Όπου ζητάτε πληροφορίες από προμηθευτές: τα πρόσωπα επικοινωνίας των προμηθευτών σας (όνομα, διεύθυνση email και εταιρεία) και οι απαντήσεις και τα αρχεία που στέλνουν. Όπου χρησιμοποιείτε ενιαία σύνδεση: το όνομα και η διεύθυνση email που στέλνει ο πάροχος ταυτότητάς σας για κάθε άτομο. Το υπογεγραμμένο ιστορικό ενός διαβατηρίου διατηρεί κάθε δημοσιευμένη έκδοση όπως ήταν, συμπεριλαμβανομένων προηγούμενων τιμών πεδίων. Διαγράφεται μαζί με τον χώρο εργασίας σας, και θα αφαιρέσουμε προηγούμενες εκδόσεις κατόπιν οδηγιών σας, αν πρέπει να διαγραφούν από αυτές προσωπικά δεδομένα.

Η υπηρεσία δεν έχει σχεδιαστεί για ειδικές κατηγορίες δεδομένων (όπως δεδομένα υγείας). Παρακαλούμε μην τα μεταφορτώνετε.

Εσείς αποφασίζετε τι ενημέρωση παίρνουν οι πελάτες σας. Η δήλωση απορρήτου σας είναι συνδεδεμένη σε κάθε φόρμα και email εξυπηρέτησης μετά την πώληση, και οι λειτουργίες αυτές μένουν απενεργοποιημένες μέχρι να την προσθέσετε. Τα email προς τους πελάτες σας αποστέλλονται στο όνομά σας, με τη δική σας διεύθυνση απάντησης, μέσω του παρόχου αποστολής μας.

2. Οι υποχρεώσεις μας

Δεσμευόμαστε:

• να επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα μόνο βάσει των τεκμηριωμένων οδηγιών σας, που είναι αυτοί οι όροι και η χρήση της υπηρεσίας από εσάς, εκτός αν ο νόμος ορίζει διαφορετικά, οπότε θα σας ενημερώσουμε πρώτα, εκτός αν ο νόμος το απαγορεύει·
• να σας ενημερώνουμε αν πιστεύουμε ότι μια οδηγία παραβιάζει τη νομοθεσία για την προστασία δεδομένων·
• να διασφαλίζουμε ότι όποιος εξουσιοδοτούμε να επεξεργάζεται τα δεδομένα δεσμεύεται από εμπιστευτικότητα·
• εφαρμόζουμε τα μέτρα ασφαλείας που περιγράφονται παρακάτω·
• να χρησιμοποιούμε υπο-εκτελούντες μόνο όπως ορίζεται παρακάτω·
• να σας βοηθήσουμε να απαντάτε σε αιτήματα ατόμων που ασκούν τα δικαιώματά τους·
• να σας βοηθήσουμε να εκπληρώσετε τις υποχρεώσεις σας για την ασφάλεια, τη γνωστοποίηση παραβιάσεων, τις εκτιμήσεις αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων και την προηγούμενη διαβούλευση, λαμβάνοντας υπόψη τις πληροφορίες που έχουμε·
• να διαγράψουμε ή να επιστρέψουμε τα προσωπικά δεδομένα όταν λήξει η σύμβαση, όπως περιγράφεται παρακάτω·
• να διαθέτουμε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να αποδείξετε ότι τηρούνται αυτές οι υποχρεώσεις, και να επιτρέπουμε ελέγχους όπως περιγράφεται παρακάτω.

3. Υπο-εκτελούντες την επεξεργασία

Μας εξουσιοδοτείτε να χρησιμοποιούμε αυτούς τους υπο-εκτελούντες:

• DigitalOcean μέσω Cloudways: φιλοξενία, βάσεις δεδομένων και αντίγραφα ασφαλείας (Λονδίνο, Ηνωμένο Βασίλειο).
• Cloudflare: δίκτυο, ασφάλεια και παράδοση περιεχομένου (παγκόσμιο δίκτυο).
• Brevo (Sendinblue SAS): αποστολή email υπηρεσίας σε εσάς και την ομάδα σας και, όταν χρησιμοποιείτε την εξυπηρέτηση μετά την πώληση, στους πελάτες σας (Γαλλία).
• OpenAI: αυτόματη μετάφραση του κειμένου των δημοσιευμένων διαβατηρίων και ανάγνωση των εγγράφων που επιλέγετε να εισαγάγετε σε ένα διαβατήριο (Ηνωμένες Πολιτείες).
• Sentry (Functional Software, Inc.): παρακολούθηση σφαλμάτων (Γερμανία, περιοχή δεδομένων ΕΕ).
• Microsoft (Microsoft 365): email, για την αλληλογραφία υποστήριξης.

Επιβάλλουμε σε κάθε υπο-εκτελούντα υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων όχι λιγότερο προστατευτικές από την παρούσα ΣΕΔ και παραμένουμε υπεύθυνοι απέναντί σας για το έργο τους. Θα σας ενημερώνουμε για νέο υπο-εκτελούντα με email ή στην εφαρμογή τουλάχιστον 30 ημέρες πριν ξεκινήσει. Μπορείτε να αντιταχθείτε για εύλογους λόγους προστασίας δεδομένων· αν δεν μπορούμε να επιλύσουμε την αντίρρηση, μπορείτε να τερματίσετε την επηρεαζόμενη υπηρεσία και θα επιστρέψουμε τα τέλη που καταβλήθηκαν για το διάστημα μετά τη λήξη της.

4. Διεθνείς διαβιβάσεις

Τα δεδομένα σας φιλοξενούνται στο Ηνωμένο Βασίλειο, το οποίο η Ευρωπαϊκή Επιτροπή αναγνωρίζει ότι παρέχει επαρκή προστασία. Όπου ένας υπο-εκτελών επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε χώρα χωρίς απόφαση επάρκειας, βασιζόμαστε στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής μαζί με το UK International Data Transfer Addendum ή στην πιστοποίηση του υπο-εκτελούντος στο πλαίσιο του EU-US Data Privacy Framework και της επέκτασής του για το Ηνωμένο Βασίλειο.

5. Αιτήματα φυσικών προσώπων

Η υπηρεσία σάς επιτρέπει να βλέπετε, να διορθώνετε, να εξάγετε και να διαγράφετε δεδομένα μόνοι σας. Αν κάποιος επικοινωνήσει μαζί μας για δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που ελέγχετε εσείς, θα σας διαβιβάσουμε το αίτημα χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και δεν θα απαντήσουμε οι ίδιοι, εκτός αν μας το ζητήσετε.

Οι ιδιοκτήτες καταχωρισμένων προϊόντων μπορούν επίσης να διακόψουν μόνοι τους τα email μάρκετινγκ σας και να διαγράψουν την καταχώρισή τους από τη σελίδα ιδιοκτήτη τους.

6. Μέτρα ασφαλείας

• Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά: TLS σε κάθε σύνδεση, με HTTP Strict Transport Security.
• Κρυπτογράφηση σε ηρεμία: ο αριθμός εταιρείας, ο ΑΦΜ/ΦΠΑ και ο αριθμός τηλεφώνου στους λογαριασμούς χρηστών κρυπτογραφούνται στην εφαρμογή· οι κωδικοί πρόσβασης αποθηκεύονται μόνο ως μονόδρομα hash.
• Πρόσβαση: πρόσβαση βάσει ρόλων στους χώρους εργασίας (κάτοχος, διαχειριστής, συντάκτης, αναγνώστης), προαιρετικός έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων και περιορισμένος αριθμός προσπαθειών σύνδεσης. Η πρόσβαση στους διακομιστές παραγωγής περιορίζεται σε ονομαστικά ορισμένους διαχειριστές.
• Καταγραφή: οι σημαντικές ενέργειες καταγράφονται με τον χρήστη, την ώρα και τη διεύθυνση IP και διατηρούνται 90 ημέρες.
• Επισκέπτες διαβατηρίων: οι διευθύνσεις IP δεν αποθηκεύονται ποτέ· μόνο ένα κωδικοποιημένο αναγνωριστικό που δημιουργείται με μυστικό κλειδί.
• Εξυπηρέτηση μετά την πώληση: οι κρυφοί κωδικοί των τεμαχίων, τα κλειδιά των ασφαλών ετικετών και οι ιδιωτικοί σύνδεσμοι στα email προς τους πελάτες σας κρυπτογραφούνται στην εφαρμογή· οι φωτογραφίες που στέλνουν οι πελάτες αποθηκεύονται ιδιωτικά και εμφανίζονται μόνο στην ομάδα σας και στον πελάτη που τις έστειλε.
• Ανθεκτικότητα: καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων και προστασία Cloudflare από επιθέσεις άρνησης υπηρεσίας.
• Ασφάλεια εφαρμογής: αυστηρή πολιτική ασφάλειας περιεχομένου (CSP) με αναφορά παραβιάσεων.

7. Παραβιάσεις προσωπικών δεδομένων

Αν αντιληφθούμε παραβίαση προσωπικών δεδομένων που επηρεάζει τα δεδομένα σας, θα:

• να σας ενημερώνουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός 48 ωρών, με email στον κάτοχο του χώρου εργασίας σας·
• να σας δώσουμε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να ενημερώσετε το Information Commissioner’s Office ή την εποπτική σας αρχή εντός 72 ωρών και να τις ενημερώνουμε καθώς μαθαίνουμε περισσότερα·
• να συνεργαζόμαστε μαζί σας για τη διερεύνηση και τον περιορισμό της παραβίασης και να καταγράφουμε τι συνέβη και τι κάναμε γι' αυτό.

Μπορείτε να μας αναφέρετε ένα πιθανό πρόβλημα ασφαλείας στο [email protected].

8. Έλεγχοι

Θα απαντάμε σε εύλογες γραπτές ερωτήσεις σχετικά με τη συμμόρφωσή μας με την παρούσα ΣΕΔ. Αν αυτό δεν αρκεί, μπορείτε να διενεργήσετε έλεγχο με δικά σας έξοδα:

• με γραπτή προειδοποίηση τουλάχιστον 30 ημερών·
• κατά τις συνήθεις ώρες λειτουργίας·
• από ελεγκτές που δεσμεύονται από εμπιστευτικότητα·
• όχι περισσότερο από μία φορά τον χρόνο, εκτός αν παραβίαση ή ρυθμιστική αρχή απαιτεί επιπλέον.

9. Επιστροφή και διαγραφή δεδομένων

Μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας ανά πάσα στιγμή και να ζητήσετε πλήρη εξαγωγή όταν λήξει η σύμβαση (δείτε «Μετάβαση σε άλλο πάροχο» στους Όροι Παροχής Υπηρεσιών μας). Όταν διαγράφετε τον λογαριασμό σας, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε αυτόν διαγράφονται αμέσως. Αν η σύμβαση λήξει με άλλον τρόπο, διαγράφουμε τα δεδομένα 30 ημέρες μετά τη λήξη. Τα αντίγραφα στα αντίγραφα ασφαλείας αντικαθίστανται εντός 60 ημερών μετά από αυτό. Κρατάμε μόνο όσα απαιτεί ο νόμος, όπως τιμολόγια, και επιβεβαιώνουμε τη διαγραφή γραπτώς αν το ζητήσετε.

Από τις 26 Οκτωβρίου 2026, τα διαβατήρια μπαταριών παραμένουν διαθέσιμα μετά τη διαγραφή του λογαριασμού, όπως περιγράφεται στους Όρους Παροχής Υπηρεσιών (κανονισμός (ΕΕ) 2023/1542, άρθρο 78 στοιχείο ε)).

Δεδομένα εξυπηρέτησης μετά την πώληση: μια καταχώριση που κανείς δεν επιβεβαιώνει διαγράφεται μετά από 30 ημέρες, και τα στοιχεία ενός προσκεκλημένου νέου ιδιοκτήτη μόλις η μεταβίβαση γίνει αποδεκτή, ακυρωθεί ή λήξει. Οι ιδιοκτήτες μπορούν να διαγράψουν μόνοι τους την καταχώρισή τους από τη σελίδα ιδιοκτήτη, και εσείς μπορείτε να αφαιρέσετε μια καταχώριση ή να διαγράψετε ένα αίτημα εξυπηρέτησης στον πίνακα ελέγχου. Διαφορετικά, τα δεδομένα αυτά διαγράφονται μαζί με τον χώρο εργασίας σας.

10. Εφαρμοστέο δίκαιο

Η παρούσα ΣΕΔ διέπεται από το δίκαιο της Αγγλίας και της Ουαλίας, όπως και οι Όροι Παροχής Υπηρεσιών μας. Όπου ο EU GDPR απαιτεί να διέπεται από το δίκαιο κράτους μέλους της ΕΕ, εφαρμόζεται το ιρλανδικό δίκαιο και δικαιοδοσία έχουν τα δικαστήρια της Ιρλανδίας. Αν η παρούσα ΣΕΔ έρχεται σε σύγκρουση με τους Όρους Παροχής Υπηρεσιών, υπερισχύει η παρούσα ΣΕΔ όσον αφορά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Ερωτήσεις για αυτή τη συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων: [email protected].