ESPR-sancties en handhaving: wat er gebeurt als u niet voldoet

Wat er op het spel staat bij niet-naleving van de ESPR

De Verordening inzake ecologisch ontwerp voor duurzame producten (ESPR) is geen vrijblijvende richtlijn of intentiekader. Het is een bindende EU-verordening met echte handhavingsmechanismen en stevige sancties voor bedrijven die niet voldoen. Naarmate de eisen voor het digitale productpaspoort voor steeds meer productcategorieën gaan gelden, krijgen markttoezichtautoriteiten in heel Europa de bevoegdheid, en de opdracht, om op te treden tegen niet-conforme producten en de verantwoordelijke bedrijven.

Toch is het voor veel bedrijven nog onduidelijk wat er precies gebeurt als zij hun ESPR-verplichtingen niet nakomen. Welke sancties gelden er? Wie handhaaft ze? Hoe ernstig zijn de gevolgen? En hoe kunnen bedrijven zich beschermen? Dit artikel geeft een volledig overzicht van het handhavingskader van de ESPR, gebaseerd op de verordening zelf en op gevestigde precedenten uit de bestaande EU-productwetgeving.

Voor een volledig beeld van de verordening waarop deze handhavingsbepalingen rusten, zie onze complete gids over de ESPR.

Hoe de handhaving van de ESPR werkt

De ESPR volgt het beproefde EU-model voor de handhaving van productregelgeving, dat steunt op de markttoezichtautoriteiten in elke lidstaat. Deze nationale autoriteiten houden toezicht op de markt, sporen niet-conforme producten op en treden op tegen de verantwoordelijke marktdeelnemers, of dat nu fabrikanten, importeurs, gemachtigden of distributeurs zijn.

Markttoezicht onder de ESPR vindt plaats binnen het bestaande kader van Verordening (EU) 2019/1020, die de algemene regels vastlegt voor markttoezicht en de conformiteit van producten in de EU. Markttoezichtautoriteiten beschikken daardoor over een beproefd pakket bevoegdheden, waaronder het recht om producten te inspecteren, documentatie op te vragen, monsters te nemen voor tests en corrigerende maatregelen te eisen.

De ESPR voorziet ook in een register voor digitale productpaspoorten, een centrale database die autoriteiten kunnen raadplegen om na te gaan of producten op de markt een geldig, conform productpaspoort hebben. Dat maakt handhaving aanzienlijk eenvoudiger dan onder eerdere productregelgeving, waarbij conformiteitscontrole vaak fysieke inspecties en handmatige documentcontroles vergde. Met digitale productpaspoorten kan een autoriteit snel nagaan of het paspoort van een product bestaat, of het alle verplichte gegevensvelden bevat en of de informatie plausibel en consistent lijkt.

Soorten sancties en handhavingsmaatregelen

De ESPR laat de vaststelling van concrete sancties over aan de afzonderlijke lidstaten en eist alleen dat die "doeltreffend, evenredig en afschrikkend" zijn. De precieze boetes en sancties verschillen dus per land, maar de verordening legt een duidelijk kader van handhavingsmaatregelen vast die alle lidstaten beschikbaar moeten hebben. Op basis van de verordening en precedenten uit verwante EU-productwetgeving omvat dat instrumentarium:

• Aanmaningen tot corrigerende maatregelen, waarbij bedrijven producten binnen een bepaalde termijn conform moeten maken
• Bevelen tot uit de handel nemen, waarbij niet-conforme producten van de markt moeten worden gehaald
• Terugroepbevelen, waarbij bedrijven niet-conforme producten die al aan consumenten zijn verkocht moeten terughalen
• Invoerverboden die voorkomen dat niet-conforme producten via de douane de EU-markt binnenkomen
• Financiële sancties (boetes) afgestemd op de ernst en duur van de niet-naleving
• Openbaarmaking van vastgestelde overtredingen, inclusief de namen van de betrokken bedrijven en producten
• Strafrechtelijke sancties in de ernstigste gevallen, vooral bij opzettelijke misleiding of veiligheidsrisico's

De financiële sancties in de bestaande EU-productwetgeving geven een goede indicatie van de omvang van mogelijke boetes. Onder de EU-batterijverordening bijvoorbeeld moeten lidstaten sancties vaststellen die in verhouding staan tot de ernst van de inbreuk, het economische voordeel van de niet-naleving en eerdere inbreuken. Verscheidene lidstaten hebben voor ernstige overtredingen van productregelgeving maximumboetes vastgesteld van honderdduizenden of zelfs miljoenen euro's.

Productverboden en uit de handel nemen

Voor veel bedrijven is niet de boete de commercieel schadelijkste maatregel, maar een productverbod of een bevel tot uit de handel nemen. Te horen krijgen dat uw producten niet meer in de EU mogen worden verkocht, of dat producten die al in de schappen liggen moeten worden teruggeroepen, heeft directe en ernstige financiële gevolgen, zeker voor bedrijven die sterk afhankelijk zijn van de Europese markt.

Onder de ESPR kan een markttoezichtautoriteit bevelen dat een product uit de handel wordt genomen als het geen geldig digitaal productpaspoort heeft, als het paspoort niet alle verplichte informatie bevat, als de informatie wezenlijk onjuist is of als het product niet voldoet aan de geldende prestatie-eisen voor ecologisch ontwerp. Het bevel kan betrekking hebben op specifieke partijen, hele productlijnen of alle producten van een fabrikant, afhankelijk van de aard en omvang van de niet-naleving.

Terugroepacties zijn nog ingrijpender. Bij een terugroepactie moet het bedrijf niet alleen stoppen met verkopen, maar ook actief exemplaren terughalen die consumenten al hebben gekocht. Dat brengt aanzienlijke logistieke kosten, communicatiekosten en reputatieschade met zich mee. Voor consumentenmerken is een terugroepactie een zeer zichtbare gebeurtenis die dagen of weken het nieuws en de sociale media kan domineren.

Bevelen tot uit de handel nemen en terugroepen zijn geen theoretische mogelijkheden. Onder de bestaande EU-productwetgeving worden elk jaar duizenden producten uit de handel genomen of teruggeroepen. Het EU-systeem voor snelle waarschuwingen voor gevaarlijke non-foodproducten (Safety Gate) publiceert wekelijks meldingen van handhavingsmaatregelen, en de aantallen zijn aanzienlijk. Er is geen reden om aan te nemen dat de handhaving van de ESPR minder actief zal zijn zodra de termijnen verstrijken.

Verschillen tussen EU-lidstaten

Omdat de ESPR het vaststellen van sancties aan de lidstaten overlaat, moeten bedrijven die in meerdere EU-markten actief zijn beseffen dat de sancties per land sterk kunnen verschillen. Een overtreding die in de ene lidstaat een bescheiden boete oplevert, kan in een andere tot een veel hogere sanctie leiden.

Historisch gezien zijn sommige lidstaten actiever en strenger in het markttoezicht dan andere. Duitsland, Frankrijk, Nederland en de Noordse landen gelden over het algemeen als de actiefste handhavers van EU-productregelgeving, met goed toegeruste markttoezichtautoriteiten en een staat van dienst in het optreden tegen niet-conforme producten. Lidstaten in Zuid- en Oost-Europa waren soms minder actief, maar dat verandert nu de coördinatie van het markttoezicht op EU-niveau verbetert.

De ESPR bevat zelf bepalingen om de coördinatie en consistentie van de handhaving tussen lidstaten te verbeteren. De verordening verplicht lidstaten samen te werken binnen het EU-kader voor markttoezicht, informatie over niet-conforme producten en marktdeelnemers te delen en grensoverschrijdende handhavingsacties te coördineren. Na verloop van tijd zou dit de ruimte moeten verkleinen om verschillen in handhavingsintensiteit tussen lidstaten uit te buiten.

Voor bedrijven die producten in meerdere EU-landen in de handel brengen, is het het veiligst om volledige naleving na te streven volgens de strengste interpretatie van de eisen. Zo bent u beschermd, ongeacht welke nationale autoriteit een inspectie uitvoert.

Lessen uit de handhaving van bestaande productregelgeving

De eisen van de ESPR voor het digitale productpaspoort zijn nieuw, maar het bredere kader voor de handhaving van EU-productregelgeving is gevestigd. Kijken hoe bestaande regelgeving wordt gehandhaafd, geeft waardevolle inzichten in wat bedrijven onder de ESPR kunnen verwachten.

De EU-batterijverordening, die enkele van de vroegste eisen voor het digitale productpaspoort bevat, is een bijzonder relevant precedent. Volgens deze verordening moeten batterijen die vanaf februari 2027 in de EU in de handel worden gebracht een digitaal paspoort hebben met gedetailleerde informatie over capaciteit, prestaties, duurzaamheid, samenstelling en koolstofvoetafdruk. De lidstaten bereiden hun handhavingsaanpak voor deze eisen nu al voor.

REACH (registratie en beoordeling van en de autorisatie en beperkingen ten aanzien van chemische stoffen) is een ander leerzaam voorbeeld. REACH verplicht bedrijven chemische stoffen te registreren en gedetailleerde gegevens te verstrekken over eigenschappen, toepassingen en gevaren. Niet-naleving van REACH heeft geleid tot forse boetes, in sommige gevallen van miljoenen euro's, productverboden en zelfs strafvervolging. Het Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA) heeft geavanceerde processen voor nalevingscontrole ontwikkeld, en de handhaving is in de loop der tijd steeds strenger geworden.

Ook de CE-markering, die vereist dat producten vóór het in de handel brengen voldoen aan de geldende EU-eisen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu, heeft een omvangrijke handhavingspraktijk opgeleverd. Producten zonder geldige CE-markering, of met CE-markering terwijl ze niet aan de eisen voldoen, worden routinematig uit de handel genomen en hun fabrikanten beboet. De ESPR-eisen voor het digitale productpaspoort voegen feitelijk een extra laag toe aan dit bestaande nalevingskader.

Gevolgen voor reputatie en omzet

Naast de formele juridische sancties brengt niet-naleving van de ESPR aanzienlijke reputatie- en commerciële risico's met zich mee, die even schadelijk kunnen zijn als boetes of het uit de handel nemen van producten, of zelfs schadelijker.

Markttoezichtautoriteiten in verscheidene lidstaten publiceren details van handhavingsmaatregelen, inclusief de namen van bedrijven en producten die niet conform zijn bevonden. Genoemd worden in een openbare kennisgeving is een sterk negatief signaal voor klanten, partners, investeerders en toezichthouders. In het tijdperk van sociale media kunnen zulke berichten zich razendsnel verspreiden en een publiek bereiken dat veel verder reikt dan de directe regelgevingswereld.

Ook retail- en distributiepartners kunnen los van toezichthouders optreden. Grote retailers eisen steeds vaker dat leveranciers aantonen dat ze aan de geldende regelgeving voldoen, en de ontdekking van niet-naleving kan leiden tot delisting, het verwijderen van producten uit het assortiment. Voor veel merken is het verlies van een belangrijk verkoopkanaal commercieel rampzalig, ongeacht of er een formele handhavingsmaatregel volgt.

De beoordeling van ESG-prestaties (milieu, sociaal en governance) door investeerders en kredietverstrekkers is een andere factor. Niet-naleving van regelgeving is een rode vlag voor investeerders en kan het vermogen van een bedrijf aantasten om kapitaal aan te trekken, kredietfaciliteiten te verkrijgen of verzekeringsdekking te behouden. Naarmate duurzaamheidsregelgeving centraler wordt in het bedrijfsleven, letten de financiële markten scherper op naleving.

Hoe u ESPR-sancties voorkomt

Het goede nieuws is dat ESPR-sancties volledig te voorkomen zijn. De verordening moet waarborgen dat producten voldoen aan minimumnormen voor duurzaamheid en transparantie, en naleving is weliswaar veeleisend, maar haalbaar voor elk bedrijf dat bereid is de nodige tijd en middelen te investeren.

De doeltreffendste manier om sancties te voorkomen, is ruim vóór de termijnen voor uw productcategorieën met de voorbereiding te beginnen. Gebruik onze ESPR-nalevingschecklist als gestructureerde routekaart. Belangrijke stappen zijn een grondige data-audit, leveranciers betrekken bij het aanleveren van gegevens, een robuust platform voor digitale productpaspoorten kiezen en interne processen opzetten voor het doorlopende beheer van paspoorten.

Even belangrijk is inzicht in de specifieke eisen voor uw producten. Het ESPR-kader is gebaseerd op gedelegeerde handelingen die gedetailleerde eisen per productcategorie vastleggen. U moet niet alleen de algemene beginselen van de verordening kennen, maar ook de specifieke gegevensvelden, prestatienormen en documentatie-eisen waaraan uw producten moeten voldoen. Onze artikelen over de tijdlijn en termijnen van de ESPR en over veelgemaakte fouten bij het digitale productpaspoort helpen u de meest voorkomende valkuilen te vermijden.

• Begin minstens 12 tot 18 maanden vóór de handhavingstermijn van uw sector met de voorbereiding
• Voer een uitgebreide data-audit uit aan de hand van de specifieke eisen van de gedelegeerde handelingen voor uw productcategorieën
• Betrek leveranciers vroeg en maak duidelijke afspraken over het delen van gegevens
• Kies een platform voor digitale productpaspoorten dat voldoet aan de huidige technische normen en kan meegroeien met veranderende eisen
• Voer interne controle- en kwaliteitsborgingsprocessen in voor alle gepubliceerde paspoorten
• Documenteer uw nalevingsactiviteiten grondig als bewijs van zorgvuldigheid
• Volg de ontwikkelingen in de regelgeving en werk uw nalevingsprogramma bij zodra nieuwe gedelegeerde handelingen worden gepubliceerd

Documentatie als beste verdediging

Bij elke handhavingszaak is de kwaliteit van uw documentatie de belangrijkste factor voor de uitkomst. Markttoezichtautoriteiten zijn veel milder tegenover bedrijven die een oprechte, systematische inspanning om te voldoen kunnen aantonen dan tegenover bedrijven die zich nauwelijks of niet hebben voorbereid.

Uw nalevingsdocumentatie moet elk aspect van uw ESPR-programma dekken: de gegevensbronnen voor uw paspoorten, uw interne controleprocessen, de training van medewerkers, de communicatie met leveranciers over de juistheid van gegevens en uw doorlopende monitoring- en onderhoudsactiviteiten. Als een autoriteit vragen stelt over een aspect van uw digitale productpaspoorten, moet u gedocumenteerd bewijs kunnen tonen dat de gepubliceerde informatie onderbouwt.

Overweeg ook periodieke interne audits van uw paspoortgegevens. Controleer een willekeurige steekproef van productpaspoorten aan de hand van de onderliggende brongegevens. Documenteer de resultaten en eventuele corrigerende maatregelen. Juist dit soort proactieve kwaliteitsborging is de zorgvuldigheid waar markttoezichtautoriteiten bij een onderzoek naar kijken, en die ze belonen. Voor een bredere aanpak, zie onze gids over het auditen van uw producten op DPP-gereedheid.

Conclusie: naleving is niet vrijblijvend

Het handhavingskader van de ESPR moet ervoor zorgen dat alle bedrijven die producten op de EU-markt brengen hun verplichtingen nakomen. De gevolgen van niet-naleving (boetes, productverboden, terugroepacties, reputatieschade en verlies van markttoegang) zijn zo ernstig dat geen enkel bedrijf ze kan negeren.

Maar de boodschap hoeft geen angst te zijn. De eisen van de ESPR zijn duidelijk, de tijdlijnen worden vooraf gepubliceerd en de hulpmiddelen en richtsnoeren voor bedrijven nemen snel toe. Met een gestructureerde voorbereiding, investeringen in de juiste technologie en processen en toewijding aan juiste en transparante gegevens is naleving goed haalbaar voor bedrijven van elke omvang.

De Europese Commissie heeft duidelijk gemaakt dat de ESPR een hoeksteen is van haar Green Deal en haar agenda voor de circulaire economie. De handhaving zal krachtig, gecoördineerd en steeds geavanceerder zijn. Nu is het moment om u voor te bereiden.