Requisitos de datos del pasaporte digital de producto

Introducción: por qué importan los requisitos de datos

El valor de un pasaporte digital de producto (DPP) depende, en última instancia, de la calidad y exhaustividad de los datos que contiene. Un pasaporte con información escasa, inexacta o mal estructurada no cumple su finalidad, ya sea permitir a los consumidores tomar decisiones informadas, respaldar los procesos de economía circular o satisfacer las obligaciones normativas.

El Reglamento por el que se instaura un marco para el establecimiento de requisitos de diseño ecológico aplicables a los productos sostenibles (ESPR), adoptado formalmente como Reglamento (UE) 2024/1781, establece un marco que define exactamente qué datos deben contener los DPP. El propio reglamento fija categorías generales, mientras que los campos obligatorios concretos se definen mediante actos delegados para cada categoría de productos.

Requisitos de datos del DPP de un vistazo

Este artículo ofrece una visión detallada de los requisitos de datos que las empresas deben comprender y preparar. Tanto si acaba de empezar con el DPP como si está perfeccionando una implantación existente, contar con los datos correctos es el paso más importante para crear pasaportes digitales de producto conformes y útiles.

Categorías de datos obligatorias en virtud del ESPR

El ESPR define varias categorías amplias de información que deben contener los DPP. Aunque los campos exactos de cada categoría se especificarán en actos delegados para cada grupo de productos, la estructura general es clara y coherente entre sectores.

El reglamento exige que todo DPP incluya las siguientes categorías de datos básicas:

• Identificación del producto: un identificador único del producto (normalmente un GTIN con número de serie), nombre del producto, número de modelo, número de lote e identidad del fabricante o de la marca.
• Datos del fabricante y de los operadores económicos: nombre legal, domicilio social y datos de contacto del fabricante, así como información sobre el representante autorizado en la UE y, en su caso, el importador.
• Composición de materiales: un desglose detallado de los materiales utilizados en el producto, incluido el porcentaje de contenido reciclado, la presencia y concentración de sustancias de riesgo y las posibles materias primas fundamentales.
• Datos de impacto ambiental: cálculos de la huella de carbono (que cubran como mínimo la fase de producción y, idealmente, todo el ciclo de vida), consumo de energía durante el uso, consumo de agua y otros indicadores ambientales pertinentes.
• Información de cumplimiento y conformidad: referencias a la normativa aplicable, datos de la declaración de conformidad, información del organismo notificado cuando proceda, referencias de informes de ensayo y estado de certificación.
• Información sobre circularidad y fin de vida: vida útil prevista, índice de reparabilidad, disponibilidad de piezas de recambio, instrucciones de desmontaje, evaluación de la reciclabilidad y sistemas de recogida aplicables.

Requisitos de identificación del producto

La identificación del producto es la capa de datos fundamental de cualquier DPP. Sin un identificador único y reconocido a escala mundial, un pasaporte no puede vincularse de forma fiable al producto concreto que describe. El ESPR establece que los productos deben llevar un identificador único conforme a la norma ISO/IEC 15459 o a normas equivalentes.

En la práctica, esto significa utilizar identificadores GS1, concretamente el Global Trade Item Number (GTIN) para identificar el modelo y un número de serie para identificar cada unidad individual. Juntos crean un identificador único para cada unidad de producto y permiten la trazabilidad desde la fabricación hasta el fin de vida.

El identificador debe codificarse en un URI de GS1 Digital Link, que adopta la forma de una dirección web resoluble. Por ejemplo: https://id.example.com/01/09506000134352/21/ABC123, donde 01 indica un GTIN y 21 un número de serie. Este URI se codifica después en un código QR u otro soporte de datos colocado en el producto.

Además del identificador principal, los DPP deben recoger identificadores relacionados, como números de lote, números de modelo y cualquier código de clasificación pertinente para la categoría de productos (por ejemplo, códigos arancelarios o códigos de categoría de producto). Estos identificadores secundarios facilitan la gestión de la cadena de suministro, la información a las autoridades y la vigilancia del mercado.

Composición de materiales y sustancias de riesgo

Uno de los requisitos de datos de mayor alcance del ESPR se refiere a la composición de materiales. Las empresas deben declarar de qué están hechos sus productos, con especial atención a las sustancias de riesgo y las materias primas fundamentales.

Las sustancias de riesgo son productos químicos o materiales que pueden suponer riesgos para la salud humana o el medio ambiente. El ESPR exige que los DPP indiquen el nombre, la concentración y la ubicación en el producto de toda sustancia de riesgo presente por encima de umbrales definidos. Esta información cumple varias funciones: permite a los consumidores tomar decisiones informadas, ayuda a las instalaciones de reciclado a manipular los materiales de forma segura y proporciona a las autoridades de vigilancia del mercado datos para sus actuaciones de control.

También deben declararse las materias primas fundamentales, tal como se definen en el Reglamento europeo de materias primas fundamentales. Se trata de materiales económicamente importantes para la UE pero expuestos a riesgos de suministro por factores geopolíticos o disponibilidad limitada. Declarar su presencia en los productos respalda los objetivos estratégicos de la UE en materia de seguridad de los recursos y reciclado.

El contenido reciclado es otro dato obligatorio para muchas categorías de productos. Las empresas deben declarar el porcentaje de material reciclado utilizado en sus productos, desglosado por tipo de material cuando se exija. Estos datos respaldan los objetivos de economía circular de la UE y permiten a consumidores y compradores favorecer los productos con mayor contenido reciclado.

Recopilar datos precisos sobre la composición de materiales puede ser complicado, sobre todo en productos con cadenas de suministro complejas que implican varios niveles de proveedores. Abordamos estrategias para ello en nuestra lista de comprobación de cumplimiento del ESPR.

Datos de impacto ambiental

Los datos de impacto ambiental cuantifican la huella ecológica de un producto a lo largo de su ciclo de vida. El ESPR pone especial énfasis en la huella de carbono, pero el alcance de los datos ambientales exigidos se ampliará a medida que se publiquen actos delegados para cada categoría de productos.

Los datos de huella de carbono suelen expresarse en kilogramos de CO2 equivalente (kg CO2e) y pueden exigirse para distintas etapas del ciclo de vida: extracción de materias primas, fabricación, transporte, fase de uso y tratamiento al final de la vida útil. La metodología de cálculo debe seguir normas reconocidas, como el método de la huella ambiental de los productos (PEF) o la norma ISO 14067.

Los datos de consumo de energía son fundamentales para los productos que utilizan energía y deben expresarse en unidades normalizadas (por ejemplo, kilovatios hora al año) en condiciones de ensayo definidas. El consumo de agua, cuando proceda, sigue principios similares.

El reto para muchas empresas es que los datos de impacto ambiental requieren capacidades de análisis del ciclo de vida (ACV) o acceso a datos ambientales verificados de los proveedores. Desarrollar estas capacidades lleva tiempo, por lo que el ESPR prevé una aplicación gradual, pero las empresas deberían empezar ya a desarrollar sus procesos de recopilación de datos para evitar prisas de última hora.

Requisitos de datos sectoriales

Aunque el ESPR establece un marco común, los campos de datos concretos de un DPP se definen mediante actos delegados para cada categoría de productos. Así, el DPP de un producto textil exigirá datos distintos de los de un dispositivo electrónico o una batería.

En el caso de los textiles, cabe esperar requisitos sobre composición de fibras, procesos de tintura, tasas de liberación de microfibras, resultados de ensayos de durabilidad (como resistencia a la formación de bolitas, solidez del color y resistencia a la tracción) e instrucciones de cuidado que prolongan la vida útil del producto.

En electrónica, es probable que los actos delegados exijan datos sobre clases de eficiencia energética, declaraciones de sustancias peligrosas (en consonancia con RoHS), disponibilidad de actualizaciones de software, disponibilidad y precio de piezas de recambio y especificaciones de las baterías, incluidas las curvas de degradación de la capacidad.

En el caso de las baterías, que van por delante de otros sectores gracias al Reglamento (UE) 2023/1542 relativo a las pilas y baterías, los DPP ya deben incluir datos sobre el estado de salud, información de capacidad, historial de ciclos de carga, composición de materiales (incluido el contenido de cobalto, litio, níquel y plomo), huella de carbono por kWh de capacidad y documentación sobre abastecimiento responsable.

En los productos de construcción, los requisitos abarcarán probablemente el comportamiento térmico, la resistencia al fuego, las propiedades acústicas, las emisiones de compuestos orgánicos volátiles (COV), el contenido reciclado y el potencial de deconstrucción.

Las empresas que operan en varios sectores deberían prever un modelo de datos flexible que pueda adaptarse a requisitos diversos sin rediseñar por completo el sistema para cada categoría de productos. Crear su primer pasaporte es más sencillo de lo que cree: nuestra guía paso a paso le acompaña en el proceso.

Normas de calidad de los datos

El ESPR no solo exige datos: exige datos exactos, verificables y actualizados. La calidad de los datos es un requisito de cumplimiento fundamental, y las empresas pueden enfrentarse a medidas de control si facilitan información engañosa o inexacta en el pasaporte.

Varias dimensiones de la calidad de los datos son relevantes para los DPP:

• Exactitud: los datos deben reflejar fielmente las características reales del producto. Los porcentajes de composición deben basarse en formulaciones reales, no en estimaciones. Las cifras de impacto ambiental deben calcularse con metodologías reconocidas.
• Exhaustividad: deben cumplimentarse todos los campos obligatorios definidos por el acto delegado aplicable. La falta de datos constituye un incumplimiento.
• Actualidad: los datos deben estar al día. Si cambia la formulación de un producto o caduca una certificación, el pasaporte debe actualizarse para reflejar la nueva situación.
• Coherencia: los datos deben expresarse en las unidades, formatos y vocabularios especificados por las normas y actos delegados pertinentes. Los datos incoherentes socavan la interoperabilidad.
• Verificabilidad: las empresas deben poder demostrar la procedencia y exactitud de sus datos si las autoridades de vigilancia del mercado lo requieren. Esto implica conservar registros de las fuentes de datos, las metodologías de cálculo y las declaraciones de los proveedores.

Invertir desde el principio en procesos de calidad de datos, como flujos de recopilación de datos de proveedores, reglas de validación automatizadas y auditorías periódicas, aporta grandes beneficios al reducir el riesgo de incumplimiento y aumentar el valor del pasaporte.

Obtención de datos de la cadena de suministro

Para la mayoría de los fabricantes, una parte importante de los datos necesarios para los DPP procede de su cadena de suministro. Los datos de composición proceden de los proveedores de materias primas y las especificaciones de componentes, de sus fabricantes. Los datos de impacto ambiental pueden requerir agregar información de varios niveles de la cadena de suministro.

Esto plantea un reto práctico: ¿cómo recopilar, validar e integrar datos de decenas o cientos de proveedores, muchos de los cuales quizá aún no conozcan los requisitos del DPP?

El enfoque más eficaz es empezar pronto y actuar de forma sistemática. Comience por cartografiar su cadena de suministro para identificar qué proveedores tienen los datos que necesita para cumplir con el DPP. Clasifique los datos por tipo (composición de materiales, impacto ambiental, declaraciones de conformidad) y por disponibilidad. Algunos datos ya pueden figurar en las fichas técnicas o fichas de datos de seguridad de los proveedores. Otros tendrán que solicitarse expresamente o generarse.

Están surgiendo formatos normalizados de intercambio de datos para simplificar la recopilación de datos de proveedores. El marco del ESPR fomenta el uso de formatos legibles por máquina y plantillas normalizadas. Las asociaciones sectoriales de ámbitos como el textil, la electrónica y la automoción están desarrollando plantillas de intercambio de datos específicas que las empresas pueden adoptar.

También es importante integrar la colaboración con los proveedores en sus procesos de compra. Incluir los requisitos de datos del DPP en los contratos con proveedores y en las especificaciones de compra hace que la recopilación de datos forme parte habitual de la relación de suministro en lugar de ser una ocurrencia tardía.

Mantener la exactitud de los datos a lo largo del ciclo de vida del producto

Un DPP no es un documento estático. Debe seguir siendo exacto y accesible durante todo el ciclo de vida del producto, desde la fabricación, pasando por la venta, el uso, la reparación y la reventa, hasta el tratamiento final al término de su vida útil.

Varios acontecimientos del ciclo de vida de un producto pueden hacer necesaria la actualización de su pasaporte:

• Las retiradas de productos o avisos de seguridad exigen añadir información e instrucciones de retirada.
• Las renovaciones o caducidades de certificaciones exigen actualizar los campos de estado de conformidad.
• Los cambios normativos pueden exigir añadir nuevos campos o recalcular los existentes.
• Las reparaciones o reacondicionamientos pueden modificar la composición de materiales o las prestaciones del producto.
• Puede ser necesario registrar las transmisiones de propiedad en productos de alto valor o regulados.

Los flujos automatizados de seguimiento y actualización ayudan a gestionar esta complejidad. Por ejemplo, una plataforma DPP puede configurarse para avisar al responsable del producto cuando una certificación esté próxima a caducar, o para actualizar automáticamente el estado del pasaporte cuando se emita un aviso de retirada.

El ESPR fija periodos mínimos de conservación de datos que varían según la categoría de productos. Las empresas deben asegurarse de que su plataforma DPP aloje los datos al menos durante el periodo exigido e, idealmente, durante más tiempo para respaldar los usos en el mercado de segunda mano y al final de la vida útil.

Privacidad y confidencialidad

Aunque la transparencia es un objetivo central del ESPR, el reglamento también reconoce que determinados datos de producto pueden ser comercialmente sensibles. Las empresas no están obligadas a revelar secretos comerciales ni formulaciones propias en sus DPP, pero deben facilitar información suficiente para cumplir los requisitos de datos obligatorios.

El modelo de acceso por niveles previsto en el ESPR ayuda a gestionar esta tensión. Los datos dirigidos al consumidor incluyen indicadores de sostenibilidad, categorías de materiales, información sobre reparabilidad y datos generales de impacto ambiental, presentados a un nivel que informa sin revelar detalles propios. Las autoridades reguladoras, por su parte, pueden acceder a datos más detallados en virtud de marcos jurídicos que protegen la confidencialidad comercial.

También debe tenerse en cuenta la protección de datos personales en virtud del RGPD. Si los DPP recogen datos vinculados a personas, por ejemplo datos de registro de garantía o registros de propiedad de artículos de alto valor, estos datos deben tratarse conforme al RGPD, incluidos la minimización de datos, la limitación de la finalidad y el respeto de los derechos de los interesados.

Las empresas deberían colaborar con sus equipos jurídicos y de protección de datos para definir políticas claras de clasificación de datos para sus DPP, de modo que se compartan los datos adecuados con el público adecuado y con el nivel de detalle adecuado.

Preparar sus datos para el cumplimiento del DPP

Dada la amplitud y profundidad de los datos exigidos, prepararse para el cumplimiento del DPP es fundamentalmente un reto de gestión de datos. Las empresas que inviertan en una preparación de datos estructurada y sistemática encontrarán el cumplimiento mucho más sencillo y obtendrán más valor de sus pasaportes en términos de relación con el consumidor, eficiencia de la cadena de suministro y diferenciación de marca.

Empiece con un análisis de brechas: compare los campos exigidos para su categoría de productos con los datos de que dispone actualmente. Identifique las carencias y priorice su resolución según los plazos normativos y el impacto en el negocio. Céntrese primero en los datos más difíciles de obtener, normalmente los de la cadena de suministro y los cálculos de impacto ambiental, ya que son los que requieren más tiempo.

Invierta en infraestructura de gestión de datos. Un sistema centralizado de gestión de información de producto (PIM) o una plataforma DPP int