Skladnost z zahtevami za DPP za mala in srednja podjetja

Zakaj si mala in srednja podjetja ne morejo privoščiti, da bi prezrla zahteve za DPP

Uredba EU o okoljsko primerni zasnovi trajnostnih izdelkov (ESPR), ki je začela veljati 18. julija 2024, bo sčasoma vplivala na podjetja vseh velikosti, ki dajejo izdelke na evropski trg. Čeprav se je večina zgodnjih komentarjev osredotočala na velika podjetja in multinacionalne proizvajalce, imajo mala in srednja podjetja enako zavezujoče obveznosti, ko začnejo veljati delegirani akti za njihove kategorije izdelkov.

Za mnoga mala in srednja podjetja se priprava in vzdrževanje digitalnih potnih listov izdelkov zdi zastrašujoča naloga. Viri so omejeni, tehničnega znanja je lahko malo, jezik predpisov pa je pogosto težko razumljiv. Posledice neskladnosti so kljub temu resne, od omejitev dostopa do trga do denarnih kazni. Dobra novica je, da lahko tudi manjše organizacije v celoti dosežejo skladnost, če začnejo načrtovati pravočasno in delajo sistematično.

Ta vodnik je namenjen prav malim in srednjim podjetjem. Odstrani strokovni žargon, opredeli praktične korake, ki jih morate izvesti, in pokaže, kje lahko cenovno dostopna digitalna orodja prevzamejo velik del bremena. Če ste majhen proizvajalec, uvoznik ali distributer, ki prodaja v EU, vam bo ta članek pomagal razumeti, kaj se od vas pričakuje in kako to učinkovito izpolniti.

Področje uporabe ESPR za mala in srednja podjetja

ESPR vzpostavlja okvir za določanje zahtev za okoljsko primerno zasnovo za praktično vse fizične izdelke, dane na trg EU, pri čemer se konkretne obveznosti opredelijo z delegiranimi akti za posamezne kategorije izdelkov. Mala in srednja podjetja niso izvzeta iz teh zahtev. Če vaš izdelek spada v regulirano kategorijo, morate zahteve izpolniti ne glede na velikost podjetja.

Evropska komisija je kljub temu priznala posebne izzive, s katerimi se srečujejo manjša podjetja. Uvodne izjave uredbe omenjajo potrebo po sorazmernih zahtevah, nekateri delegirani akti pa lahko vključujejo prehodna obdobja ali poenostavljene mehanizme poročanja za mala in srednja podjetja. Nujno je spremljati pripravo delegiranih aktov za vaše kategorije izdelkov, da lahko predvidite roke in zahteve.

• Tekstil (oblačila) je med prvimi kategorijami, za katere je načrtovan delegirani akt (okvirno sprejetje leta 2027), za železom in jeklom (2026); obutev ni vključena v delovni načrt za obdobje 2025-2030.
• Za elektroniko, baterije in gradbene proizvode že veljajo povezani regulativni okviri.
• Materiali, namenjeni za stik z živili, pohištvo in kemikalije so pričakovani v poznejših valovih.
• Vsak delegirani akt bo natančno določil podatkovna polja, zahtevana v digitalnem potnem listu izdelka.

Pogosti izzivi malih in srednjih podjetij pri skladnosti z DPP

Preden se lotimo rešitev, je vredno priznati ovire, zaradi katerih je skladnost z DPP za manjša podjetja težja. Razumevanje teh izzivov je prvi korak k njihovemu premagovanju.

• Omejeno notranje strokovno znanje o skladnosti s predpisi in upravljanju podatkov.
• Manjši proračuni za IT, zaradi katerih razvoj programske opreme po meri ni izvedljiv.
• Zapletene dobavne verige z dobavitelji, ki morda še niso pripravljeni deliti zahtevanih podatkov.
• Premalo zavedanja o tem, katere kategorije izdelkov bodo zajete in kdaj.
• Težave pri razlagi uredbe in njenih delegiranih aktov brez lastnega pravnega svetovalca.

Ti izzivi so resnični, vendar nobeden ni nepremostljiv. Mnoga mala in srednja podjetja že zbirajo velik del podatkov, potrebnih za DPP, v okviru obstoječih procesov vodenja kakovosti, označevanja in zagotavljanja skladnosti. Ključno je, da vrzeli odkrijete zgodaj in jih sistematično odpravite. Celovit pregled same uredbe najdete v našem celovitem vodniku po uredbi EU ESPR.

Postopen pristop k uvedbi DPP

Namesto da bi poskušala doseči popolno skladnost v enem koraku, je za mala in srednja podjetja bolje izbrati strategijo postopne uvedbe. Ta porazdeli stroške, zmanjša motnje in podjetju omogoči, da zmogljivosti gradi postopoma.

Prva faza naj bo osredotočena na ozaveščenost in oceno. Ugotovite, kateri vaši izdelki bodo verjetno spadali v regulirane kategorije, preglejte podatke, ki jih že imate, in načrtajte dobavno verigo, da boste vedeli, od kod bo treba pridobiti dodatne informacije. Ta začetni pregled ne zahteva naložb v tehnologijo; gre za razumevanje izhodiščnega položaja.

Druga faza zajema analizo vrzeli in zbiranje podatkov. Primerjajte, kar imate zdaj, z zahtevami glede podatkov za digitalne potne liste izdelkov. Kjer so vrzeli, se povežite z dobavitelji in sklenite dogovore o izmenjavi podatkov. Ta faza lahko traja več mesecev, zlasti če vaša dobavna veriga obsega več ravni ali geografskih območij.

Tretja faza je tehnična izvedba. V njej izberete platformo za pripravo, shranjevanje in deljenje digitalnih potnih listov izdelkov. Za večino malih in srednjih podjetij bo rešitev v oblaku precej stroškovno učinkovitejša od lastnega razvoja. Iščite platforme, ki ponujajo predloge, samodejno preverjanje podatkov in preprosto integracijo z obstoječimi sistemi.

Izkoriščanje cenovno dostopnih digitalnih orodij

Ena največjih prednosti, ki jih imajo mala in srednja podjetja danes, je vse večja ponudba cenovno dostopnih digitalnih orodij, zasnovanih posebej za skladnost z DPP. Za pripravo skladnih digitalnih potnih listov izdelkov ne potrebujete šestmestnega proračuna za IT.

Platforme v oblaku, kot je MyProductPassport, malim in srednjim podjetjem omogočajo, da pripravijo svoj prvi digitalni potni list izdelka v nekaj minutah z vodenimi delovnimi postopki in vnaprej nastavljenimi predlogami, usklajenimi z zahtevami ESPR. Te platforme poskrbijo za tehnično zahtevnost, strukturiranje podatkov, ustvarjanje kod QR, upravljanje edinstvenih identifikatorjev in javno dostopnost, tako da se lahko osredotočite na zagotavljanje točnih podatkov o izdelkih.

• Iščite platforme, ki podpirajo uvoz CSV za množično nalaganje izdelkov.
• Prepričajte se, da platforma ustvarja strojno berljive podatkovne formate, kot je JSON-LD.
• Preverite, ali kode QR in nosilci podatkov izpolnjujejo standarde GS1 ali enakovredne standarde.
• Preverite, ali platforma posodablja predloge ob objavi novih delegiranih aktov.

Stroški teh orodij so običajno le delček stroškov razvoja po meri, orodja pa rastejo skupaj z vašim podjetjem. Večina ponuja stopenjske cene, ki se začnejo z brezplačnimi ali poceni paketi, primernimi za manjše kataloge izdelkov.

Sodelovanje z dobavno verigo

Za mnoga mala in srednja podjetja največji izziv ne bo tehnologija, temveč podatki. Digitalni potni listi izdelkov zahtevajo informacije, ki zajemajo celoten življenjski cikel izdelka, od pridobivanja surovin prek proizvodnje, distribucije in uporabe do konca življenjske dobe. Velik del teh podatkov izvira od dobaviteljev višje v verigi.

Začnite z načrtovanjem dobavne verige in ugotovite, kateri dobavitelji imajo podatke, pomembne za vaše obveznosti glede DPP. Vključite jih zgodaj, pojasnite regulativni okvir in jasno določite, katere podatke potrebujete in v kakšni obliki. Kjer je mogoče, poenotite formate izmenjave podatkov pri vseh dobaviteljih, da zmanjšate upravno breme.

Če se dobavitelji upirajo ali ne morejo zagotoviti potrebnih podatkov, boste morda morali poiskati druge vire nabave ali vlagati v lastne postopke preskušanja in preverjanja. To velja zlasti za okoljske podatke in podatke o trajnostnosti, kot so izračuni ogljičnega odtisa, delež recikliranih vsebnosti in izjave o nevarnih snoveh.

Finančna podpora in viri za mala in srednja podjetja

Več programov EU in nacionalnih programov ponuja finančno podporo malim in srednjim podjetjem, ki izvajajo pobude za digitalno preobrazbo in trajnostnost. Pomagajo lahko pokriti stroške uvedbe DPP.

• Program EU za enotni trg zagotavlja financiranje za digitalizacijo malih in srednjih podjetij.
• Nacionalne agencije za inovacije v številnih državah članicah ponujajo nepovratna sredstva za projekte zagotavljanja skladnosti.
• Panožna združenja in strokovne organizacije pogosto zagotavljajo smernice in izobraževalne delavnice.
• Evropska komisija objavlja smernice, ki so posebej namenjene pomoči malim in srednjim podjetjem pri razumevanju in izpolnjevanju predpisov o izdelkih.

Vredno se je povezati tudi z drugimi podjetji v panogi. V mnogih sektorjih nastajajo delovne skupine in konzorciji, ki razvijajo skupne pristope k skladnosti z DPP ter združujejo vire in znanje v korist vseh udeležencev. Tako sodelovanje je lahko posebej dragoceno za mala in srednja podjetja, ki nimajo dovolj virov, da bi skladnost zagotovila povsem sama.

Kako se izogniti pogostim pastem

Mala in srednja podjetja, ki so že začela delo z DPP, poročajo o več pogostih napakah, ki se jim morajo drugi izogniti. Prvič: s pripravami ne čakajte, da bodo delegirani akti dokončni. Okvirne zahteve so že jasne, velik del temeljnega dela (pregled podatkov, vključevanje dobavne verige, izbira platforme) pa lahko in morate začeti že zdaj.

Drugič: ne podcenjujte pomena kakovosti podatkov. Digitalni potni list izdelka je dober le toliko, kolikor so dobri podatki v njem. Netočne ali nepopolne informacije ne le da ne bodo izpolnile regulativnih zahtev, temveč lahko vaše podjetje izpostavijo tudi izvršilnim ukrepom. V postopke preverjanja podatkov vlagajte že od začetka.

Tretjič: skladnosti z DPP ne obravnavajte kot enkratnega projekta. Uredba zahteva stalno vzdrževanje potnih listov izdelkov skozi celoten življenjski cikel izdelka. Skladnost vgradite v redne poslovne procese, namesto da bi jo obravnavali kot ločeno pobudo. Za širši pogled na izvrševanje preberite naš članek o kaznih in izvrševanju po ESPR.

Naredite prvi korak že danes

Skladnost z DPP za mala in srednja podjetja ni nujno vir skrbi. Uredba je zasnovana tako, da ustvarja enake konkurenčne pogoje, današnja orodja in viri pa skladnost omogočajo organizacijam vseh velikosti. Podjetja, ki se začnejo pripravljati zdaj, bodo prehod izpeljala veliko bolj gladko kot tista, ki ga odlašajo do zadnjega trenutka.

Začnite s preprostim pregledom podatkov o izdelkih, s partnerji v dobavni verigi začnite pogovor o izmenjavi podatkov in raziščite cenovno dostopne digitalne platforme, ki lahko prevzamejo zahtevno tehnično delo. Skladnost je pot, ne cilj, in vsak korak, ki ga naredite zdaj, vas približa pripravljenosti, ko začnejo veljati obveznosti za vašo kategorijo izdelkov.