Zahteve glede podatkov za digitalni potni list izdelka

Uvod: zakaj so zahteve glede podatkov pomembne

Vrednost digitalnega potnega lista izdelka (DPP) je na koncu odvisna od kakovosti in popolnosti podatkov, ki jih vsebuje. Potni list s skopimi, netočnimi ali slabo strukturiranimi informacijami ne izpolnjuje svojega namena, ne glede na to, ali gre za omogočanje premišljenih odločitev potrošnikov, podporo procesom krožnega gospodarstva ali izpolnjevanje regulativnih obveznosti.

Uredba o okolju prijazni zasnovi trajnostnih izdelkov (ESPR), uradno sprejeta kot Uredba EU 2024/1781, določa okvir, ki natančno opredeljuje, katere podatke mora vsebovati DPP. Uredba sama določa splošne kategorije, posamezna obvezna podatkovna polja pa se določijo z delegiranimi akti za vsako kategorijo izdelkov.

Zahteve glede podatkov DPP na kratko

Ta članek ponuja temeljit pregled zahtev glede podatkov, ki jih morajo podjetja razumeti in se nanje pripraviti. Ne glede na to, ali se s DPP šele začenjate ukvarjati ali izpopolnjujete obstoječo izvedbo, so pravilni podatki najpomembnejši korak pri oblikovanju skladnih in uporabnih digitalnih potnih listov izdelkov.

Obvezne kategorije podatkov po ESPR

ESPR opredeljuje več širokih kategorij informacij, ki jih mora vsebovati DPP. Natančna polja v vsaki kategoriji bodo določena z delegiranimi akti za posamezne skupine izdelkov, splošna struktura pa je jasna in enotna v vseh sektorjih.

Uredba zahteva, da vsak DPP vključuje naslednje temeljne kategorije podatkov:

• Identifikacija izdelka: edinstveni identifikator izdelka (običajno GTIN s serijsko številko), ime izdelka, številka modela, številka serije ali lota ter identiteta proizvajalca ali blagovne znamke.
• Podatki o proizvajalcu in gospodarskih subjektih: pravno ime, registrirani naslov in kontaktni podatki proizvajalca ter podatki o pooblaščenem zastopniku v EU in po potrebi o uvozniku.
• Sestava materialov: podrobna razčlenitev materialov, uporabljenih v izdelku, vključno z deležem recikliranih vsebnosti, prisotnostjo in koncentracijo zaskrbljujočih snovi ter morebitnimi kritičnimi surovinami.
• Podatki o vplivu na okolje: izračuni ogljičnega odtisa (vsaj za fazo proizvodnje, najbolje za celoten življenjski cikel), poraba energije med uporabo, poraba vode in drugi ustrezni okoljski kazalniki.
• Informacije o skladnosti: sklici na veljavne predpise, podatki o izjavi o skladnosti, po potrebi informacije o priglašenem organu, sklici na poročila o preskusih in stanje certifikacije.
• Informacije o krožnosti in koncu življenjske dobe: pričakovana življenjska doba izdelka, ocena popravljivosti, razpoložljivost rezervnih delov, navodila za razstavljanje, ocena možnosti recikliranja in veljavne sheme vračila.

Zahteve za identifikacijo izdelka

Identifikacija izdelka je temeljna podatkovna plast vsakega DPP. Brez edinstvenega, svetovno priznanega identifikatorja potnega lista ni mogoče zanesljivo povezati z izdelkom, ki ga opisuje. ESPR določa, da morajo imeti izdelki edinstveni identifikator izdelka, skladen s standardom ISO/IEC 15459 ali enakovrednimi standardi.

V praksi to pomeni uporabo identifikatorjev GS1, natančneje Global Trade Item Number (GTIN) za identifikacijo modela izdelka in serijske številke za identifikacijo posameznega primerka. Skupaj ustvarita edinstveni identifikator za vsako posamezno enoto izdelka, kar omogoča sledljivost od proizvodnje do konca življenjske dobe.

Identifikator mora biti kodiran v GS1 Digital Link URI, ki ima obliko razrešljivega spletnega naslova. Na primer: https://id.example.com/01/09506000134352/21/ABC123, kjer 01 označuje GTIN, 21 pa serijsko številko. Ta URI se nato kodira v kodo QR ali drug nosilec podatkov, pritrjen na izdelek.

Poleg primarnega identifikatorja naj DPP vsebuje tudi povezane identifikatorje, kot so številke serij ali lotov, številke modelov in klasifikacijske kode, pomembne za kategorijo izdelka (na primer tarifne oznake ali kode kategorij izdelkov). Ti sekundarni identifikatorji podpirajo upravljanje dobavne verige, regulativno poročanje in nadzor trga.

Sestava materialov in zaskrbljujoče snovi

Ena najvplivnejših zahtev glede podatkov po ESPR se nanaša na sestavo materialov. Podjetja morajo razkriti, iz česa so njihovi izdelki izdelani, s posebnim poudarkom na zaskrbljujočih snoveh in kritičnih surovinah.

Zaskrbljujoče snovi so kemikalije ali materiali, ki lahko pomenijo tveganje za zdravje ljudi ali okolje. ESPR zahteva, da DPP za vse zaskrbljujoče snovi, prisotne nad določenimi mejnimi vrednostmi, navaja ime, koncentracijo in lokacijo v izdelku. Te informacije imajo več namenov: potrošnikom omogočajo premišljene odločitve, obratom za recikliranje pomagajo pri varnem ravnanju z materiali, organom za nadzor trga pa zagotavljajo podatke za izvrševanje.

Navesti je treba tudi kritične surovine, kot so opredeljene v evropskem aktu o kritičnih surovinah. To so materiali, ki so gospodarsko pomembni za EU, vendar je njihova oskrba ogrožena zaradi geopolitičnih dejavnikov ali omejene razpoložljivosti. Navajanje njihove prisotnosti v izdelkih podpira strateške cilje EU na področju zanesljivosti virov in recikliranja.

Reciklirana vsebnost je za številne kategorije izdelkov še en obvezen podatek. Podjetja morajo navesti delež recikliranega materiala v svojih izdelkih, po potrebi razčlenjen po vrstah materiala. Ti podatki podpirajo cilje EU na področju krožnega gospodarstva ter potrošnikom in naročnikom omogočajo, da dajo prednost izdelkom z večjo reciklirano vsebnostjo.

Zbiranje točnih podatkov o sestavi materialov je lahko zahtevno, zlasti pri izdelkih s kompleksnimi dobavnimi verigami z več ravnmi dobaviteljev. Strategije za to obravnavamo v našem kontrolnem seznamu za skladnost z ESPR.

Podatki o vplivu na okolje

Podatki o vplivu na okolje količinsko opredelijo ekološki odtis izdelka v njegovem življenjskem ciklu. ESPR daje poseben poudarek ogljičnemu odtisu, obseg zahtevanih okoljskih podatkov pa se bo širil z objavo delegiranih aktov za posamezne kategorije izdelkov.

Podatki o ogljičnem odtisu se običajno izražajo v kilogramih ekvivalenta CO2 (kg CO2e) in se lahko zahtevajo za različne faze življenjskega cikla: pridobivanje surovin, proizvodnjo, prevoz, fazo uporabe in obdelavo ob koncu življenjske dobe. Metodologija izračuna mora slediti priznanim standardom, kot sta metoda okoljskega odtisa izdelka (PEF) ali ISO 14067.

Podatki o porabi energije so ključni za izdelke, ki rabijo energijo, in jih je treba izraziti v standardiziranih enotah (na primer v kilovatnih urah na leto) pri določenih preskusnih pogojih. Za porabo vode, kjer je to ustrezno, veljajo podobna načela.

Izziv za številna podjetja je, da podatki o vplivu na okolje zahtevajo zmogljivosti za oceno življenjskega cikla (LCA) ali dostop do preverjenih okoljskih podatkov dobaviteljev. Razvoj teh zmogljivosti zahteva čas, zato ESPR predvideva postopno izvajanje, vendar bi morala podjetja že zdaj začeti razvijati procese zbiranja podatkov, da se izognejo hitenju v zadnjem trenutku.

Sektorske zahteve glede podatkov

ESPR vzpostavlja skupen okvir, posamezna podatkovna polja, ki jih mora vsebovati DPP, pa so opredeljena z delegiranimi akti za vsako kategorijo izdelkov. To pomeni, da bo DPP za tekstilni izdelek zahteval drugačne podatke kot DPP za elektronsko napravo ali baterijo.

Pri tekstilu pričakujte zahteve glede sestave vlaken, postopkov barvanja, sproščanja mikrovlaken, rezultatov preskusov vzdržljivosti (kot so odpornost proti pilingu, barvna obstojnost in natezna trdnost) ter navodil za nego, ki podaljšujejo življenjsko dobo izdelka.

Pri elektroniki bodo delegirani akti verjetno zahtevali podatke o razredu energijske učinkovitosti, izjave o nevarnih snoveh (v skladu z RoHS), razpoložljivosti posodobitev programske opreme, razpoložljivosti in cenah rezervnih delov ter specifikacijah baterij, vključno s krivuljami upadanja zmogljivosti.

Pri baterijah, ki so zaradi Uredbe EU o baterijah (2023/1542) pred drugimi sektorji, mora DPP že zdaj vsebovati podatke o zdravstvenem stanju, zmogljivosti, zgodovini ciklov polnjenja, sestavi materialov (vključno z vsebnostjo kobalta, litija, niklja in svinca), ogljičnem odtisu na kWh zmogljivosti ter dokumentacijo o odgovornem pridobivanju surovin.

Pri gradbenih proizvodih bodo zahteve verjetno zajemale toplotne lastnosti, požarno odpornost, akustične lastnosti, emisije hlapnih organskih spojin (HOS), reciklirano vsebnost in možnost razgradnje.

Podjetja, ki delujejo v več sektorjih, bi morala načrtovati prilagodljiv podatkovni model, ki lahko obvladuje različne zahteve, ne da bi bilo treba za vsako kategorijo izdelkov v celoti preoblikovati sistem. Izdelava prvega potnega lista je preprostejša, kot bi morda pričakovali, naš vodnik po korakih pa vas vodi skozi postopek.

Standardi kakovosti podatkov

ESPR ne zahteva zgolj podatkov, temveč točne, preverljive in posodobljene podatke. Kakovost podatkov je temeljna zahteva za skladnost, podjetjem, ki v potnem listu navajajo zavajajoče ali netočne informacije, pa grozijo izvršilni ukrepi.

Za DPP je pomembnih več razsežnosti kakovosti podatkov:

• Točnost: podatki morajo verno odražati dejanske lastnosti izdelka. Odstotki sestave materialov morajo temeljiti na dejanskih recepturah, ne na ocenah. Podatki o vplivu na okolje morajo biti izračunani s priznanimi metodologijami.
• Popolnost: izpolnjena morajo biti vsa obvezna polja, ki jih določa veljavni delegirani akt. Manjkajoči podatki pomenijo neskladnost.
• Pravočasnost: podatki morajo biti aktualni. Če se sestava izdelka spremeni ali certifikat poteče, je treba potni list posodobiti, da odraža novo stanje.
• Doslednost: podatki morajo biti izraženi v enotah, oblikah in besediščih, ki jih določajo ustrezni standardi in delegirani akti. Nedosledni podatki ogrožajo interoperabilnost.
• Preverljivost: podjetja morajo biti sposobna dokazati izvor in točnost svojih podatkov, če jih organi za nadzor trga izpodbijajo. To pomeni vodenje evidenc o virih podatkov, metodologijah izračuna in izjavah dobaviteljev.

Zgodnje vlaganje v procese kakovosti podatkov, vključno s postopki zbiranja podatkov od dobaviteljev, samodejnimi pravili za preverjanje in rednimi revizijami podatkov, se močno obrestuje z nižjim tveganjem neskladnosti in večjo vrednostjo potnih listov.

Pridobivanje podatkov iz dobavne verige

Pri večini proizvajalcev znaten del podatkov, potrebnih za DPP, izvira iz dobavne verige. Podatki o sestavi materialov prihajajo od dobaviteljev surovin. Specifikacije sestavnih delov prihajajo od proizvajalcev sestavnih delov. Podatke o vplivu na okolje bo morda treba združiti z več ravni dobavne verige.

To ustvarja praktičen izziv: kako zbrati, preveriti in združiti podatke od desetin ali stotin dobaviteljev, od katerih mnogi zahtev glede DPP še ne poznajo?

Najučinkovitejši pristop je začeti zgodaj in delovati sistematično. Najprej preslikajte svojo dobavno verigo, da ugotovite, kateri dobavitelji imajo podatke, ki jih potrebujete za skladnost z DPP. Podatke razvrstite po vrsti (sestava materialov, vpliv na okolje, izjave o skladnosti) in po razpoložljivosti. Nekateri podatki morda že obstajajo v podatkovnih listih izdelkov ali varnostnih listih dobaviteljev. Druge bo morda treba posebej zahtevati ali pripraviti.

Za poenostavitev zbiranja podatkov od dobaviteljev nastajajo standardizirani formati za izmenjavo podatkov. Okvir ESPR spodbuja uporabo strojno berljivih podatkovnih formatov in standardiziranih predlog. Panožna združenja v sektorjih, kot so tekstil, elektronika in avtomobilska industrija, razvijajo sektorske predloge za izmenjavo podatkov, ki jih lahko podjetja prevzamejo.

Pomembno je tudi vključiti sodelovanje z dobavitelji v nabavne procese. Z vključitvijo zahtev glede podatkov DPP v pogodbe z dobavitelji in nabavne specifikacije postane zbiranje podatkov redni del odnosa z dobavitelji in ne naknadna misel.

Ohranjanje točnosti podatkov v celotnem življenjskem ciklu izdelka

DPP ni statičen dokument. Ostati mora točen in dostopen v celotnem življenjskem ciklu izdelka, od proizvodnje prek prodaje, uporabe, popravila in nadaljnje prodaje do končne obdelave ob koncu življenjske dobe.

Več dogodkov v življenjskem ciklu izdelka lahko zahteva posodobitev potnega lista:

• Odpoklici izdelkov ali varnostna obvestila zahtevajo dodajanje informacij in navodil o odpoklicu.
• Podaljšanje ali potek certifikatov zahteva posodobitev polj o stanju skladnosti.
• Spremembe predpisov lahko zahtevajo dodajanje novih podatkovnih polj ali ponoven izračun obstoječih.
• Popravila ali obnova lahko spremenijo sestavo materialov ali lastnosti delovanja izdelka.
• Pri dragocenih ali reguliranih izdelkih bo morda treba evidentirati prenose lastništva.

Samodejno spremljanje in postopki posodabljanja pomagajo obvladovati to kompleksnost. Platformo DPP je na primer mogoče nastaviti tako, da lastnika izdelka opozori, ko se certifikatu bliža datum poteka, ali da samodejno posodobi stanje potnega lista ob izdaji obvestila o odpoklicu.

ESPR določa najkrajša obdobja hrambe podatkov, ki se razlikujejo glede na kategorijo izdelkov. Podjetja morajo zagotoviti, da njihova platforma DPP hrani podatke vsaj zahtevano obdobje, najbolje pa dlje, da podpira uporabo na sekundarnem trgu in ob koncu življenjske dobe.

Varstvo zasebnosti in zaupnost

Preglednost je osrednji cilj ESPR, vendar uredba priznava tudi, da so nekateri podatki o izdelkih lahko poslovno občutljivi. Podjetjem v svojih DPP ni treba razkrivati poslovnih skrivnosti ali zaščitenih receptur, vendar morajo zagotoviti dovolj informacij za izpolnitev obveznih zahtev glede podatkov.

Večstopenjski model dostopa, ki ga predvideva ESPR, pomaga obvladovati to napetost. Podatki za potrošnike vključujejo kazalnike trajnostnosti, kategorije materialov, informacije o popravljivosti in splošne podatke o vplivu na okolje, predstavljene na ravni, ki obvešča, ne da bi razkrivala zaščitene podrobnosti. Regulativni organi pa lahko dostopajo do podrobnejših podatkov v pravnem okviru, ki varuje poslovno zaupnost.

Upoštevati je treba tudi varstvo osebnih podatkov po GDPR. Če DPP zajema kakršne koli podatke, povezane s posamezniki, na primer podatke o registraciji garancije ali evidence o lastništvu dragocenih predmetov, je treba s temi podatki ravnati v skladu z zahtevami GDPR, vključno z najmanjšim obsegom podatkov, omejitvijo namena in zagotavljanjem pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

Podjetja bi morala skupaj s pravno službo in skupino za varstvo podatkov opredeliti jasne politike razvrščanja podatkov za svoje DPP ter tako zagotoviti, da se pravi podatki delijo s pravimi ciljnimi skupinami na pravi ravni podrobnosti.

Priprava podatkov na skladnost z DPP

Glede na obseg in podrobnost zahtevanih podatkov je priprava na skladnost z DPP v bistvu izziv upravljanja podatkov. Podjetja, ki vlagajo v strukturirano in sistematično pripravo podatkov, bodo zahteve izpolnjevala bistveno lažje in iz svojih potnih listov pridobila več vrednosti v obliki angažiranosti potrošnikov, učinkovitosti dobavne verige in razlikovanja blagovne znamke.

Začnite z analizo vrzeli: primerjajte podatkovna polja, zahtevana za vašo kategorijo izdelkov, s podatki, ki jih trenutno imate. Ugotovite vrzeli in določite prednostni vrstni red njihovega zapolnjevanja glede na regulativne roke in poslovni vpliv. Najprej se osredotočite na podatke, ki jih je najtežje pridobiti, običajno podatke iz dobavne verige in izračune vpliva na okolje, saj imajo najdaljši čas priprave.

Vlagajte v infrastrukturo za upravljanje podatkov. Centraliziran sistem za upravljanje informacij o izdelkih (PIM) ali platforma DPP, ki je povezana z obstoječimi sistemi ERP in dobavne verige, bo občutno zmanjšala napor, potreben za izdelavo in vzdrževanje točnih potnih listov. Naša platforma MyProductPassport je zasnovana prav za ta namen in ponuja strukturirane podatkovne modele, pravila za preverjanje in integracijske API-je, ki poenostavijo celoten proces upravljanja podatkov.

Nazadnje kakovost podatkov vgradite v svoje procese, namesto da bi jo obravnavali kot enkratno nalogo. Stalno sodelovanje z dobavitelji, samodejno preverjanje in redne revizije zagotavljajo, da vaši podatki DPP ostanejo točni in skladni, ko se izdelki in predpisi razvijajo. Za strukturiran začetek si oglejte naš vodnik za izdelavo prvega digitalnega potnega lista izdelka.

Akcijski načrt v 10 korakih za pripravljenost podatkov na DPP

1. Ugotovite, kateri delegirani akt velja za vas. Sektorski delegirani akt določa, katera polja veljajo za vaše izdelke. Preberite ga, ko bo objavljen, do takrat pa spremljajte osnutke.
2. Popišite obstoječe vire podatkov. ERP, PLM, PIM, tehnične mape za oznako CE, EPD, izjave po REACH, energijske nalepke, portali dobaviteljev. Večina polj DPP že obstaja nekje v podjetju.
3. Povežite vire podatkov s polji DPP. Izdelajte zemljevid po posameznih poljih, ki kaže, kateri notranji sistem ali zunanja stranka ima posamezen podatek.
4. Ugotovite vrzeli v podatkih. Polja, ki jih še nimate ne interno ne pri dobaviteljih, so seznam nalog. Prednost dajte vrzelim, ki zahtevajo sodelovanje z dobavitelji na več ravneh, saj imajo najdaljši čas priprave.
5. Vključite dobavitelje v zapolnjevanje vrzeli. Večina težav s kakovostjo podatkov izvira od dobavite