Datenanforderungen für den digitalen Produktpass

Einleitung: Warum Datenanforderungen wichtig sind

Der Wert eines digitalen Produktpasses (DPP) hängt letztlich von der Qualität und Vollständigkeit seiner Daten ab. Ein Pass mit lückenhaften, ungenauen oder schlecht strukturierten Informationen verfehlt seinen Zweck, ob es nun darum geht, Verbrauchern fundierte Entscheidungen zu ermöglichen, Prozesse der Kreislaufwirtschaft zu unterstützen oder regulatorische Pflichten zu erfüllen.

Die Verordnung zur Schaffung eines Rahmens für die Festlegung von Ökodesign-Anforderungen für nachhaltige Produkte (Ökodesign-Verordnung, ESPR), förmlich angenommen als Verordnung (EU) 2024/1781, legt einen Rahmen fest, der genau bestimmt, welche Daten DPPs enthalten müssen. Die Verordnung selbst nennt allgemeine Kategorien, die konkreten Pflichtfelder werden jedoch für jede Produktkategorie in delegierten Rechtsakten festgelegt.

DPP-Datenanforderungen auf einen Blick

Dieser Artikel bietet einen gründlichen Überblick über die Datenanforderungen, die Unternehmen kennen und vorbereiten müssen. Ob Sie gerade erst mit dem DPP beginnen oder eine bestehende Umsetzung verfeinern: Die richtigen Daten sind der wichtigste Schritt zu konformen und wertvollen digitalen Produktpässen.

Verpflichtende Datenkategorien nach der Ökodesign-Verordnung

Die Ökodesign-Verordnung definiert mehrere große Informationskategorien, die DPPs enthalten müssen. Die genauen Felder innerhalb jeder Kategorie werden zwar in delegierten Rechtsakten für die einzelnen Produktgruppen festgelegt, die Grundstruktur ist jedoch klar und branchenübergreifend einheitlich.

Die Verordnung verlangt, dass jeder DPP die folgenden Kerndatenkategorien enthält:

• Produktidentifikation: eine eindeutige Produktkennung (in der Regel eine GTIN mit Seriennummer), Produktname, Modellnummer, Chargen- oder Losnummer sowie Hersteller- oder Markenidentität.
• Angaben zu Hersteller und Wirtschaftsakteuren: Name, eingetragene Anschrift und Kontaktdaten des Herstellers sowie Angaben zum Bevollmächtigten in der EU und gegebenenfalls zum Einführer.
• Materialzusammensetzung: eine detaillierte Aufschlüsselung der im Produkt verwendeten Materialien, einschließlich des Rezyklatanteils, des Vorhandenseins und der Konzentration besorgniserregender Stoffe sowie etwaiger kritischer Rohstoffe.
• Daten zu Umweltauswirkungen: Berechnungen des CO2-Fußabdrucks (mindestens für die Herstellungsphase, idealerweise für den gesamten Lebenszyklus), Energieverbrauch während der Nutzung, Wasserverbrauch und weitere relevante Umweltindikatoren.
• Informationen zu Konformität und Übereinstimmung: Verweise auf anwendbare Rechtsvorschriften, Angaben zur Konformitätserklärung, gegebenenfalls Angaben zur notifizierten Stelle, Verweise auf Prüfberichte und Zertifizierungsstatus.
• Informationen zu Kreislauffähigkeit und Lebensende: erwartete Lebensdauer, Reparierbarkeitsbewertung, Verfügbarkeit von Ersatzteilen, Demontageanleitungen, Bewertung der Recyclingfähigkeit und anwendbare Rücknahmesysteme.

Anforderungen an die Produktidentifikation

Die Produktidentifikation ist die grundlegende Datenebene jedes DPP. Ohne eine eindeutige, weltweit anerkannte Kennung lässt sich ein Pass nicht zuverlässig mit dem konkreten Produkt verknüpfen, das er beschreibt. Die Ökodesign-Verordnung schreibt vor, dass Produkte eine eindeutige Produktkennung gemäß ISO/IEC 15459 oder gleichwertigen Normen tragen müssen.

In der Praxis bedeutet dies die Verwendung von GS1-Kennungen, insbesondere der Global Trade Item Number (GTIN) zur Identifikation des Produktmodells und einer Seriennummer zur Identifikation des einzelnen Produktexemplars. Zusammen ergeben sie eine eindeutige Kennung für jede einzelne Produkteinheit und ermöglichen die Rückverfolgbarkeit von der Herstellung bis zum Lebensende.

Die Kennung muss in einer GS1-Digital-Link-URI codiert werden, die die Form einer auflösbaren Webadresse hat. Zum Beispiel: https://id.example.com/01/09506000134352/21/ABC123, wobei 01 für eine GTIN und 21 für eine Seriennummer steht. Diese URI wird anschließend in einem QR-Code oder einem anderen am Produkt angebrachten Datenträger codiert.

Über die Hauptkennung hinaus sollten DPPs auch zugehörige Kennungen erfassen, etwa Chargen- oder Losnummern, Modellnummern und für die Produktkategorie relevante Klassifizierungscodes (zum Beispiel Zolltarifnummern oder Produktkategoriecodes). Diese sekundären Kennungen unterstützen das Lieferkettenmanagement, die behördliche Berichterstattung und die Marktüberwachung.

Materialzusammensetzung und besorgniserregende Stoffe

Zu den folgenreichsten Datenanforderungen der Ökodesign-Verordnung gehört die Materialzusammensetzung. Unternehmen müssen offenlegen, woraus ihre Produkte bestehen, mit besonderem Augenmerk auf besorgniserregende Stoffe und kritische Rohstoffe.

Besorgniserregende Stoffe sind Chemikalien oder Materialien, die Risiken für die menschliche Gesundheit oder die Umwelt darstellen können. Die Ökodesign-Verordnung verlangt, dass DPPs Name, Konzentration und Ort im Produkt aller besorgniserregenden Stoffe angeben, die oberhalb festgelegter Schwellenwerte vorhanden sind. Diese Informationen erfüllen mehrere Zwecke: Sie ermöglichen Verbrauchern fundierte Entscheidungen, unterstützen Recyclingbetriebe beim sicheren Umgang mit Materialien und liefern Marktüberwachungsbehörden Daten für ihre Durchsetzungsmaßnahmen.

Auch kritische Rohstoffe im Sinne der EU-Verordnung zu kritischen Rohstoffen müssen angegeben werden. Dabei handelt es sich um Materialien, die für die EU wirtschaftlich wichtig sind, deren Versorgung aber aufgrund geopolitischer Faktoren oder begrenzter Verfügbarkeit gefährdet ist. Die Angabe ihres Vorhandenseins in Produkten unterstützt die strategischen Ziele der EU in Bezug auf Ressourcensicherheit und Recycling.

Der Rezyklatanteil ist für viele Produktkategorien ein weiterer verpflichtender Datenpunkt. Unternehmen müssen den Anteil recycelten Materials in ihren Produkten angeben, bei Bedarf aufgeschlüsselt nach Materialart. Diese Daten unterstützen die Kreislaufwirtschaftsziele der EU und ermöglichen es Verbrauchern und Beschaffern, Produkte mit höherem Rezyklatanteil zu bevorzugen.

Die Erhebung genauer Daten zur Materialzusammensetzung kann schwierig sein, insbesondere bei Produkten mit komplexen Lieferketten über mehrere Lieferantenstufen. Strategien dafür behandeln wir in unserer Checkliste zur Einhaltung der Ökodesign-Verordnung.

Daten zu Umweltauswirkungen

Daten zu Umweltauswirkungen beziffern den ökologischen Fußabdruck eines Produkts über seinen Lebenszyklus. Die Ökodesign-Verordnung legt besonderen Wert auf den CO2-Fußabdruck, doch der Umfang der erforderlichen Umweltdaten wird mit der Veröffentlichung delegierter Rechtsakte für die einzelnen Produktkategorien zunehmen.

Daten zum CO2-Fußabdruck sind in der Regel in Kilogramm CO2-Äquivalent (kg CO2e) anzugeben und können für verschiedene Lebenszyklusphasen verlangt werden: Rohstoffgewinnung, Herstellung, Transport, Nutzungsphase und Behandlung am Lebensende. Die Berechnungsmethode muss anerkannten Standards folgen, etwa der Methode für den Umweltfußabdruck von Produkten (PEF) oder ISO 14067.

Daten zum Energieverbrauch sind für energieverbrauchsrelevante Produkte entscheidend und müssen in standardisierten Einheiten (zum Beispiel Kilowattstunden pro Jahr) unter festgelegten Prüfbedingungen angegeben werden. Für den Wasserverbrauch gelten, soweit relevant, ähnliche Grundsätze.

Die Herausforderung für viele Unternehmen besteht darin, dass Umweltdaten Kompetenzen in der Ökobilanzierung (LCA) oder Zugang zu verifizierten Umweltdaten von Lieferanten erfordern. Der Aufbau dieser Kompetenzen braucht Zeit, weshalb die Ökodesign-Verordnung eine schrittweise Umsetzung vorsieht. Unternehmen sollten ihre Datenerhebungsprozesse dennoch jetzt aufbauen, um hektische Last-Minute-Maßnahmen zu vermeiden.

Branchenspezifische Datenanforderungen

Die Ökodesign-Verordnung schafft einen gemeinsamen Rahmen, die konkreten Datenfelder eines DPP werden jedoch in delegierten Rechtsakten für jede Produktkategorie festgelegt. Ein DPP für ein Textilerzeugnis erfordert daher andere Datenpunkte als ein DPP für ein elektronisches Gerät oder eine Batterie.

Bei Textilien ist mit Anforderungen zu Faserzusammensetzung, Färbeverfahren, Freisetzung von Mikrofasern, Ergebnissen von Haltbarkeitsprüfungen (etwa Pillingbeständigkeit, Farbechtheit und Zugfestigkeit) sowie Pflegehinweisen zu rechnen, die die Lebensdauer des Produkts verlängern.

Bei Elektronik werden delegierte Rechtsakte voraussichtlich Daten zu Energieeffizienzklassen, Erklärungen zu gefährlichen Stoffen (im Einklang mit RoHS), Verfügbarkeit von Software-Updates, Verfügbarkeit und Preisen von Ersatzteilen sowie Batteriespezifikationen einschließlich Kurven der Kapazitätsabnahme verlangen.

Bei Batterien, die dank der Batterieverordnung (EU) 2023/1542 anderen Branchen voraus sind, müssen DPPs bereits Daten zum Gesundheitszustand, Kapazitätsangaben, Ladezyklushistorie, Materialzusammensetzung (einschließlich Kobalt-, Lithium-, Nickel- und Bleigehalt), CO2-Fußabdruck je kWh Kapazität sowie Nachweise zur verantwortungsvollen Beschaffung enthalten.

Bei Bauprodukten werden die Anforderungen voraussichtlich Wärmeleistung, Feuerwiderstand, akustische Eigenschaften, Emissionen flüchtiger organischer Verbindungen (VOC), Rezyklatanteil und Rückbaupotenzial umfassen.

Unternehmen, die in mehreren Branchen tätig sind, sollten ein flexibles Datenmodell planen, das unterschiedliche Anforderungen abdeckt, ohne für jede Produktkategorie eine vollständige Neugestaltung des Systems zu erfordern. Den ersten Pass zu erstellen ist einfacher als gedacht: Unser Schritt-für-Schritt-Leitfaden führt Sie durch den Prozess.

Standards für die Datenqualität

Die Ökodesign-Verordnung verlangt nicht nur Daten, sondern genaue, überprüfbare und aktuelle Daten. Datenqualität ist eine grundlegende Compliance-Anforderung, und Unternehmen drohen Durchsetzungsmaßnahmen, wenn sie irreführende oder ungenaue Passinformationen bereitstellen.

Für DPPs sind mehrere Dimensionen der Datenqualität relevant:

• Genauigkeit: Die Daten müssen die tatsächlichen Eigenschaften des Produkts getreu wiedergeben. Prozentangaben zur Materialzusammensetzung müssen auf tatsächlichen Rezepturen beruhen, nicht auf Schätzungen. Werte zu Umweltauswirkungen müssen nach anerkannten Methoden berechnet werden.
• Vollständigkeit: Alle im anwendbaren delegierten Rechtsakt festgelegten Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein. Fehlende Datenpunkte stellen einen Verstoß dar.
• Aktualität: Die Daten müssen aktuell sein. Ändert sich die Rezeptur eines Produkts oder läuft eine Zertifizierung ab, muss der Pass entsprechend aktualisiert werden.
• Konsistenz: Die Daten müssen in den Einheiten, Formaten und Vokabularen angegeben werden, die in den einschlägigen Normen und delegierten Rechtsakten festgelegt sind. Inkonsistente Daten beeinträchtigen die Interoperabilität.
• Überprüfbarkeit: Unternehmen müssen Herkunft und Richtigkeit ihrer Daten nachweisen können, wenn Marktüberwachungsbehörden dies verlangen. Dazu gehört die Dokumentation von Datenquellen, Berechnungsmethoden und Lieferantenerklärungen.

Investitionen in Datenqualitätsprozesse von Anfang an, darunter Workflows zur Erhebung von Lieferantendaten, automatisierte Validierungsregeln und regelmäßige Datenaudits, zahlen sich durch geringere Compliance-Risiken und einen höheren Nutzen des Passes deutlich aus.

Datenbeschaffung aus der Lieferkette

Für die meisten Hersteller stammt ein erheblicher Teil der für DPPs benötigten Daten aus ihrer Lieferkette. Daten zur Materialzusammensetzung kommen von Rohstofflieferanten, Komponentenspezifikationen von Komponentenherstellern. Umweltdaten müssen unter Umständen über mehrere Stufen der Lieferkette zusammengeführt werden.

Daraus ergibt sich eine praktische Herausforderung: Wie erheben, validieren und integrieren Sie Daten von Dutzenden oder Hunderten von Lieferanten, von denen viele die DPP-Anforderungen noch nicht kennen?

Am wirksamsten ist es, früh und systematisch zu beginnen. Kartieren Sie zunächst Ihre Lieferkette, um festzustellen, welche Lieferanten Daten besitzen, die Sie für die DPP-Konformität benötigen. Ordnen Sie die Daten nach Art (Materialzusammensetzung, Umweltauswirkungen, Konformitätserklärungen) und nach Verfügbarkeit. Manche Daten liegen bereits in Produktdatenblättern oder Sicherheitsdatenblättern der Lieferanten vor. Andere müssen gezielt angefordert oder erst erzeugt werden.

Standardisierte Datenaustauschformate entstehen, um die Erhebung von Lieferantendaten zu vereinfachen. Der Rahmen der Ökodesign-Verordnung fördert maschinenlesbare Datenformate und standardisierte Vorlagen. Branchenverbände in Bereichen wie Textilien, Elektronik und Automobil entwickeln branchenspezifische Vorlagen für den Datenaustausch, die Unternehmen übernehmen können.

Wichtig ist auch, die Einbindung der Lieferanten in Ihre Beschaffungsprozesse zu verankern. Werden DPP-Datenanforderungen in Lieferverträge und Einkaufsspezifikationen aufgenommen, wird die Datenerhebung zum festen Bestandteil der Lieferbeziehung statt zu einem nachträglichen Gedanken.

Datengenauigkeit über den gesamten Produktlebenszyklus sichern

Ein DPP ist kein statisches Dokument. Er muss während des gesamten Lebenszyklus des Produkts genau und zugänglich bleiben, von der Herstellung über Verkauf, Nutzung, Reparatur und Weiterverkauf bis zur Behandlung am Lebensende.

Mehrere Ereignisse im Lebenszyklus eines Produkts können eine Aktualisierung seines Passes erforderlich machen:

• Produktrückrufe oder Sicherheitshinweise erfordern die Ergänzung von Rückrufinformationen und Anweisungen.
• Verlängerungen oder das Auslaufen von Zertifizierungen erfordern Aktualisierungen der Felder zum Konformitätsstatus.
• Regulatorische Änderungen können neue Datenfelder oder die Neuberechnung bestehender Felder erfordern.
• Reparaturen oder Aufarbeitungen können die Materialzusammensetzung oder die Leistungsmerkmale des Produkts verändern.
• Eigentumsübertragungen müssen bei hochwertigen oder regulierten Produkten unter Umständen erfasst werden.

Automatisierte Überwachungs- und Aktualisierungs-Workflows helfen, diese Komplexität zu bewältigen. Eine DPP-Plattform kann beispielsweise so konfiguriert werden, dass sie den Produktverantwortlichen warnt, wenn eine Zertifizierung bald abläuft, oder den Passstatus bei einem Rückruf automatisch aktualisiert.

Die Ökodesign-Verordnung legt Mindestaufbewahrungsfristen für Daten fest, die je nach Produktkategorie variieren. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre DPP-Plattform die Daten mindestens für den vorgeschriebenen Zeitraum vorhält, idealerweise länger, um Anwendungsfälle auf dem Sekundärmarkt und am Lebensende zu unterstützen.

Datenschutz und Vertraulichkeit

Transparenz ist ein Kernziel der Ökodesign-Verordnung, doch die Verordnung erkennt auch an, dass bestimmte Produktdaten geschäftlich sensibel sein können. Unternehmen müssen in ihren DPPs keine Geschäftsgeheimnisse oder eigenen Rezepturen offenlegen, sie müssen aber genügend Informationen bereitstellen, um die verpflichtenden Datenanforderungen zu erfüllen.

Das in der Ökodesign-Verordnung vorgesehene gestufte Zugriffsmodell hilft, dieses Spannungsverhältnis zu steuern. Verbraucherdaten umfassen Nachhaltigkeitskennzahlen, Materialkategorien, Informationen zur Reparierbarkeit und allgemeine Umweltdaten, jeweils so aufbereitet, dass sie informieren, ohne vertrauliche Details preiszugeben. Behörden hingegen können auf detailliertere Daten zugreifen, und zwar in einem rechtlichen Rahmen, der die geschäftliche Vertraulichkeit schützt.

Auch der Schutz personenbezogener Daten nach der DSGVO ist zu berücksichtigen. Erfassen DPPs Daten mit Personenbezug, etwa Angaben zur Garantieregistrierung oder Eigentumsnachweise bei hochwertigen Artikeln, müssen diese Daten gemäß der DSGVO verarbeitet werden, einschließlich Datenminimierung, Zweckbindung und Wahrung der Rechte betroffener Personen.

Unternehmen sollten gemeinsam mit ihren Rechts- und Datenschutzteams klare Richtlinien zur Datenklassifizierung für ihre DPPs festlegen, damit die richtigen Daten mit dem richtigen Publikum im richtigen Detaillierungsgrad geteilt werden.

Ihre Daten auf die DPP-Konformität vorbereiten

Angesichts von Umfang und Tiefe der geforderten Daten ist die Vorbereitung auf die DPP-Konformität im Kern eine Aufgabe des Datenmanagements. Unternehmen, die in eine strukturierte, systematische Datenvorbereitung investieren, werden die Konformität deutlich leichter erreichen und aus ihren Pässen mehr Wert schöpfen, etwa bei der Kundenbindung, der Effizienz der Lieferkette und der Differenzierung der Marke.

Beginnen Sie mit einer Datenlückenanalyse: Gleichen Sie die für Ihre Produktkategorie erforderlichen Datenfelder mit den Daten ab, über die Sie derzeit verfügen. Ermitteln Sie Lücken und schließen Sie sie priorisiert nach regulatorischen Fristen und geschäftlicher Bedeutung. Konzentrieren Sie sich zuerst auf die am schwersten zu beschaffenden Daten, in der Regel Lieferkettendaten und Berechnungen der Umweltauswirkungen, da diese die längsten Vorlaufzeiten haben.

Investieren Sie in eine Infrastruktur für das Datenmanagement. Ein zentrales Produktinformationsmanagement-System (PIM) oder eine DPP-Plattform, die in Ihre bestehenden ERP- und Lieferkettensysteme integriert ist, verringert den Aufwand für die Erstellung und Pflege genauer Pässe erheblich. Unsere Plattform