Wymogi dotyczące danych w cyfrowym paszporcie produktu

Wprowadzenie: dlaczego wymogi dotyczące danych są ważne

Wartość cyfrowego paszportu produktu (DPP) zależy ostatecznie od jakości i kompletności zawartych w nim danych. Paszport z niepełnymi, nieprecyzyjnymi lub źle uporządkowanymi informacjami nie spełnia swoich zadań, niezależnie od tego, czy chodzi o umożliwienie konsumentom świadomych wyborów, wspieranie procesów gospodarki o obiegu zamkniętym, czy wypełnienie obowiązków regulacyjnych.

Rozporządzenie w sprawie ustanowienia ogólnych ram dotyczących określania wymogów w zakresie ekoprojektu dla zrównoważonych produktów (ESPR), formalnie przyjęte jako rozporządzenie (UE) 2024/1781, ustanawia ramy określające dokładnie, jakie dane muszą zawierać DPP. Samo rozporządzenie wskazuje ogólne kategorie, natomiast konkretne pola obowiązkowe są określane w aktach delegowanych dla poszczególnych kategorii produktów.

Wymogi dotyczące danych DPP w skrócie

Artykuł zawiera szczegółowy przegląd wymogów dotyczących danych, które przedsiębiorstwa muszą zrozumieć i na które muszą się przygotować. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynają Państwo pracę z DPP, czy dopracowują istniejące wdrożenie, właściwe dane to najważniejszy krok do zgodnych z przepisami i wartościowych cyfrowych paszportów produktów.

Obowiązkowe kategorie danych na mocy ESPR

ESPR określa kilka szerokich kategorii informacji, które muszą zawierać DPP. Choć dokładne pola w każdej kategorii zostaną określone w aktach delegowanych dla poszczególnych grup produktów, ogólna struktura jest jasna i spójna we wszystkich sektorach.

Rozporządzenie wymaga, aby każdy DPP zawierał następujące podstawowe kategorie danych:

• Identyfikacja produktu: niepowtarzalny identyfikator produktu (zwykle GTIN z numerem seryjnym), nazwa produktu, numer modelu, numer partii lub serii oraz tożsamość producenta lub marki.
• Dane producenta i podmiotów gospodarczych: nazwa prawna, zarejestrowany adres i dane kontaktowe producenta, a także dane upoważnionego przedstawiciela w UE i, w stosownych przypadkach, importera.
• Skład materiałowy: szczegółowe zestawienie materiałów użytych w produkcie, w tym udział materiałów pochodzących z recyklingu, obecność i stężenie substancji potencjalnie niebezpiecznych oraz ewentualne surowce krytyczne.
• Dane dotyczące wpływu na środowisko: obliczenia śladu węglowego (obejmujące co najmniej fazę produkcji, a najlepiej cały cykl życia), zużycie energii podczas użytkowania, zużycie wody i inne istotne wskaźniki środowiskowe.
• Informacje o zgodności: odniesienia do obowiązujących przepisów, dane deklaracji zgodności, informacje o jednostce notyfikowanej w stosownych przypadkach, odniesienia do sprawozdań z badań oraz status certyfikacji.
• Informacje o obiegu zamkniętym i końcu cyklu życia: przewidywana trwałość, wskaźnik naprawialności, dostępność części zamiennych, instrukcje demontażu, ocena przydatności do recyklingu i obowiązujące systemy zbiórki.

Wymogi dotyczące identyfikacji produktu

Identyfikacja produktu stanowi podstawową warstwę danych każdego DPP. Bez niepowtarzalnego, uznawanego na całym świecie identyfikatora paszportu nie da się niezawodnie powiązać z konkretnym produktem, który opisuje. ESPR stanowi, że produkty muszą mieć niepowtarzalny identyfikator zgodny z normą ISO/IEC 15459 lub normami równoważnymi.

W praktyce oznacza to stosowanie identyfikatorów GS1, a konkretnie numeru Global Trade Item Number (GTIN) do identyfikacji modelu produktu i numeru seryjnego do identyfikacji poszczególnych egzemplarzy. Razem tworzą one niepowtarzalny identyfikator każdej jednostki produktu i umożliwiają identyfikowalność od produkcji aż do końca cyklu życia.

Identyfikator musi być zakodowany w identyfikatorze URI GS1 Digital Link, który ma postać rozwiązywalnego adresu internetowego. Na przykład: https://id.example.com/01/09506000134352/21/ABC123, gdzie 01 oznacza GTIN, a 21 numer seryjny. Ten URI jest następnie kodowany w kodzie QR lub innym nośniku danych umieszczonym na produkcie.

Oprócz identyfikatora głównego DPP powinny zawierać także powiązane identyfikatory, takie jak numery partii lub serii, numery modeli oraz kody klasyfikacyjne właściwe dla danej kategorii produktów (np. kody taryfy celnej lub kody kategorii produktów). Te identyfikatory pomocnicze wspierają zarządzanie łańcuchem dostaw, sprawozdawczość regulacyjną i nadzór rynku.

Skład materiałowy i substancje potencjalnie niebezpieczne

Jeden z najbardziej znaczących wymogów dotyczących danych na mocy ESPR odnosi się do składu materiałowego. Przedsiębiorstwa muszą ujawniać, z czego wykonane są ich produkty, ze szczególnym uwzględnieniem substancji potencjalnie niebezpiecznych i surowców krytycznych.

Substancje potencjalnie niebezpieczne to chemikalia lub materiały, które mogą stwarzać zagrożenie dla zdrowia ludzi lub środowiska. ESPR wymaga, aby DPP wskazywały nazwę, stężenie i umiejscowienie w produkcie każdej substancji potencjalnie niebezpiecznej obecnej powyżej określonych progów. Informacje te służą kilku celom: umożliwiają konsumentom świadome wybory, pomagają zakładom recyklingu w bezpiecznym postępowaniu z materiałami i dostarczają organom nadzoru rynku danych do działań egzekucyjnych.

Należy także deklarować surowce krytyczne w rozumieniu unijnego aktu w sprawie surowców krytycznych. Są to materiały ważne gospodarczo dla UE, lecz narażone na ryzyko zakłóceń dostaw z powodu czynników geopolitycznych lub ograniczonej dostępności. Deklarowanie ich obecności w produktach wspiera strategiczne cele UE w zakresie bezpieczeństwa zasobów i recyklingu.

Udział materiałów z recyklingu to kolejny obowiązkowy element danych dla wielu kategorii produktów. Przedsiębiorstwa muszą deklarować procentowy udział materiałów z recyklingu w swoich produktach, w razie potrzeby w podziale na rodzaje materiałów. Dane te wspierają unijne cele gospodarki o obiegu zamkniętym i pozwalają konsumentom oraz nabywcom wybierać produkty o większym udziale recyklatów.

Zebranie dokładnych danych o składzie materiałowym może być trudne, zwłaszcza w przypadku produktów o złożonych łańcuchach dostaw obejmujących wiele szczebli dostawców. Strategie radzenia sobie z tym omawiamy w naszej liście kontrolnej zgodności z ESPR.

Dane dotyczące wpływu na środowisko

Dane dotyczące wpływu na środowisko określają ilościowo ślad ekologiczny produktu w całym cyklu życia. ESPR kładzie szczególny nacisk na ślad węglowy, ale zakres wymaganych danych środowiskowych będzie się poszerzał wraz z publikacją aktów delegowanych dla poszczególnych kategorii produktów.

Dane dotyczące śladu węglowego wyraża się zwykle w kilogramach ekwiwalentu CO2 (kg CO2e) i mogą być wymagane dla różnych etapów cyklu życia: wydobycia surowców, produkcji, transportu, fazy użytkowania i przetwarzania po zakończeniu cyklu życia. Metodyka obliczeń musi być zgodna z uznanymi standardami, takimi jak metoda śladu środowiskowego produktu (PEF) lub ISO 14067.

Dane dotyczące zużycia energii mają kluczowe znaczenie dla produktów zużywających energię i muszą być wyrażane w znormalizowanych jednostkach (na przykład w kilowatogodzinach rocznie) w określonych warunkach badania. W stosownych przypadkach podobne zasady dotyczą zużycia wody.

Wyzwaniem dla wielu przedsiębiorstw jest to, że dane dotyczące wpływu na środowisko wymagają kompetencji w zakresie oceny cyklu życia (LCA) lub dostępu do zweryfikowanych danych środowiskowych od dostawców. Budowa tych kompetencji wymaga czasu, dlatego ESPR przewiduje stopniowe wdrażanie, jednak przedsiębiorstwa powinny już teraz rozwijać procesy gromadzenia danych, aby uniknąć pośpiechu w ostatniej chwili.

Sektorowe wymogi dotyczące danych

Choć ESPR ustanawia wspólne ramy, konkretne pola danych wymagane w DPP określają akty delegowane dla poszczególnych kategorii produktów. Oznacza to, że DPP dla wyrobu włókienniczego będzie wymagał innych danych niż DPP dla urządzenia elektronicznego czy baterii.

W przypadku tekstyliów należy spodziewać się wymogów dotyczących składu surowcowego, procesów barwienia, uwalniania mikrowłókien, wyników badań trwałości (takich jak odporność na mechacenie, trwałość wybarwień i wytrzymałość na rozciąganie) oraz instrukcji konserwacji wydłużających trwałość produktu.

W przypadku elektroniki akty delegowane będą prawdopodobnie wymagać danych o klasach efektywności energetycznej, deklaracji dotyczących substancji niebezpiecznych (zgodnych z RoHS), dostępności aktualizacji oprogramowania, dostępności i cen części zamiennych oraz specyfikacji baterii, w tym krzywych spadku pojemności.

W przypadku baterii, które wyprzedzają inne sektory dzięki rozporządzeniu (UE) 2023/1542 w sprawie baterii, DPP muszą już zawierać dane o stanie zdrowia, informacje o pojemności, historię cykli ładowania, skład materiałowy (w tym zawartość kobaltu, litu, niklu i ołowiu), ślad węglowy na kWh pojemności oraz dokumentację odpowiedzialnego pozyskiwania surowców.

W przypadku wyrobów budowlanych wymogi obejmą prawdopodobnie właściwości cieplne, odporność ogniową, właściwości akustyczne, emisje lotnych związków organicznych (LZO), udział materiałów z recyklingu i potencjał rozbiórki.

Przedsiębiorstwa działające w wielu sektorach powinny zaplanować elastyczny model danych, który uwzględni różne wymogi bez konieczności całkowitego przeprojektowania systemu dla każdej kategorii produktów. Utworzenie pierwszego paszportu jest prostsze, niż się wydaje: nasz przewodnik krok po kroku przeprowadzi Państwa przez cały proces.

Standardy jakości danych

ESPR wymaga nie tylko danych, lecz danych dokładnych, weryfikowalnych i aktualnych. Jakość danych jest podstawowym wymogiem zgodności, a przedsiębiorstwa, które podają wprowadzające w błąd lub nieprecyzyjne informacje w paszporcie, mogą podlegać działaniom egzekucyjnym.

W przypadku DPP istotnych jest kilka wymiarów jakości danych:

• Dokładność: dane muszą wiernie odzwierciedlać rzeczywiste cechy produktu. Udziały procentowe w składzie materiałowym muszą opierać się na rzeczywistych recepturach, a nie na szacunkach. Wartości wpływu na środowisko muszą być obliczane uznanymi metodami.
• Kompletność: wszystkie pola obowiązkowe określone we właściwym akcie delegowanym muszą zostać wypełnione. Brakujące dane stanowią naruszenie wymogów.
• Aktualność: dane muszą być bieżące. Jeśli zmieni się receptura produktu lub wygaśnie certyfikat, paszport musi zostać zaktualizowany.
• Spójność: dane muszą być wyrażane w jednostkach, formatach i słownikach określonych w odpowiednich normach i aktach delegowanych. Niespójne dane podważają interoperacyjność.
• Weryfikowalność: przedsiębiorstwa muszą być w stanie wykazać pochodzenie i dokładność swoich danych na żądanie organów nadzoru rynku. Oznacza to prowadzenie dokumentacji źródeł danych, metodyk obliczeń i deklaracji dostawców.

Inwestycja w procesy zapewniania jakości danych od samego początku, w tym w procesy gromadzenia danych od dostawców, zautomatyzowane reguły walidacji i regularne audyty danych, przynosi wymierne korzyści w postaci mniejszego ryzyka niezgodności i większej wartości paszportu.

Pozyskiwanie danych z łańcucha dostaw

Dla większości producentów znaczna część danych potrzebnych do DPP pochodzi z łańcucha dostaw. Dane o składzie materiałowym pochodzą od dostawców surowców, a specyfikacje komponentów od ich producentów. Dane dotyczące wpływu na środowisko mogą wymagać agregacji z wielu szczebli łańcucha dostaw.

Stwarza to praktyczne wyzwanie: jak gromadzić, weryfikować i integrować dane od dziesiątek lub setek dostawców, z których wielu może jeszcze nie znać wymogów DPP?

Najskuteczniejsze podejście to wczesny i systematyczny start. Zacznij od zmapowania łańcucha dostaw, aby ustalić, którzy dostawcy dysponują danymi potrzebnymi do zapewnienia zgodności z DPP. Pogrupuj dane według rodzaju (skład materiałowy, wpływ na środowisko, deklaracje zgodności) i według dostępności. Część danych może już znajdować się w kartach produktów lub kartach charakterystyki dostawców. Inne trzeba będzie specjalnie zamówić lub wygenerować.

Pojawiają się znormalizowane formaty wymiany danych, które upraszczają gromadzenie danych od dostawców. Ramy ESPR zachęcają do stosowania formatów nadających się do odczytu maszynowego i znormalizowanych szablonów. Stowarzyszenia branżowe w sektorach takich jak tekstylia, elektronika i motoryzacja opracowują sektorowe szablony wymiany danych, które przedsiębiorstwa mogą przyjąć.

Ważne jest również wbudowanie współpracy z dostawcami w procesy zakupowe. Uwzględnienie wymogów dotyczących danych DPP w umowach z dostawcami i specyfikacjach zakupowych sprawia, że gromadzenie danych staje się rutynowym elementem relacji z dostawcą, a nie sprawą odkładaną na później.

Utrzymanie dokładności danych w całym cyklu życia produktu

DPP nie jest dokumentem statycznym. Musi pozostać dokładny i dostępny przez cały cykl życia produktu, od produkcji przez sprzedaż, użytkowanie, naprawę i odsprzedaż aż po przetworzenie po zakończeniu cyklu życia.

Kilka zdarzeń w cyklu życia produktu może wymagać aktualizacji jego paszportu:

• Wycofanie produktu lub komunikaty dotyczące bezpieczeństwa wymagają dodania informacji i instrukcji dotyczących wycofania.
• Odnowienie lub wygaśnięcie certyfikatów wymaga aktualizacji pól dotyczących statusu zgodności.
• Zmiany przepisów mogą wymagać dodania nowych pól lub ponownego obliczenia istniejących.
• Naprawa lub regeneracja może zmienić skład materiałowy lub parametry użytkowe produktu.
• W przypadku produktów o wysokiej wartości lub podlegających regulacjom może być konieczne rejestrowanie zmian właściciela.

Zautomatyzowane procesy monitorowania i aktualizacji pomagają zapanować nad tą złożonością. Na przykład platformę DPP można skonfigurować tak, aby ostrzegała właściciela produktu o zbliżającym się wygaśnięciu certyfikatu lub automatycznie aktualizowała status paszportu po wydaniu komunikatu o wycofaniu.

ESPR określa minimalne okresy przechowywania danych, które różnią się w zależności od kategorii produktów. Przedsiębiorstwa muszą zapewnić, aby ich platforma DPP przechowywała dane co najmniej przez wymagany okres, a najlepiej dłużej, aby wspierać zastosowania na rynku wtórnym i po zakończeniu cyklu życia.

Prywatność i poufność

Choć przejrzystość jest głównym celem ESPR, rozporządzenie uznaje również, że niektóre dane o produktach mogą być wrażliwe handlowo. Przedsiębiorstwa nie muszą ujawniać w DPP tajemnic przedsiębiorstwa ani własnych receptur, muszą jednak przekazać wystarczające informacje, aby spełnić obowiązkowe wymogi dotyczące danych.

Przewidziany w ESPR wielopoziomowy model dostępu pomaga pogodzić te interesy. Dane przeznaczone dla konsumentów obejmują wskaźniki zrównoważoności, kategorie materiałów, informacje o naprawialności i ogólne dane o wpływie na środowisko, prezentowane na poziomie, który informuje, nie ujawniając poufnych szczegółów. Organy regulacyjne mogą natomiast uzyskać dostęp do bardziej szczegółowych danych na podstawie ram prawnych chroniących poufność handlową.

Należy również uwzględnić ochronę danych osobowych na mocy RODO. Jeśli DPP zawierają dane powiązane z osobami, na przykład dane rejestracji gwarancji lub rejestry własności przedmiotów o wysokiej wartości, dane te muszą być przetwarzane zgodnie z RODO, w tym z zasadami minimalizacji danych i ograniczenia celu oraz z poszanowaniem praw osób, których dane dotyczą.

Przedsiębiorstwa powinny współpracować z zespołami prawnymi i ds. ochrony danych, aby określić jasne zasady klasyfikacji danych w swoich DPP, tak by właściwe dane trafiały do właściwych odbiorców na właściwym poziomie szczegółowości.

Przygotowanie danych do zgodności z DPP

Biorąc pod uwagę zakres i szczegółowość wymaganych danych, przygotowanie do zgodności z DPP jest w istocie wyzwaniem z zakresu zarządzania danymi. Przedsiębiorstwa, które zainwestują w uporządkowane, systematyczne przygotowanie danych, znacznie łatwiej osiągną zgodność i uzyskają z paszportów więcej korzyści w zakresie zaangażowania konsumentów, efektywności łańcucha dostaw i wyróżnienia marki.

Zacznij od analizy luk: porównaj pola wymagane dla danej kategorii produktów z danymi, którymi obecnie dysponujesz. Zidentyfikuj luki i ustal priorytety ich uzupełniania na podstawie terminów regulacyjnych i wpływu na działalność. W pierwszej kolejności skup się na danych najtrudniejszych do pozyskania, zwykle danych z łańcucha dostaw i obliczeniach wpływu na środowisko, ponieważ wymagają one najwięcej czasu.

Zainwestuj w infrastrukturę zarządzania danymi. Scentralizowany system zarządzania informacjami o produktach (PIM) lub platforma DPP zintegrowana z istniejącymi systemami ERP i łańcucha dostaw znacznie zmniejszy nakład pracy potrzebny do tworzenia i utrzymywania dokładnych paszportów. Nasza platforma MyProductPassport została zaprojektowana właśnie w tym celu i za