Requisiti in materia di dati del passaporto digitale del prodotto

Introduzione: perché i requisiti in materia di dati sono importanti

Il valore di un passaporto digitale del prodotto (DPP) dipende in ultima analisi dalla qualità e dalla completezza dei dati che contiene. Un passaporto con informazioni scarse, inesatte o mal strutturate non assolve la sua funzione, che si tratti di consentire scelte consapevoli ai consumatori, sostenere i processi dell'economia circolare o soddisfare gli obblighi normativi.

Il regolamento che stabilisce il quadro per la definizione dei requisiti di progettazione ecocompatibile dei prodotti sostenibili (ESPR), adottato formalmente come regolamento (UE) 2024/1781, istituisce un quadro che definisce con precisione quali dati devono contenere i DPP. Il regolamento stabilisce categorie generali, mentre i campi obbligatori specifici sono definiti da atti delegati per ciascuna categoria di prodotti.

I requisiti in materia di dati del DPP in sintesi

Questo articolo offre una panoramica approfondita dei requisiti in materia di dati che le imprese devono comprendere e preparare. Che stiate muovendo i primi passi con il DPP o perfezionando un'implementazione esistente, disporre dei dati giusti è il passo più importante per realizzare passaporti digitali dei prodotti conformi e di valore.

Categorie di dati obbligatorie ai sensi dell'ESPR

L'ESPR definisce diverse ampie categorie di informazioni che i DPP devono contenere. Sebbene i campi esatti di ciascuna categoria saranno specificati da atti delegati per ogni gruppo di prodotti, la struttura generale è chiara e coerente tra i settori.

Il regolamento prevede che ogni DPP includa le seguenti categorie di dati fondamentali:

• Identificazione del prodotto: un identificativo unico del prodotto (in genere un GTIN con numero di serie), nome del prodotto, numero di modello, numero di lotto e identità del fabbricante o del marchio.
• Dati del fabbricante e degli operatori economici: ragione sociale, sede legale e recapiti del fabbricante, nonché informazioni sul rappresentante autorizzato nell'UE e, se del caso, sull'importatore.
• Composizione dei materiali: una ripartizione dettagliata dei materiali utilizzati nel prodotto, compresa la percentuale di contenuto riciclato, la presenza e la concentrazione di sostanze che destano preoccupazione e le eventuali materie prime critiche.
• Dati sull'impatto ambientale: calcoli dell'impronta di carbonio (relativi almeno alla fase di produzione e idealmente all'intero ciclo di vita), consumo di energia durante l'uso, consumo di acqua e altri indicatori ambientali pertinenti.
• Informazioni su conformità: riferimenti alla normativa applicabile, dati della dichiarazione di conformità, informazioni sull'organismo notificato ove pertinente, riferimenti ai rapporti di prova e stato della certificazione.
• Informazioni su circolarità e fine vita: durata di vita prevista, indice di riparabilità, disponibilità di pezzi di ricambio, istruzioni di smontaggio, valutazione della riciclabilità e sistemi di ritiro applicabili.

Requisiti di identificazione del prodotto

L'identificazione del prodotto è il livello di dati fondamentale di qualsiasi DPP. Senza un identificativo unico e riconosciuto a livello globale, un passaporto non può essere collegato in modo affidabile al prodotto specifico che descrive. L'ESPR stabilisce che i prodotti devono recare un identificativo unico conforme alla norma ISO/IEC 15459 o a norme equivalenti.

In pratica, ciò significa utilizzare identificativi GS1, in particolare il Global Trade Item Number (GTIN) per identificare il modello e un numero di serie per identificare il singolo esemplare. Insieme creano un identificativo unico per ogni unità di prodotto e consentono la tracciabilità dalla fabbricazione fino al fine vita.

L'identificativo deve essere codificato in un URI GS1 Digital Link, che assume la forma di un indirizzo web risolvibile. Ad esempio: https://id.example.com/01/09506000134352/21/ABC123, dove 01 indica un GTIN e 21 un numero di serie. Questo URI viene poi codificato in un codice QR o in un altro vettore di dati apposto sul prodotto.

Oltre all'identificativo principale, i DPP dovrebbero registrare anche identificativi correlati, come numeri di lotto, numeri di modello ed eventuali codici di classificazione pertinenti per la categoria di prodotti (ad esempio codici della tariffa doganale o codici di categoria di prodotto). Questi identificativi secondari supportano la gestione della catena di approvvigionamento, le comunicazioni alle autorità e la vigilanza del mercato.

Composizione dei materiali e sostanze che destano preoccupazione

Uno dei requisiti in materia di dati di maggiore impatto previsti dall'ESPR riguarda la composizione dei materiali. Le imprese devono dichiarare di cosa sono fatti i loro prodotti, con particolare attenzione alle sostanze che destano preoccupazione e alle materie prime critiche.

Le sostanze che destano preoccupazione sono sostanze chimiche o materiali che possono presentare rischi per la salute umana o per l'ambiente. L'ESPR prevede che i DPP indichino nome, concentrazione e posizione nel prodotto di ogni sostanza che desta preoccupazione presente oltre soglie definite. Queste informazioni servono a più scopi: consentono ai consumatori scelte consapevoli, aiutano gli impianti di riciclaggio a gestire i materiali in sicurezza e forniscono alle autorità di vigilanza del mercato dati per le attività di controllo.

Anche le materie prime critiche, come definite dal regolamento europeo sulle materie prime critiche, devono essere dichiarate. Si tratta di materiali economicamente importanti per l'UE ma esposti a rischi di approvvigionamento dovuti a fattori geopolitici o a una disponibilità limitata. Dichiararne la presenza nei prodotti sostiene gli obiettivi strategici dell'UE in materia di sicurezza delle risorse e di riciclaggio.

Il contenuto riciclato è un altro dato obbligatorio per molte categorie di prodotti. Le imprese devono dichiarare la percentuale di materiale riciclato utilizzato nei loro prodotti, suddivisa per tipo di materiale ove richiesto. Questi dati sostengono gli obiettivi dell'UE in materia di economia circolare e consentono a consumatori e acquirenti di privilegiare i prodotti con un contenuto riciclato più elevato.

Raccogliere dati accurati sulla composizione dei materiali può essere difficile, soprattutto per prodotti con catene di approvvigionamento complesse che coinvolgono più livelli di fornitori. Illustriamo le strategie per farlo nella nostra checklist per la conformità all'ESPR.

Dati sull'impatto ambientale

I dati sull'impatto ambientale quantificano l'impronta ecologica di un prodotto lungo il suo ciclo di vita. L'ESPR pone particolare enfasi sull'impronta di carbonio, ma la portata dei dati ambientali richiesti si amplierà man mano che saranno pubblicati atti delegati per ciascuna categoria di prodotti.

I dati sull'impronta di carbonio vanno di norma espressi in chilogrammi di CO2 equivalente (kg CO2e) e possono essere richiesti per diverse fasi del ciclo di vita: estrazione delle materie prime, fabbricazione, trasporto, fase d'uso e trattamento a fine vita. La metodologia di calcolo deve seguire standard riconosciuti, come il metodo dell'impronta ambientale dei prodotti (PEF) o la norma ISO 14067.

I dati sul consumo di energia sono essenziali per i prodotti che consumano energia e devono essere espressi in unità standardizzate (ad esempio chilowattora all'anno) in condizioni di prova definite. Il consumo di acqua, ove pertinente, segue principi analoghi.

La difficoltà per molte imprese è che i dati sull'impatto ambientale richiedono competenze di valutazione del ciclo di vita (LCA) o l'accesso a dati ambientali verificati forniti dai fornitori. Sviluppare queste competenze richiede tempo, motivo per cui l'ESPR prevede un'attuazione graduale, ma le imprese dovrebbero iniziare fin d'ora a strutturare i processi di raccolta dei dati per evitare corse dell'ultimo minuto.

Requisiti settoriali in materia di dati

Sebbene l'ESPR stabilisca un quadro comune, i campi di dati specifici di un DPP sono definiti da atti delegati per ciascuna categoria di prodotti. Ciò significa che il DPP di un prodotto tessile richiederà dati diversi da quelli di un dispositivo elettronico o di una batteria.

Per i tessili sono prevedibili requisiti relativi alla composizione delle fibre, ai processi di tintura, ai tassi di rilascio di microfibre, ai risultati delle prove di durabilità (come resistenza al pilling, solidità del colore e resistenza alla trazione) e alle istruzioni di manutenzione che prolungano la durata del prodotto.

Per l'elettronica, gli atti delegati richiederanno probabilmente dati su classi di efficienza energetica, dichiarazioni sulle sostanze pericolose (in linea con RoHS), disponibilità degli aggiornamenti software, disponibilità e prezzi dei pezzi di ricambio e specifiche delle batterie, comprese le curve di degrado della capacità.

Per le batterie, in anticipo rispetto ad altri settori grazie al regolamento (UE) 2023/1542 relativo alle batterie, i DPP devono già includere dati sullo stato di salute, informazioni sulla capacità, cronologia dei cicli di carica, composizione dei materiali (compreso il contenuto di cobalto, litio, nichel e piombo), impronta di carbonio per kWh di capacità e documentazione sull'approvvigionamento responsabile.

Per i prodotti da costruzione, i requisiti riguarderanno probabilmente prestazioni termiche, resistenza al fuoco, proprietà acustiche, emissioni di composti organici volatili (COV), contenuto riciclato e potenziale di decostruzione.

Le imprese che operano in più settori dovrebbero prevedere un modello di dati flessibile, in grado di adattarsi a requisiti diversi senza riprogettare completamente il sistema per ogni categoria di prodotti. Creare il primo passaporto è più semplice di quanto si pensi: la nostra guida passo passo vi accompagna nel processo.

Standard di qualità dei dati

L'ESPR non richiede soltanto dati, ma dati accurati, verificabili e aggiornati. La qualità dei dati è un requisito di conformità fondamentale e le imprese possono essere soggette a misure di controllo se forniscono informazioni fuorvianti o inesatte nel passaporto.

Diverse dimensioni della qualità dei dati sono rilevanti per i DPP:

• Accuratezza: i dati devono rappresentare fedelmente le caratteristiche reali del prodotto. Le percentuali di composizione devono basarsi sulle formulazioni effettive, non su stime. I valori di impatto ambientale devono essere calcolati con metodologie riconosciute.
• Completezza: tutti i campi obbligatori definiti dall'atto delegato applicabile devono essere compilati. I dati mancanti costituiscono una non conformità.
• Tempestività: i dati devono essere aggiornati. Se la formulazione di un prodotto cambia o una certificazione scade, il passaporto deve essere aggiornato di conseguenza.
• Coerenza: i dati devono essere espressi nelle unità, nei formati e nei vocabolari specificati dalle norme e dagli atti delegati pertinenti. Dati incoerenti compromettono l'interoperabilità.
• Verificabilità: le imprese devono essere in grado di dimostrare la provenienza e l'accuratezza dei propri dati se le autorità di vigilanza del mercato lo richiedono. Ciò comporta la conservazione della documentazione su fonti dei dati, metodologie di calcolo e dichiarazioni dei fornitori.

Investire fin dall'inizio in processi di qualità dei dati, tra cui flussi di raccolta dei dati dai fornitori, regole di convalida automatizzate e audit periodici, ripaga ampiamente in termini di minore rischio di non conformità e maggiore valore del passaporto.

Reperire i dati dalla catena di approvvigionamento

Per la maggior parte dei fabbricanti, una quota rilevante dei dati necessari per i DPP proviene dalla catena di approvvigionamento. I dati sulla composizione provengono dai fornitori di materie prime, le specifiche dei componenti dai rispettivi produttori. I dati sull'impatto ambientale possono richiedere l'aggregazione di informazioni da più livelli della catena di approvvigionamento.

Ne deriva una sfida pratica: come raccogliere, convalidare e integrare i dati di decine o centinaia di fornitori, molti dei quali potrebbero non conoscere ancora i requisiti del DPP?

L'approccio più efficace è iniziare presto e procedere in modo sistematico. Partite mappando la vostra catena di approvvigionamento per individuare quali fornitori detengono i dati necessari alla conformità DPP. Classificate i dati per tipo (composizione dei materiali, impatto ambientale, dichiarazioni di conformità) e per disponibilità. Alcuni dati potrebbero già trovarsi nelle schede tecniche o nelle schede di dati di sicurezza dei fornitori. Altri dovranno essere richiesti espressamente o generati.

Stanno emergendo formati standardizzati di scambio dei dati per semplificare la raccolta presso i fornitori. Il quadro dell'ESPR incoraggia l'uso di formati leggibili meccanicamente e di modelli standardizzati. Le associazioni di categoria di settori come il tessile, l'elettronica e l'automotive stanno sviluppando modelli settoriali di scambio dei dati che le imprese possono adottare.

È importante anche integrare il coinvolgimento dei fornitori nei processi di acquisto. Inserire i requisiti di dati del DPP nei contratti di fornitura e nelle specifiche di acquisto rende la raccolta dei dati una parte ordinaria del rapporto di fornitura anziché un ripensamento.

Mantenere l'accuratezza dei dati lungo il ciclo di vita del prodotto

Un DPP non è un documento statico. Deve rimanere accurato e accessibile per tutto il ciclo di vita del prodotto, dalla fabbricazione alla vendita, all'uso, alla riparazione, alla rivendita e infine al trattamento a fine vita.

Diversi eventi nel ciclo di vita di un prodotto possono rendere necessario l'aggiornamento del suo passaporto:

• I richiami di prodotti o gli avvisi di sicurezza richiedono l'aggiunta di informazioni e istruzioni sul richiamo.
• I rinnovi o le scadenze delle certificazioni richiedono l'aggiornamento dei campi relativi allo stato di conformità.
• Le modifiche normative possono richiedere l'aggiunta di nuovi campi o il ricalcolo di quelli esistenti.
• Riparazioni o ricondizionamenti possono modificare la composizione dei materiali o le prestazioni del prodotto.
• I passaggi di proprietà possono dover essere registrati per i prodotti di alto valore o regolamentati.

Flussi automatizzati di monitoraggio e aggiornamento aiutano a gestire questa complessità. Ad esempio, una piattaforma DPP può essere configurata per avvisare il responsabile del prodotto quando una certificazione si avvicina alla scadenza, oppure per aggiornare automaticamente lo stato del passaporto quando viene emesso un avviso di richiamo.

L'ESPR stabilisce periodi minimi di conservazione dei dati che variano in base alla categoria di prodotti. Le imprese devono assicurarsi che la loro piattaforma DPP conservi i dati almeno per il periodo richiesto e, idealmente, più a lungo per supportare gli usi sul mercato secondario e a fine vita.

Riservatezza e protezione dei dati

Sebbene la trasparenza sia un obiettivo centrale dell'ESPR, il regolamento riconosce anche che alcuni dati di prodotto possono essere commercialmente sensibili. Le imprese non sono tenute a divulgare segreti commerciali o formulazioni proprietarie nei loro DPP, ma devono fornire informazioni sufficienti a soddisfare i requisiti di dati obbligatori.

Il modello di accesso a più livelli previsto dall'ESPR aiuta a gestire questa tensione. I dati rivolti ai consumatori comprendono indicatori di sostenibilità, categorie di materiali, informazioni sulla riparabilità e dati generali sull'impatto ambientale, presentati a un livello che informa senza rivelare dettagli proprietari. Le autorità di regolamentazione, invece, possono accedere a dati più dettagliati nell'ambito di quadri giuridici che tutelano la riservatezza commerciale.

Va considerata anche la protezione dei dati personali ai sensi del GDPR. Se i DPP registrano dati collegati a persone, ad esempio dati di registrazione della garanzia o registri di proprietà per articoli di alto valore, tali dati devono essere trattati in conformità al GDPR, compresi la minimizzazione dei dati, la limitazione della finalità e il rispetto dei diritti degli interessati.

Le imprese dovrebbero collaborare con i propri team legali e di protezione dei dati per definire politiche chiare di classificazione dei dati dei DPP, così che i dati giusti siano condivisi con il pubblico giusto al giusto livello di dettaglio.

Preparare i dati per la conformità DPP

Data l'ampiezza e la profondità dei dati richiesti, prepararsi alla conformità DPP è essenzialmente una sfida di gestione dei dati. Le imprese che investono in una preparazione dei dati strutturata e sistematica troveranno la conformità molto più semplice e trarranno maggior valore dai loro passaporti in termini di coinvolgimento dei consumatori, efficienza della catena di approvvigionamento e differenziazione del marchio.

Iniziate con un'analisi delle lacune: confrontate i campi richiesti per la vostra categoria di prodotti con i dati di cui disponete attualmente. Individuate le lacune e colmatele in ordine di priorità in base alle scadenze normative e all'impatto sul business. Concentratevi prima sui dati più difficili da ottenere, in genere i dati della catena di approvvigionamento e i calcoli dell'impatto ambientale, perché richiedono i tempi più lunghi.

Investite in un'infrastruttura di gestione dei dati. Un sistema centralizzato di gestione delle informazioni di prodotto (PIM) o una piattaforma DPP integrata con i vostri sistemi ERP e di supply chain esistenti ridurrà drasticamente l'impegno necessario per creare e man