Kazni in izvrševanje po ESPR: kaj se zgodi, če zahtev ne izpolnjujete

Kaj je na kocki pri neskladnosti z ESPR

Uredba o okoljsko primerni zasnovi za trajnostne izdelke (ESPR) ni prostovoljna smernica ali zgolj okvir ambicij. Je zavezujoča uredba EU z dejanskimi mehanizmi izvrševanja in občutnimi kaznimi za podjetja, ki je ne upoštevajo. Ko bodo zahteve glede digitalnega potnega lista izdelka postopoma začele veljati za posamezne kategorije izdelkov, bodo organi za nadzor trga po vsej Evropi dobili pooblastila in nalogo, da ukrepajo proti neskladnim izdelkom in podjetjem, ki so zanje odgovorna.

Kljub temu številnim podjetjem še vedno ni jasno, kaj se dejansko zgodi, če ne izpolnijo svojih obveznosti po ESPR. Kakšne so kazni? Kdo jih izvršuje? Kako resne so posledice? In kaj lahko podjetja storijo, da se zaščitijo? Ta članek ponuja celovit pregled okvira izvrševanja ESPR na podlagi same uredbe in uveljavljene prakse iz obstoječe zakonodaje EU o izdelkih.

Za celovito razumevanje uredbe, na kateri temeljijo te določbe o izvrševanju, si oglejte naš celoviti vodnik po ESPR.

Kako poteka izvrševanje ESPR

ESPR sledi uveljavljenemu modelu EU za izvrševanje predpisov o izdelkih, ki temelji na organih za nadzor trga v vsaki državi članici. Ti nacionalni organi so odgovorni za spremljanje trga, odkrivanje neskladnih izdelkov in ukrepanje proti odgovornim gospodarskim subjektom, ne glede na to, ali gre za proizvajalce, uvoznike, pooblaščene zastopnike ali distributerje.

Nadzor trga po ESPR poteka vzporedno z obstoječim okvirom Uredbe (EU) 2019/1020, ki določa splošna pravila za nadzor trga in skladnost izdelkov v vsej EU. Organi imajo tako na voljo uveljavljen nabor izvršilnih pooblastil, vključno s pravico do pregleda izdelkov, zahtevanja dokumentacije, odvzema vzorcev za preskušanje in odrejanja korektivnih ukrepov.

ESPR zahteva tudi vzpostavitev registra digitalnih potnih listov izdelkov, osrednje podatkovne zbirke, v kateri lahko organi preverijo, ali imajo izdelki na trgu veljavne in skladne potne liste. To izvrševanje bistveno olajša v primerjavi s prejšnjimi predpisi o izdelkih, pri katerih je preverjanje skladnosti pogosto zahtevalo fizične preglede in ročno preučevanje dokumentov. Z digitalnimi potnimi listi izdelkov lahko organ hitro preveri, ali potni list izdelka obstaja, ali vsebuje vsa obvezna podatkovna polja in ali so podatki verodostojni in dosledni.

Vrste kazni in izvršilnih ukrepov

ESPR določitev konkretnih ravni kazni prepušča posameznim državam članicam in zahteva le, da so kazni „učinkovite, sorazmerne in odvračilne“. Natančne globe in sankcije se bodo zato med državami razlikovale, vendar uredba določa jasen okvir izvršilnih ukrepov, ki jih morajo imeti na voljo vse države članice. Na podlagi uredbe in obstoječe prakse iz sorodne zakonodaje EU o izdelkih nabor orodij vključuje:

• Odredbe o korektivnih ukrepih, s katerimi morajo podjetja v določenem roku uskladiti izdelke z zahtevami
• Odredbe o umiku, s katerimi je treba neskladne izdelke umakniti s trga
• Odredbe o odpoklicu, s katerimi morajo podjetja vrniti neskladne izdelke, ki so bili že prodani potrošnikom
• Prepovedi uvoza, ki na carini preprečujejo vstop neskladnih izdelkov na trg EU
• Denarne kazni (globe), določene glede na resnost in trajanje neskladnosti
• Objava ugotovitev o neskladnosti, vključno z imeni vpletenih podjetij in izdelkov
• Kazenske sankcije v najresnejših primerih, zlasti kadar neskladnost vključuje namerno zavajanje ali pomeni varnostno tveganje

Denarne kazni po obstoječih predpisih EU o izdelkih dobro nakazujejo, s kakšnimi globami se lahko srečajo podjetja. Na primer po uredbi EU o baterijah morajo države članice določiti kazni, sorazmerne s težo kršitve, ekonomsko koristjo, pridobljeno z neskladnostjo, in morebitnimi prejšnjimi kršitvami. Več držav članic je za resne kršitve predpisov o izdelkih določilo najvišje globe v višini več sto tisoč ali celo več milijonov evrov.

Prepovedi izdelkov in umik s trga

Za številna podjetja poslovno najbolj škodljiv ukrep ni globa, temveč prepoved izdelka ali odredba o umiku s trga. Ko izveste, da vaših izdelkov v EU ni več dovoljeno prodajati ali da je treba izdelke, ki so že na policah, odpoklicati, ima to takojšnje in resne finančne posledice, zlasti za podjetja, ki so močno odvisna od evropskega trga.

Po ESPR lahko organ za nadzor trga odredi umik izdelka s trga, če nima veljavnega digitalnega potnega lista izdelka, če potni list ne vsebuje vseh obveznih informacij, če so podatki v potnem listu bistveno netočni ali če izdelek ne izpolnjuje veljavnih zahtev glede okoljsko primerne zasnove. Odredba se lahko nanaša na posamezne serije izdelkov, cele linije izdelkov ali vse izdelke določenega proizvajalca, odvisno od narave in obsega neskladnosti.

Odpoklici so še bolj moteči. Odpoklic od podjetja zahteva, da ne le preneha prodajati izdelek, temveč dejavno vrne enote, ki so jih potrošniki že kupili. To pomeni znatne logistične stroške, stroške komuniciranja s strankami in škodo za ugled. Za blagovne znamke, usmerjene k potrošnikom, je odpoklic zelo vidien dogodek, ki lahko dneve ali tedne prevladuje v medijih in razpravah na družbenih omrežjih.

Omeniti velja, da odredbe o umiku in odpoklicu niso zgolj teoretične možnosti. Po obstoječih predpisih EU o izdelkih se vsako leto umakne ali odpokliče na tisoče izdelkov. Sistem EU za hitro obveščanje o nevarnih neživilskih proizvodih (Safety Gate) vsak teden objavlja obvestila o izvršilnih ukrepih, njihovo število pa je precejšnje. Ni razloga za pričakovanje, da bo izvrševanje ESPR kaj manj dejavno, ko se bodo roki začeli iztekati.

Razlike med državami članicami EU

Ker ESPR določanje kazni prepušča državam članicam, se morajo podjetja, ki delujejo na več trgih EU, zavedati, da se lahko kazni med državami precej razlikujejo. Neskladnost, za katero v eni državi članici grozi zmerna globa, lahko v drugi privede do precej višje kazni.

V preteklosti so bile nekatere države članice pri nadzoru trga dejavnejše in strožje od drugih. Nemčija, Francija, Nizozemska in nordijske države na splošno veljajo za najdejavnejše pri izvrševanju predpisov EU o izdelkih, z dobro opremljenimi organi za nadzor trga in dokazano zgodovino ukrepanja proti neskladnim izdelkom. Države članice južne in vzhodne Evrope so bile včasih manj dejavne, vendar se to spreminja z izboljševanjem usklajevanja nadzora trga na ravni EU.

ESPR sama vsebuje določbe za izboljšanje usklajenosti in doslednosti izvrševanja med državami članicami. Uredba od držav članic zahteva, da sodelujejo v okviru nadzora trga EU, si izmenjujejo informacije o neskladnih izdelkih in subjektih ter usklajujejo čezmejne izvršilne ukrepe. Sčasoma naj bi se tako zmanjšal prostor, v katerem bi podjetja izkoriščala razlike v strogosti izvrševanja med državami članicami.

Za podjetja, ki dajejo izdelke na trg v več državah EU, je najvarnejši pristop prizadevati si za popolno skladnost po najstrožji razlagi zahtev. Tako ste zaščiteni ne glede na to, organi katere države članice opravijo pregled.

Izkušnje iz izvrševanja obstoječih predpisov o izdelkih

Čeprav so zahteve ESPR glede digitalnega potnega lista izdelka nove, je širši okvir izvrševanja predpisov EU o izdelkih dobro uveljavljen. Pogled na izvrševanje obstoječih predpisov ponuja dragocen vpogled v to, kaj lahko podjetja pričakujejo po ESPR.

Uredba EU o baterijah, ki vsebuje nekatere od najzgodnejših zahtev glede digitalnega potnega lista izdelka, je še posebej pomemben precedens. Po tej uredbi morajo imeti baterije, dane na trg EU od februarja 2027, digitalni potni list s podrobnimi podatki o zmogljivosti, delovanju, trajnosti, sestavi in ogljičnem odtisu. Države članice že pripravljajo svoje pristope k izvrševanju teh zahtev.

REACH (registracija, evalvacija, avtorizacija in omejevanje kemikalij) je še en poučen primer. REACH od podjetij zahteva, da registrirajo kemikalije in predložijo podrobne podatke o njihovih lastnostih, uporabi in nevarnostih. Neskladnost z REACH je privedla do znatnih glob, v nekaterih primerih v višini več milijonov evrov, prepovedi izdelkov in celo kazenskih pregonov. Evropska agencija za kemikalije (ECHA) je razvila napredne postopke preverjanja skladnosti, njeno izvrševanje pa je postopoma vse strožje.

Tudi sistem oznake CE, ki zahteva, da izdelki pred dajanjem na trg izpolnjujejo veljavne zahteve EU glede varnosti, zdravja in okolja, je ustvaril obsežno izvršilno prakso. Izdelki na trgu brez veljavne oznake CE ali z oznako CE, čeprav ne izpolnjujejo ustreznih zahtev, se redno umikajo, njihovi proizvajalci pa kaznujejo. Zahteve ESPR glede digitalnih potnih listov izdelkov temu obstoječemu okviru dejansko dodajajo še eno raven.

Posledice za ugled in poslovanje

Poleg formalnih pravnih kazni neskladnost z ESPR prinaša znatna tveganja za ugled in poslovanje, ki so lahko enako škodljiva kot globe ali umiki s trga, če ne celo bolj.

Organi za nadzor trga v več državah članicah objavljajo podrobnosti o izvršilnih ukrepih, vključno z imeni podjetij in izdelkov, pri katerih je bila ugotovljena neskladnost. Navedba v javnem obvestilu pošlje močno negativno sporočilo strankam, partnerjem, vlagateljem in regulatorjem. V dobi družbenih omrežij se lahko takšna obvestila hitro razširijo in dosežejo občinstvo daleč zunaj ožje regulativne skupnosti.

Tudi trgovinski in distribucijski partnerji lahko ukrepajo neodvisno od regulatorjev. Veliki trgovci na drobno od dobaviteljev vse pogosteje zahtevajo dokazila o skladnosti z veljavnimi predpisi, odkrita neskladnost pa lahko privede do umika izdelkov iz prodajnega asortimenta. Za številne blagovne znamke je izguba dostopa do velikega prodajnega kanala poslovno katastrofalna, ne glede na to, ali sledi formalni izvršilni ukrep.

Dodaten dejavnik je pozornost, ki jo vlagatelji in posojilodajalci namenjajo uspešnosti na področju ESG (okoljski, družbeni in upravljavski vidiki). Neskladnost s predpisi je za vlagatelje opozorilni znak in lahko vpliva na zmožnost podjetja, da pridobi kapital, zagotovi kreditne linije ali ohrani zavarovalno kritje. Ker postaja trajnostna zakonodaja vse bolj osrednji del poslovnega okolja, finančni trgi skladnost spremljajo vse pozorneje.

Kako se izogniti kaznim po ESPR

Dobra novica je, da se je kaznim po ESPR mogoče povsem izogniti. Uredba zagotavlja, da izdelki izpolnjujejo minimalne standarde trajnostnosti in preglednosti, skladnost pa je, čeprav zahtevna, dosegljiva za vsako podjetje, ki je pripravljeno vložiti potreben čas in sredstva.

Najučinkovitejši način, da se izognete kaznim, je, da s pripravami začnete precej pred roki za svoje kategorije izdelkov. Naš kontrolni seznam za skladnost z ESPR uporabite kot strukturiran načrt priprav. Ključni koraki vključujejo temeljit pregled podatkov, vključitev dobaviteljev v zagotavljanje podatkov, izbiro zanesljive platforme za digitalne potne liste izdelkov in vzpostavitev notranjih postopkov za sprotno vzdrževanje potnih listov.

Enako pomembno je razumeti posebne zahteve, ki veljajo za vaše izdelke. Okvir ESPR temelji na delegiranih aktih, ki določajo podrobne zahteve za vsako kategorijo izdelkov. Poznati morate ne le splošna načela uredbe, temveč tudi posebna podatkovna polja, zahteve glede učinkovitosti in zahteve glede dokumentacije, ki jih morajo izpolnjevati vaši izdelki. Naša članka o časovnici in rokih ESPR in pogostih napakah pri skladnosti z zahtevami za digitalni potni list izdelka ponujata podrobne napotke, kako se izogniti najpogostejšim pastem.

• S pripravami na skladnost začnite vsaj 12-18 mesecev pred rokom izvrševanja za vaš sektor
• Opravite celovit pregled podatkov glede na posebne zahteve delegiranih aktov za vaše kategorije izdelkov
• Dobavitelje vključite zgodaj in sklenite jasne dogovore o izmenjavi podatkov
• Izberite platformo za digitalne potne liste izdelkov, ki izpolnjuje veljavne tehnične standarde in se lahko prilagaja razvoju zahtev
• Uvedite notranje postopke pregleda in zagotavljanja kakovosti za vse objavljene potne liste
• Vodite natančno dokumentacijo o svojih dejavnostih za skladnost kot dokaz potrebne skrbnosti
• Spremljajte regulativni razvoj in posodabljajte svoj program skladnosti ob objavi novih delegiranih aktov

Dokumentacija je vaša najboljša obramba

V vsakem izvršilnem postopku je kakovost vaše dokumentacije najpomembnejši dejavnik, ki določa izid. Organi za nadzor trga bodo veliko bolj prizanesljivi do podjetij, ki lahko dokažejo resnično in sistematično prizadevanje za skladnost, kot do tistih, ki so se pripravila malo ali nič.

Dokumentacija o skladnosti mora zajemati vse vidike vašega programa skladnosti z ESPR: vire podatkov za izpolnjevanje potnih listov, notranje postopke pregleda, ki jih upoštevate, usposabljanje zaposlenih, komunikacijo z dobavitelji glede točnosti podatkov ter sprotno spremljanje in vzdrževanje. Če organ podvomi v kateri koli del vaših digitalnih potnih listov izdelkov, morate biti sposobni predložiti dokumentirane dokaze, ki podpirajo objavljene informacije.

Razmislite tudi o rednih notranjih revizijah podatkov v potnih listih. Naključni vzorec potnih listov izdelkov primerjajte z izvornimi podatki in preverite njihovo točnost. Dokumentirajte rezultate revizij in morebitne korektivne ukrepe. Prav takšno proaktivno zagotavljanje kakovosti je tista potrebna skrbnost, ki jo organi za nadzor trga iščejo, in nagradijo, ob preiskavi. Za širši pristop k pripravljenosti si oglejte naš vodnik o pregledu izdelkov z vidika pripravljenosti na digitalni potni list izdelka.

Sklep: skladnost ni neobvezna

Okvir izvrševanja ESPR zagotavlja, da vsa podjetja, ki dajejo izdelke na trg EU, izpolnjujejo svoje obveznosti. Posledice neskladnosti, globe, prepovedi izdelkov, odpoklici, škoda za ugled in izguba dostopa do trga, so tako resne, da si jih nobeno podjetje ne more privoščiti prezreti.

Vendar sporočilo ne sme biti strah. Zahteve ESPR so jasne, časovnice so objavljene vnaprej, orodij in napotkov, ki podjetjem pomagajo doseči skladnost, pa je vse več. S strukturiranimi pripravami, naložbami v prave tehnologije in postopke ter zavezanostjo točnosti podatkov in preglednosti je skladnost dosegljiva za podjetja vseh velikosti.

Evropska komisija je jasno povedala, da je ESPR temeljni kamen evropskega zelenega dogovora in agende krožnega gospodarstva. Izvrševanje bo odločno, usklajeno in vse bolj dovršeno. Čas za pripravo je zdaj.