Sanções e fiscalização do ESPR: o que acontece em caso de incumprimento

O que está em jogo no incumprimento do ESPR

O Regulamento relativo aos requisitos de conceção ecológica para produtos sustentáveis (ESPR) não é uma orientação voluntária nem um quadro de intenções. É um regulamento da UE vinculativo, com mecanismos de fiscalização reais e sanções significativas para as empresas que não o cumpram. À medida que os requisitos do passaporte digital do produto entram em vigor para sucessivas categorias de produtos, as autoridades de fiscalização do mercado de toda a Europa terão o poder, e o mandato, de agir contra produtos não conformes e contra as empresas responsáveis por eles.

Apesar disso, muitas empresas continuam sem saber ao certo o que acontece se não cumprirem as obrigações do ESPR. Quais são as sanções? Quem as aplica? Qual a gravidade das consequências? E o que podem as empresas fazer para se proteger? Este artigo apresenta uma visão abrangente do quadro de fiscalização do ESPR, com base no próprio regulamento e nos precedentes consolidados da legislação da UE relativa a produtos.

Para compreender plenamente o regulamento em que assentam estas disposições, consulte o nosso guia completo do ESPR.

Como funciona a fiscalização do ESPR

O ESPR segue o modelo consolidado da UE para a fiscalização da regulamentação de produtos, que assenta nas autoridades de fiscalização do mercado de cada Estado-Membro. Estas autoridades nacionais são responsáveis por acompanhar o mercado, identificar produtos não conformes e tomar medidas contra os operadores económicos responsáveis, sejam eles fabricantes, importadores, mandatários ou distribuidores.

A fiscalização do mercado ao abrigo do ESPR funciona no quadro já estabelecido pelo Regulamento (UE) 2019/1020, que define as regras gerais de fiscalização do mercado e de conformidade dos produtos na UE. As autoridades dispõem, portanto, de um conjunto consolidado de poderes, incluindo o direito de inspecionar produtos, solicitar documentação, recolher amostras para ensaio e exigir medidas corretivas.

O ESPR prevê ainda a criação de um registo de passaportes digitais dos produtos, uma base de dados centralizada que as autoridades podem consultar para verificar se os produtos no mercado têm um passaporte válido e conforme. Isto torna a fiscalização muito mais simples do que ao abrigo da regulamentação anterior, em que verificar a conformidade exigia muitas vezes inspeções físicas e análises manuais de documentos. Com o passaporte digital, uma autoridade pode verificar rapidamente se o passaporte de um produto existe, se contém todos os campos de dados obrigatórios e se a informação parece plausível e coerente.

Tipos de sanções e medidas de fiscalização

O ESPR delega em cada Estado-Membro a fixação dos níveis concretos das sanções, exigindo apenas que sejam «efetivas, proporcionadas e dissuasivas». As coimas e sanções exatas variarão, por isso, de país para país, mas o regulamento estabelece um quadro claro de medidas que todos os Estados-Membros devem prever. Com base no regulamento e nos precedentes da legislação da UE relativa a produtos afins, esse conjunto de instrumentos inclui:

• Notificações de medidas corretivas que obrigam as empresas a tornar os produtos conformes num prazo determinado
• Ordens de retirada que exigem que os produtos não conformes sejam retirados do mercado
• Ordens de recolha que obrigam as empresas a recuperar produtos não conformes já vendidos aos consumidores
• Proibições de importação que impedem, na alfândega, a entrada de produtos não conformes no mercado da UE
• Sanções financeiras (coimas) graduadas em função da gravidade e da duração do incumprimento
• Publicação das situações de incumprimento, incluindo os nomes das empresas e dos produtos envolvidos
• Sanções penais nos casos mais graves, em especial quando o incumprimento envolve fraude deliberada ou riscos para a segurança

As sanções financeiras da legislação da UE em vigor relativa a produtos dão uma indicação útil da dimensão das coimas que as empresas poderão enfrentar. Ao abrigo do Regulamento Baterias da UE, por exemplo, os Estados-Membros têm de fixar sanções proporcionadas à gravidade da infração, aos benefícios económicos obtidos com o incumprimento e a eventuais infrações anteriores. Vários Estados-Membros fixaram coimas máximas de centenas de milhares ou mesmo milhões de euros para infrações graves à regulamentação de produtos.

Proibições de produtos e retirada do mercado

Para muitas empresas, a medida mais prejudicial do ponto de vista comercial não é a coima, mas a proibição de um produto ou uma ordem de retirada do mercado. Saber que os seus produtos já não podem ser vendidos na UE, ou que os que já estão nas prateleiras têm de ser recolhidos, tem consequências financeiras imediatas e graves, sobretudo para empresas muito dependentes do mercado europeu.

Ao abrigo do ESPR, uma autoridade de fiscalização do mercado pode ordenar a retirada de um produto se este não tiver um passaporte digital válido, se o passaporte não contiver toda a informação obrigatória, se essa informação for substancialmente inexata ou se o produto não cumprir os requisitos de desempenho em matéria de conceção ecológica aplicáveis. A ordem pode abranger lotes específicos, linhas de produtos inteiras ou todos os produtos de um fabricante, consoante a natureza e o âmbito do incumprimento.

As recolhas são ainda mais disruptivas. Obrigam a empresa não só a deixar de vender o produto, mas também a recuperar ativamente as unidades já compradas pelos consumidores. Isto implica custos logísticos significativos, despesas de comunicação com os clientes e danos reputacionais. Para marcas dirigidas ao consumidor, uma recolha é um acontecimento muito visível que pode dominar a comunicação social e as redes sociais durante dias ou semanas.

Importa sublinhar que as ordens de retirada e de recolha não são meras possibilidades teóricas. Ao abrigo da legislação da UE em vigor, milhares de produtos são retirados ou recolhidos todos os anos. O sistema de alerta rápido da UE para produtos não alimentares perigosos (Safety Gate) publica semanalmente notificações de medidas de fiscalização, e os números são consideráveis. Não há razão para esperar que a fiscalização do ESPR seja menos ativa quando os prazos começarem a chegar.

Diferenças entre Estados-Membros

Como o ESPR delega a fixação das sanções nos Estados-Membros, as empresas que operam em vários mercados da UE devem saber que as sanções concretas podem variar significativamente de país para país. Um incumprimento que dá origem a uma coima modesta num Estado-Membro pode resultar numa sanção muito mais pesada noutro.

Historicamente, alguns Estados-Membros foram mais ativos e rigorosos na fiscalização do mercado do que outros. A Alemanha, a França, os Países Baixos e os países nórdicos são geralmente considerados dos mais ativos na aplicação da regulamentação de produtos da UE, com autoridades de fiscalização bem dotadas de recursos e um historial de atuação contra produtos não conformes. Os Estados-Membros do sul e do leste da Europa foram por vezes menos ativos, embora isso esteja a mudar à medida que a coordenação da fiscalização do mercado a nível da UE melhora.

O próprio ESPR inclui disposições destinadas a melhorar a coordenação e a coerência da fiscalização entre Estados-Membros. O regulamento exige que cooperem no quadro de fiscalização do mercado da UE, partilhem informação sobre produtos e operadores não conformes e coordenem ações de fiscalização transfronteiriças. Com o tempo, isto deverá reduzir a margem para as empresas explorarem diferenças de intensidade da fiscalização entre Estados-Membros.

Para as empresas que colocam produtos no mercado em vários países da UE, a abordagem mais segura é procurar o pleno cumprimento segundo a interpretação mais exigente dos requisitos. Assim, estará protegido independentemente da autoridade nacional que realize uma inspeção.

Lições da fiscalização da regulamentação existente

Embora os requisitos do ESPR relativos ao passaporte digital sejam novos, o quadro mais amplo de fiscalização da regulamentação de produtos da UE está bem consolidado. Observar como a regulamentação existente é aplicada dá pistas valiosas sobre o que as empresas podem esperar ao abrigo do ESPR.

O Regulamento Baterias da UE, que inclui alguns dos primeiros requisitos de passaporte digital, é um precedente particularmente relevante. Nos termos deste regulamento, as baterias colocadas no mercado da UE a partir de fevereiro de 2027 terão de ter um passaporte digital com informação detalhada sobre capacidade, desempenho, durabilidade, composição e pegada de carbono. Os Estados-Membros já estão a preparar a sua abordagem de fiscalização destes requisitos.

O REACH (registo, avaliação, autorização e restrição de substâncias químicas) é outro exemplo elucidativo. O REACH obriga as empresas a registar substâncias químicas e a fornecer dados detalhados sobre as suas propriedades, utilizações e perigos. O incumprimento do REACH resultou em coimas significativas, de milhões de euros em alguns casos, proibições de produtos e até processos penais. A Agência Europeia dos Produtos Químicos (ECHA) desenvolveu processos sofisticados de verificação da conformidade, e as suas atividades de fiscalização tornaram-se progressivamente mais rigorosas.

A marcação CE, que exige que os produtos cumpram os requisitos da UE aplicáveis em matéria de segurança, saúde e ambiente antes de serem colocados no mercado, também gerou um vasto conjunto de precedentes. Os produtos encontrados no mercado sem marcação CE válida, ou com marcação CE apesar de não cumprirem os requisitos, são habitualmente retirados e os seus fabricantes sancionados. Os requisitos do ESPR relativos ao passaporte digital acrescentarão, na prática, mais uma camada a este quadro de conformidade.

Consequências reputacionais e comerciais

Para além das sanções legais, o incumprimento do ESPR acarreta riscos reputacionais e comerciais significativos, que podem ser tão prejudiciais como as coimas ou as retiradas de produtos, ou até mais.

As autoridades de fiscalização do mercado de vários Estados-Membros publicam pormenores das medidas de fiscalização, incluindo os nomes das empresas e dos produtos considerados não conformes. Ser nomeado num aviso público envia um sinal fortemente negativo a clientes, parceiros, investidores e reguladores. Na era das redes sociais, estes avisos podem ser amplificados rapidamente, chegando a públicos muito para além da comunidade regulatória.

Os parceiros de retalho e distribuição também podem agir independentemente dos reguladores. Os grandes retalhistas exigem cada vez mais aos fornecedores que demonstrem o cumprimento da regulamentação aplicável, e a descoberta de um incumprimento pode levar à deslistagem, ou seja, à retirada dos produtos da gama do retalhista. Para muitas marcas, perder o acesso a um grande canal de retalho é comercialmente catastrófico, quer se siga ou não uma medida formal de fiscalização.

O escrutínio do desempenho ESG (ambiental, social e de governação) por investidores e financiadores é outro fator. O incumprimento regulamentar é um sinal de alarme para os investidores e pode afetar a capacidade de uma empresa para angariar capital, obter linhas de crédito ou manter a cobertura de seguros. À medida que a regulamentação da sustentabilidade ganha centralidade, os mercados financeiros prestam cada vez mais atenção ao cumprimento.

Como evitar as sanções do ESPR

A boa notícia é que as sanções do ESPR são totalmente evitáveis. O regulamento visa garantir que os produtos cumprem normas mínimas de sustentabilidade e transparência, e o cumprimento, embora exigente, está ao alcance de qualquer empresa disposta a investir o tempo e os recursos necessários.

A forma mais eficaz de evitar sanções é começar a preparar-se com bastante antecedência em relação aos prazos das suas categorias de produtos. Utilize a nossa lista de verificação de conformidade com o ESPR como roteiro estruturado. Os passos essenciais incluem uma auditoria exaustiva dos dados, o envolvimento dos fornecedores no fornecimento de dados, a escolha de uma plataforma robusta de passaporte digital e a criação de processos internos para a manutenção contínua dos passaportes.

Igualmente importante é compreender os requisitos específicos aplicáveis aos seus produtos. O quadro do ESPR assenta em atos delegados que estabelecem requisitos detalhados para cada categoria de produtos. Precisa de conhecer não só os princípios gerais do regulamento, mas também os campos de dados, as normas de desempenho e os requisitos de documentação concretos que os seus produtos têm de cumprir. Os nossos artigos sobre o calendário e prazos do ESPR e sobre os erros de conformidade mais comuns no passaporte digital oferecem orientações detalhadas para evitar as armadilhas mais frequentes.

• Comece a preparação pelo menos 12 a 18 meses antes do prazo de aplicação do seu setor
• Realize uma auditoria de dados abrangente face aos requisitos dos atos delegados para as suas categorias de produtos
• Envolva os fornecedores cedo e estabeleça acordos claros de partilha de dados
• Escolha uma plataforma de passaporte digital que cumpra as normas técnicas atuais e se possa adaptar à evolução dos requisitos
• Implemente processos internos de revisão e garantia de qualidade para todos os passaportes publicados
• Mantenha documentação rigorosa das suas atividades de conformidade como prova de diligência devida
• Acompanhe a evolução regulamentar e atualize o seu programa de conformidade à medida que forem publicados novos atos delegados

A documentação como a sua melhor defesa

Em qualquer processo de fiscalização, o fator mais determinante para o resultado é a qualidade da sua documentação. As autoridades de fiscalização do mercado tendem a ser muito mais tolerantes com empresas que conseguem demonstrar um esforço genuíno e sistemático de cumprimento do que com aquelas que pouco ou nada se prepararam.

A sua documentação de conformidade deve abranger todos os aspetos do seu programa ESPR: as fontes de dados usadas para preencher os passaportes, os processos de revisão interna, a formação dada ao pessoal, as comunicações com os fornecedores sobre a exatidão dos dados e as atividades contínuas de acompanhamento e manutenção. Se uma autoridade questionar qualquer aspeto dos seus passaportes digitais dos produtos, deve conseguir apresentar provas documentadas que sustentem a informação publicada.

Considere também realizar auditorias internas periódicas aos dados dos passaportes. Verifique a exatidão de uma amostra aleatória de passaportes face aos dados de origem. Documente os resultados e as medidas corretivas tomadas. É precisamente este tipo de garantia de qualidade proativa que as autoridades de fiscalização do mercado procurarão, e valorizarão, em caso de investigação. Para uma abordagem mais ampla, consulte o nosso guia sobre como auditar os seus produtos para o passaporte digital.

Em suma: o cumprimento não é opcional

O quadro de fiscalização do ESPR foi concebido para garantir que todas as empresas que colocam produtos no mercado da UE cumprem as suas obrigações. As consequências do incumprimento (coimas, proibições de produtos, recolhas, danos reputacionais e perda de acesso ao mercado) são suficientemente graves para que nenhuma empresa as possa ignorar.

Mas a mensagem não deve ser de medo. Os requisitos do ESPR são claros, o seu calendário é publicado com antecedência e as ferramentas e orientações disponíveis para ajudar as empresas estão a crescer rapidamente. Com uma preparação estruturada, investimento na tecnologia e nos processos certos e um compromisso com a exatidão e a transparência dos dados, o cumprimento está ao alcance de empresas de todas as dimensões.

A Comissão Europeia deixou claro que o ESPR é um pilar do Pacto Ecológico Europeu e da sua agenda para a economia circular. A fiscalização será robusta, coordenada e cada vez mais sofisticada. O momento de se preparar é agora.