Sancțiunile și aplicarea ESPR: ce se întâmplă dacă nu respectați regulamentul

Mizele neconformității cu ESPR

Regulamentul privind proiectarea ecologică pentru produse durabile (ESPR) nu este un ghid voluntar sau un cadru aspirațional. Este un regulament UE obligatoriu, cu mecanisme reale de aplicare și sancțiuni semnificative pentru întreprinderile care nu îl respectă. Pe măsură ce cerințele privind pașaportul digital al produsului intră în vigoare pentru categorii succesive de produse, autoritățile de supraveghere a pieței din întreaga Europă vor avea atât competența, cât și mandatul de a lua măsuri împotriva produselor neconforme și a întreprinderilor responsabile de acestea.

Cu toate acestea, multe întreprinderi nu știu exact ce se întâmplă dacă nu își îndeplinesc obligațiile ESPR. Care sunt sancțiunile? Cine le aplică? Cât de grave sunt consecințele? Și ce pot face întreprinderile pentru a se proteja? Acest articol oferă o prezentare completă a cadrului de aplicare al ESPR, pe baza textului regulamentului și a precedentelor consacrate din legislația UE existentă privind produsele.

Pentru o înțelegere completă a regulamentului pe care se sprijină aceste dispoziții de aplicare, consultați ghidul nostru complet despre ESPR.

Cum funcționează aplicarea ESPR

ESPR urmează modelul consacrat al UE pentru aplicarea reglementărilor privind produsele, care se bazează pe autoritățile de supraveghere a pieței (ASP) din fiecare stat membru. Aceste autorități naționale sunt responsabile de monitorizarea pieței, identificarea produselor neconforme și luarea de măsuri împotriva operatorilor economici responsabili, fie că aceștia sunt producători, importatori, reprezentanți autorizați sau distribuitori.

Supravegherea pieței în temeiul ESPR funcționează în paralel cu cadrul existent instituit prin Regulamentul (UE) 2019/1020, care stabilește normele generale privind supravegherea pieței și conformitatea produselor în UE. Aceasta înseamnă că ASP dispun de un set bine stabilit de competențe de aplicare, inclusiv dreptul de a inspecta produse, de a solicita documentație, de a preleva mostre pentru testare și de a impune măsuri corective.

ESPR impune, de asemenea, crearea unui registru al pașapoartelor digitale ale produselor, o bază de date centralizată pe care ASP o pot interoga pentru a verifica dacă produsele de pe piață au pașapoarte valide și conforme. Acest lucru face aplicarea mult mai ușoară decât în cazul reglementărilor anterioare, unde verificarea conformității necesita adesea inspecții fizice și examinarea manuală a documentelor. Cu pașapoartele digitale, o autoritate poate verifica rapid dacă pașaportul unui produs există, dacă conține toate câmpurile de date obligatorii și dacă informațiile par plauzibile și coerente.

Tipuri de sancțiuni și măsuri de aplicare

ESPR lasă stabilirea nivelurilor concrete ale sancțiunilor în seama statelor membre, cerând doar ca acestea să fie „efective, proporționale și disuasive”. Prin urmare, amenzile și sancțiunile exacte vor varia de la o țară la alta, dar regulamentul stabilește un cadru clar de măsuri de aplicare pe care toate statele membre trebuie să le pună la dispoziție. Pe baza regulamentului și a precedentelor din legislația UE conexă privind produsele, setul de instrumente de aplicare include:

• Notificări de măsuri corective care obligă întreprinderile să aducă produsele în conformitate într-un termen stabilit
• Ordine de retragere care impun eliminarea produselor neconforme de pe piață
• Ordine de rechemare care obligă întreprinderile să recupereze produsele neconforme deja vândute consumatorilor
• Interdicții de import care împiedică intrarea produselor neconforme pe piața UE la vamă
• Sancțiuni financiare (amenzi) proporționale cu gravitatea și durata neconformității
• Publicarea constatărilor de neconformitate, inclusiv numele întreprinderilor și produselor implicate
• Sancțiuni penale în cazurile cele mai grave, în special atunci când neconformitatea implică înșelăciune deliberată sau prezintă riscuri pentru siguranță

Sancțiunile financiare prevăzute de reglementările UE existente privind produsele oferă o indicație utilă asupra nivelului amenzilor cu care se pot confrunta întreprinderile. De exemplu, în temeiul Regulamentului UE privind bateriile, statele membre trebuie să stabilească sancțiuni proporționale cu gravitatea încălcării, beneficiile economice obținute din neconformitate și eventualele încălcări anterioare. Mai multe state membre au stabilit amenzi maxime de sute de mii sau chiar milioane de euro pentru încălcări grave ale reglementărilor privind produsele.

Interdicții de produse și retragerea de pe piață

Pentru multe întreprinderi, măsura de aplicare cu cel mai mare impact comercial nu este amenda, ci interdicția unui produs sau ordinul de retragere de pe piață. Faptul că produsele dumneavoastră nu mai pot fi vândute în UE sau că produsele aflate deja la raft trebuie rechemate are consecințe financiare imediate și grave, mai ales pentru întreprinderile care depind în mare măsură de piața europeană.

În temeiul ESPR, o autoritate de supraveghere a pieței poate dispune retragerea unui produs de pe piață dacă acesta nu are un pașaport digital al produsului valid, dacă pașaportul nu conține toate informațiile obligatorii, dacă informațiile din pașaport sunt inexacte în mod semnificativ sau dacă produsul nu îndeplinește cerințele de performanță privind proiectarea ecologică aplicabile. Ordinul de retragere se poate aplica unor loturi specifice, unor linii întregi de produse sau tuturor produselor unui anumit producător, în funcție de natura și amploarea neconformității.

Rechemările de produse sunt și mai perturbatoare. O rechemare obligă întreprinderea nu doar să oprească vânzarea produsului, ci și să recupereze în mod activ unitățile deja cumpărate de consumatori. Aceasta implică costuri logistice importante, cheltuieli de comunicare cu clienții și prejudicii de imagine. Pentru mărcile care se adresează consumatorilor, o rechemare este un eveniment foarte vizibil, care poate domina presa și rețelele sociale zile sau chiar săptămâni.

Merită subliniat că ordinele de retragere și rechemare nu sunt doar posibilități teoretice. În temeiul reglementărilor UE existente privind produsele, mii de produse sunt retrase sau rechemate în fiecare an. Sistemul de alertă rapidă al UE pentru produsele nealimentare periculoase (Safety Gate) publică săptămânal notificări privind măsurile de aplicare, iar cifrele sunt considerabile. Nu există niciun motiv să ne așteptăm ca aplicarea ESPR să fie mai puțin activă odată ce termenele încep să expire.

Diferențe între statele membre ale UE

Deoarece ESPR lasă stabilirea sancțiunilor în seama statelor membre, întreprinderile care activează pe mai multe piețe din UE trebuie să știe că sancțiunile concrete pot varia semnificativ de la o țară la alta. O neconformitate care atrage o amendă modestă într-un stat membru poate duce la o sancțiune mult mai mare în altul.

Istoric, unele state membre au fost mai active și mai ferme în supravegherea pieței decât altele. Germania, Franța, Țările de Jos și țările nordice au fost în general considerate printre cele mai active în aplicarea reglementărilor UE privind produsele, cu autorități de supraveghere bine dotate și un istoric de măsuri împotriva produselor neconforme. Statele membre din sudul și estul Europei au fost uneori mai puțin active, deși situația se schimbă pe măsură ce coordonarea la nivelul UE se îmbunătățește.

ESPR include dispoziții menite să îmbunătățească coordonarea și coerența aplicării între statele membre. Regulamentul obligă statele membre să coopereze prin cadrul UE de supraveghere a pieței, să facă schimb de informații despre produsele și operatorii neconformi și să coordoneze acțiunile transfrontaliere de aplicare. În timp, acest lucru ar trebui să reducă posibilitatea ca întreprinderile să profite de diferențele de intensitate a aplicării între statele membre.

Pentru întreprinderile care introduc produse pe piață în mai multe țări din UE, cea mai sigură abordare este să urmărească conformitatea deplină cu interpretarea cea mai strictă a cerințelor. Astfel, sunteți protejat indiferent de statul membru ale cărui autorități efectuează o inspecție.

Lecții din aplicarea reglementărilor existente privind produsele

Deși cerințele ESPR privind pașapoartele digitale sunt noi, cadrul general de aplicare a reglementărilor UE privind produsele este bine consolidat. Analiza modului în care au fost aplicate reglementările existente oferă informații valoroase despre ce pot aștepta întreprinderile în temeiul ESPR.

Regulamentul UE privind bateriile, care include unele dintre primele cerințe privind pașaportul digital, este un precedent deosebit de relevant. Conform acestui regulament, bateriile introduse pe piața UE începând din februarie 2027 trebuie să aibă un pașaport digital al produsului care conține informații detaliate despre capacitate, performanță, durabilitate, compoziție și amprenta de carbon. Statele membre își pregătesc deja abordările de aplicare pentru aceste cerințe.

REACH (înregistrarea, evaluarea, autorizarea și restricționarea substanțelor chimice) oferă un alt exemplu instructiv. REACH obligă întreprinderile să înregistreze substanțele chimice și să furnizeze date detaliate despre proprietățile, utilizările și pericolele acestora. Nerespectarea REACH a dus la amenzi semnificative, de ordinul milioanelor de euro în unele cazuri, la interdicții de produse și chiar la urmăriri penale. Agenția Europeană pentru Produse Chimice (ECHA) a dezvoltat procese sofisticate de verificare a conformității, iar activitățile sale de aplicare au devenit tot mai riguroase.

Sistemul de marcare CE, care impune ca produsele să îndeplinească standardele UE aplicabile în materie de siguranță, sănătate și mediu înainte de a fi introduse pe piață, a generat de asemenea un volum considerabil de precedente. Produsele găsite pe piață fără marcaj CE valabil sau cu marcaj CE aplicat deși nu îndeplinesc cerințele relevante sunt retrase în mod curent, iar producătorii lor sunt sancționați. Cerințele ESPR privind pașapoartele digitale vor adăuga practic un nou nivel acestui cadru de conformitate existent.

Consecințe reputaționale și comerciale

Dincolo de sancțiunile juridice formale, neconformitatea cu ESPR implică riscuri reputaționale și comerciale semnificative, care pot fi la fel de dăunătoare, dacă nu chiar mai dăunătoare, decât amenzile sau retragerile de produse.

Autoritățile de supraveghere a pieței din mai multe state membre publică detalii despre măsurile de aplicare, inclusiv numele întreprinderilor și produselor găsite neconforme. Apariția într-o notificare publică transmite un semnal negativ puternic clienților, partenerilor, investitorilor și autorităților de reglementare. În era rețelelor sociale, astfel de notificări se pot răspândi rapid, ajungând la un public mult mai larg decât comunitatea de reglementare.

Partenerii de retail și distribuție pot lua măsuri independent de autorități. Marii comercianți cer tot mai des furnizorilor să demonstreze conformitatea cu reglementările aplicabile, iar descoperirea unei neconformități poate duce la delistare, adică eliminarea produselor din gama comerciantului. Pentru multe mărci, pierderea accesului la un canal major de retail este catastrofală din punct de vedere comercial, indiferent dacă urmează sau nu o măsură oficială de aplicare.

Un alt factor este atenția investitorilor și creditorilor față de performanța ESG (mediu, social și guvernanță). Neconformitatea cu reglementările este un semnal de alarmă pentru investitori și poate afecta capacitatea unei companii de a atrage capital, de a obține linii de credit sau de a-și menține asigurarea. Pe măsură ce reglementarea în domeniul sustenabilității devine tot mai centrală, piețele financiare acordă o atenție sporită performanței în materie de conformitate.

Cum să evitați sancțiunile ESPR

Vestea bună este că sancțiunile ESPR pot fi evitate în totalitate. Regulamentul are scopul de a asigura că produsele îndeplinesc standarde minime de sustenabilitate și transparență, iar conformitatea, deși solicitantă, este realizabilă pentru orice întreprindere dispusă să investească timpul și resursele necesare.

Cel mai eficient mod de a evita sancțiunile este să începeți pregătirile cu mult înainte de termenele de conformitate pentru categoriile dumneavoastră de produse. Folosiți lista noastră de verificare a conformității ESPR ca foaie de parcurs structurată. Pașii esențiali includ un audit amănunțit al datelor, implicarea furnizorilor în furnizarea datelor, alegerea unei platforme DPP solide și crearea de procese interne pentru întreținerea continuă a pașapoartelor.

La fel de important este să înțelegeți cerințele specifice care se aplică produselor dumneavoastră. Cadrul ESPR se bazează pe acte delegate care stabilesc cerințe detaliate pentru fiecare categorie de produse. Trebuie să cunoașteți nu doar principiile generale ale regulamentului, ci și câmpurile de date, standardele de performanță și cerințele de documentare specifice pe care produsele dumneavoastră trebuie să le îndeplinească. Articolele noastre despre calendarul și termenele ESPR și despre greșelile frecvente de conformitate DPP oferă îndrumări detaliate pentru evitarea celor mai comune capcane.

• Începeți pregătirea pentru conformitate cu cel puțin 12-18 luni înainte de termenul de aplicare pentru sectorul dumneavoastră
• Efectuați un audit complet al datelor în raport cu cerințele actelor delegate specifice categoriilor dumneavoastră de produse
• Implicați furnizorii din timp și stabiliți acorduri clare de partajare a datelor
• Alegeți o platformă DPP care îndeplinește standardele tehnice actuale și se poate adapta pe măsură ce cerințele evoluează
• Implementați procese interne de verificare și asigurare a calității pentru toate pașapoartele publicate
• Păstrați o documentație completă a activităților de conformitate ca dovadă a diligenței necesare
• Urmăriți evoluțiile legislative și actualizați programul de conformitate pe măsură ce sunt publicate noi acte delegate

Documentația, cea mai bună apărare

În orice situație de aplicare a legii, cel mai important factor care determină rezultatul este calitatea documentației dumneavoastră. Autoritățile de supraveghere a pieței sunt mult mai înclinate să fie îngăduitoare cu întreprinderile care pot demonstra un efort real și sistematic de conformare decât cu cele care s-au pregătit puțin sau deloc.

Documentația de conformitate trebuie să acopere fiecare aspect al programului dumneavoastră ESPR: sursele de date folosite pentru completarea pașapoartelor, procesele interne de verificare, instruirea personalului, comunicările cu furnizorii privind exactitatea datelor și activitățile continue de monitorizare și întreținere. Dacă o autoritate pune întrebări despre orice aspect al pașapoartelor digitale ale produselor, trebuie să puteți prezenta dovezi documentate care susțin informațiile publicate.

Luați în considerare și efectuarea periodică de audituri interne ale datelor DPP. Verificați un eșantion aleatoriu de pașapoarte în raport cu datele sursă pentru a confirma exactitatea. Documentați rezultatele acestor audituri și orice măsuri corective luate. Acest tip de asigurare proactivă a calității este exact genul de diligență pe care autoritățile de supraveghere a pieței îl vor căuta, și îl vor recompensa, în cazul unei anchete. Pentru o abordare mai amplă a pregătirii pentru conformitate, consultați ghidul nostru despre auditarea produselor pentru pregătirea DPP.

Concluzia: conformitatea nu este opțională

Cadrul de aplicare al ESPR este conceput pentru a asigura că toate întreprinderile care introduc produse pe piața UE își îndeplinesc obligațiile. Consecințele neconformității (amenzi, interdicții de produse, rechemări, prejudicii de imagine și pierderea accesului la piață) sunt suficient de grave încât nicio întreprindere să nu își permită să le ignore.

Totuși, mesajul nu trebuie să fie unul al fricii. Cerințele ESPR sunt clare, calendarele sunt publicate din timp, iar instrumentele și îndrumările disponibile pentru a ajuta întreprinderile să se conformeze se înmulțesc rapid. Cu o pregătire structurată, investiții în tehnologia și procesele potrivite și un angajament față de exactitatea datelor și transparență, conformitatea este pe deplin la îndemâna întreprinderilor de toate dimensiunile.

Comisia Europeană a precizat clar că ESPR este un pilon al Pactului verde și al agendei privind economia circulară. Aplicarea va fi riguroasă, coordonată și tot mai sofisticată. Momentul pregătirii este acum.